廣西鐵路公司建設項目檔案管理初探

陳維琪

摘 要：從廣西鐵路公司實際出發(fā)，結(jié)合鐵路建設項目檔案特點，分析鐵路公司建設項目檔案管理現(xiàn)狀，找出存在不足，提出把握資產(chǎn)歸屬原則，提高全員思想認識，健全檔案管理制度，做好檔案歸檔管理等方面建議，提高廣西鐵路公司檔案管理質(zhì)量，為企業(yè)生產(chǎn)運營服務。

關鍵詞：鐵路公司；建設項目檔案；管理

上個世紀80年代初期，在南防鐵路建設中，廣西壯族自治區(qū)政府與原鐵道部共同探索合作途徑，出現(xiàn)合資建路的雛形。2002年廣西沿海鐵路股份有限公司成立，經(jīng)營廣西南寧至防城港、欽州至北海等線路。近幾年為滿足廣西經(jīng)濟發(fā)展需要，加快自治區(qū)高鐵建設步伐，鐵路公司數(shù)量也逐漸增加，2013年底，廣西境內(nèi)柳南客專、沿海鐵路擴能改造工程（包括欽州北至防城港、欽州北至北海、南寧至欽州北段）等多條合資鐵路陸續(xù)竣工開通運營，相關鐵路公司的建設項目資料歸檔工作全部提上日程。

1 鐵路建設項目檔案特點

1.1 真實性

建設項目檔案的形成與鐵路建設同步，是整個項目的前期準備、設計、設備采購、施工及監(jiān)理、調(diào)試及生產(chǎn)準備等活動同步的原始記錄，真實再現(xiàn)鐵路建設項目全貌，具有有效的查考利用價值和完備的質(zhì)量追溯功能。

1.2 價值性

建設項目檔案是企業(yè)的特殊資產(chǎn)，能為鐵路后續(xù)運營提供查證、參考、利用的信息。當發(fā)生糾紛時，建設項目檔案作為資產(chǎn)權益的原始憑證，是維系企業(yè)生存和發(fā)展的生命線，檔案做得好壞，直接關系到企業(yè)的合法權益。

1.3 復雜性

鐵路建設項目檔案涉及線路、路基、橋梁、隧道等多個專業(yè)，與土建、電子、力學、聲學等多個學科相關，同時綜合了工程質(zhì)量、造價、合同、組織等方面內(nèi)容。依賴于不同載體，依附不同對象，構(gòu)成復雜，具有較強專業(yè)性。

2 鐵路公司建設項目檔案管理現(xiàn)狀

合資鐵路是指原鐵道部與地方政府、企業(yè)或其他投資者合資建設和經(jīng)營的鐵路，各鐵路公司主要負責合資鐵路的運營管理。由于鐵路公司是新生事物，檔案管理存在一定不足。

2.1 檔案歸屬模糊不清

部分鐵路公司沒有把檔案當成企業(yè)資產(chǎn)構(gòu)成之一，對檔案管理不聞不問；有的鐵路公司簡單以各方出資多少來進行劃分，誰出資多，檔案就應當歸誰；有的認為鐵路局集團公司負責開通后合資鐵路的運輸組織、運營維護，檔案管理應歸所在鐵路局集團公司負責。

2.2 輕視檔案利用價值

在實際工作中，檔案的現(xiàn)實價值存在一定隱蔽性，部分價值很難在短時間內(nèi)體現(xiàn)，使得人們對其豐富的內(nèi)容不甚了解，有的人甚至認為它是秘密、無用的，這些誤解在一定程度上影響了檔案價值的發(fā)揮，使得檔案管理不到企業(yè)管理者和員工的重視，檔案利用率偏低。

2.3 公司自身存在局限

鐵路公司大多是因合資鐵路建設才成立，公司還處于成長初期，存在制度不健全，辦公條件有限，資金、人員不到位等實際困難，部分鐵路公司甚至連自身辦公用房都為臨時租用，更談不上擁有符合檔案管理“八防”要求的檔案庫房了，嚴重影響檔案管理的正常開展。

2.4 檔案管理任務繁重

基于鐵路建設項目存在的特點，建設項目檔案管理是一個長期、連續(xù)的過程，必須做好提前介入，結(jié)合建設內(nèi)容、管理模式等特征建立檔案管理制度和具體工作規(guī)范，迅速明確參建各方責任，抓好過程控制。但實際鐵路公司檔案管理無經(jīng)驗、無人員，工作開展舉步維艱。

