新時期對人事檔案管理保管的方法分析

摘 要：人事檔案對于人們的生活與工作起著很大的作用，加強對人事檔案的保管是十分重要的。但在具體的保管過程中還存在著許多問題。因此，本文將對新時期下人事檔案管理保管的方法進行分析，希望可以有效解決其存在的問題，提高保管工作的質量與效率，從而促進人事檔案管理保管工作更好的開展。

關鍵詞：人事檔案；保管工作；保管部門

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人事檔案的保管工作在迎來發(fā)展機遇的同時也面臨著不少問題。因此，必須加大對人事檔案保管工作的管理力度，并通過具有針對性的方法及時解決其遇到的問題，提高檔案管理保管工作的水平，從而促進人事檔案管理保管工作進一步發(fā)展。

1 制定并完善人事檔案管理的保管制度

在新時期，要想做好人事檔案管理保管工作，最重要的就是制定人事檔案管理的保管制度，并在實際實施過程中不斷完善這一制度。一方面，人事檔案管理的保管制度必須要對人事檔案的保管單位進行明確。首先，分級管理人員的人事檔案，應該由其主管部門保管，而且其只對人事檔案副本進行保管[1]。同時，非主要監(jiān)管的單位不負責保管人事檔案，必要時，可以根據(jù)實際的需求以卡片檔案的方式來進行管理。其次，對于在軍隊和地方都有職務的工作人員，要看其工作重心在哪方面，并由其主要工作單位對檔案進行管理。然后，對于離休、退休或者是退職的人員，要根據(jù)其實際情況進行檔案管理。若是就地安置的人員，那么其人事檔案就可以由原來的部門繼續(xù)進行保管；若是易地安置的人員，其人事檔案應該交給相關的組織或者是人事部門進行保管。最后，對于被開除公職的人員，要由人事部門或者是管理部門對其檔案進行保管。若是該人員為干部，其人事檔案必須交給當?shù)乜h級的人事部門。同時，對于受到刑事處分的人員以及處在勞動改造的人員，其人事檔案由原單位保管。在其解除處分后，若是需要重新安排工作的，應該由相關的主管單位對其檔案進行管理。

另一方面，保管制度還要對保管的期限進行明確規(guī)定。可以從以下幾點來制定相應的保管期限：對于有著突出貢獻的成功人士，在其死亡之后，其人事檔案要先由其原來單位進行保管，一段時間后再交到機關檔案部門，并與其他到期的人事檔案一起交由檔案館保管；對于具有一定威望的人員，在其死后，其原有單位要在一定時間內保管其人事檔案，之后再將其交給機關檔案部門，由檔案部門向檔案館進行移交；對于在某一區(qū)域有著一定影響力或者是在學術上有著一定成就的人員，在其死亡后，其檔案在一定時間之后也要移交到檔案館內；而對于具有較高職務的人員，其人事檔案必須要在其原單位保留較長的時間，例如在中央或是國務院任職的人員，在其死亡后，原單位要保管其人事檔案5年，之后再交由中央檔案館永久保管。

2 提高人事檔案管理保管人員的綜合素質

保管人員的綜合素質與能力在很大程度上影響著人事檔案管理保管工作的效果。因此，在新時期，要想做好人事檔案管理保管工作，就必須提高保管人員的能力與素質，從而提高保管的質量與效率。要加強對保管人員的專業(yè)培訓，通過培訓，讓其掌握檔案管理的專業(yè)知識與技巧，并不斷提高自身的保管能力，從而提高其保管的質量。同時，還要加強對保管人員的管理與考核，通過建立相關的管理制度與考核制度來規(guī)范保管人員的工作流程與工作行為，并通過給予工作優(yōu)秀者一定獎勵的方式，調動人員的工作積極性，使其主動投身到保管工作中去，從而提高保管的效率。另外，還可以通過座談會、交流會等活動，讓保管人員可以進行交流，并在交流過程中學習他人的優(yōu)秀經(jīng)驗，解決自己在具體的工作過程中遇到的問題，從而促進檔案保管水平的提高。

3 充分利用現(xiàn)代手段保管人事檔案

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，人們加大了對各種技術的研究。因此，要想提高新時期人事檔案保管工作的效率，就必須創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案保管模式，并充分利用先進的現(xiàn)代技術，對檔案進行科學的保管。人事檔案保管人員必須對傳統(tǒng)的保管模式進行改革，可以充分利用計算機技術與網(wǎng)絡技術等先進的現(xiàn)代技術，將原來的單一的紙質保存形式轉變成紙質與網(wǎng)絡并存的保存形式。同時還要合理利用現(xiàn)代信息技術，建立起檔案保管的網(wǎng)絡平臺，并通過資源共享、高效傳輸?shù)确绞剑瑢崿F(xiàn)開放式的保管，從而促進人事檔案保管工作更好的發(fā)展。

4 加強對基礎設施的建設與管理

新時期下的人事檔案管理保管工作還要做好基礎設施建設工作，對人事檔案進行科學、嚴密的保管，從而保證其安全性與易查找性。一方面要建立起牢固的保管庫房，并保證其具有良好的防火性與防潮性，還要準備鐵質的檔案柜，從而對紙質的檔案進行有效保管。同時，庫房內還要設置空調、滅火器等相關設備，并定期對其進行檢查與維護，從而提高紙質檔案的安全性。另一方面，要做好網(wǎng)絡、硬件與軟件等方面的建設，從而對電子檔案進行高效管理。要根據(jù)不同的服務對象，建立起三個層次的網(wǎng)絡，即內網(wǎng)、政務網(wǎng)以及公眾網(wǎng)。同時，還要經(jīng)常檢查計算機的設施，及時發(fā)現(xiàn)其存在的問題并進行合理解決，還要經(jīng)常對其系統(tǒng)進行更新升級，從而保證人事檔案保管工作的順利進行[2]。

5 結論

在新的時代背景下，人事檔案發(fā)揮的作用越來越大，這也就使得其保管工作越來越重要。因此，必須通過制定并完善相關制度、建設高質量團隊、創(chuàng)新保管模式與手段以及加強基礎設施建設等方法，提高保管的效率與水平，從而保證人事檔案管理保管工作的順利進行。

參考文獻

[1]樸敏姬.人事檔案管理保管的方法探究[J].辦公室業(yè)務，2017（20）：171.

[2]陶俊秀，張艷紅.淺析人事檔案的保管與借閱工作[J].辦公室業(yè)務，2016（12）：148.

作者簡介

于紅，女，山東省文登人，漢族，現(xiàn)職稱：助理工程師，本科；研究方向：人事檔案管理（從事人力資源管理工作）