3 鐵路公司建設項目管理建議

為適應鐵路公司發(fā)展需求，充分發(fā)揮檔案價值，就加強鐵路公司建設項目檔案管理工作提出以下幾點建議。

3.1 把握資產(chǎn)歸屬原則，發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢

根據(jù)《中國鐵路總公司關于進一步規(guī)范鐵路建設項目檔案管理工作的通知》（鐵總計統(tǒng)〔2017〕255號）規(guī)定“鐵路建設項目檔案是企業(yè)資產(chǎn)的組成部分，按照‘誰投資，誰所有的原則，應由鐵路公司負責歸檔管理，檔案資產(chǎn)屬于各鐵路公司”。明確指出，企業(yè)檔案是資產(chǎn)的一部分，資產(chǎn)屬于誰，檔案就歸誰。雖然在柳南、南廣等多條合資鐵路中，鐵路局集團公司占有半數(shù)以上股份，但其只作為原鐵道部出資者代表，并不是資產(chǎn)所有者。

在準確把握資產(chǎn)歸屬原則的前提下，充分考慮各鐵路公司的實際困難，對集團公司管轄范圍內(nèi)的鐵路公司檔案管理、庫房建設情況開展實地考察，分類解決實際困難。對部分已按相關國家標準采取租用方式解決庫房問題的鐵路公司，加強檔案管理日常工作檢查、指導，幫助提高鐵路建設項目檔案管理水平；對庫房問題無法解決或解決困難較大的鐵路公司，各鐵路局集團公司要發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，及時伸出援手，簽訂協(xié)議，以市場化方式代管鐵路公司的建設項目檔案，保證檔案完整性。

3.2 提高全員思想認識，挖掘檔案價值

擴大檔案影響力，破除“檔案無用論”。收集檔案利用實例，做好利用效果分析，以事實說話，強化檔案意識。正確處理檔案利用與保密矛盾，創(chuàng)新工作機制，在內(nèi)部網(wǎng)頁上公布部分建設項目檔案目錄，并進行簡單內(nèi)容介紹，對一些重難點工程、重大科技成果重點說明，使利用者一目了然，提高利用積極性。改進工作方法，既要充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，又要合理借助外力。借助每年國際檔案日的主題宣傳活動，通過張貼宣傳海報、制作宣傳展板、撰寫主題征文、組織相關單位到所在鐵路局集團公司參觀等活動，宣傳鐵路建設成果，突顯建設項目檔案在鐵路公司發(fā)展中重要性。在檔案信息開發(fā)利用上動腦筋，充分挖掘檔案價值，做好利用服務。根據(jù)鐵路公司實際情況，積極推進項目檔案數(shù)字化，運用先進技術進行管理，提高利用效率。在數(shù)字化的過程中要特別注意，采取委托第三方進行建設項目檔案數(shù)字化工作時，要注意做好檔案保密。鐵路公司應按規(guī)定與數(shù)字化加工單位簽訂保密協(xié)議，明確保密要求、責任和泄密的處罰措施。

3.3 健全檔案管理制度，完善管理體系

要想檔案管理工作順利開展，建立健全的管理制度是第一步，也是影響管理質(zhì)量的關鍵一步。

明確保管期限。根據(jù)國家及鐵路行業(yè)標準，結(jié)合項目建設內(nèi)容、管理模式等特征制定符合項目實際的歸檔范圍和保管期限表；提高編制質(zhì)量。字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽章手續(xù)完備，技術數(shù)據(jù)翔實可靠，能反映工程真實情況，具備法律效力；掌握組卷方法。遵循文件的自然形成規(guī)律和成套性的特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，合理組成保管單位。先區(qū)分專業(yè)，再按鐵路驗收標準劃分的單位工程、分部、分項工程、檢驗批組卷；把握文整細節(jié)。卷內(nèi)文件排列、裝訂，竣工圖折疊、編號等都要嚴格按照行業(yè)標準，從方便利用的角度出發(fā)，符合人們的閱讀習慣，延長檔案的使用壽命。此外，檔案的主要作用及存在的意義就是利用，在管理過程中，還要注意合理進行資源共享。針對合資鐵路的特殊性，在充分考慮企業(yè)檔案保密性的基礎上，從尊重建設項目出資各方利益，滿足現(xiàn)場運營維護的角度出發(fā)，對部分使用較多的檔案資料制作復制本，在鐵路局集團公司之間實現(xiàn)資源共享。

3.4 結(jié)合鐵路公司實際，做好歸檔工作

各鐵路公司根據(jù)自身實際情況，明確檔案管理方向，做到檔案管理有人負責、檔案保管有設備保證。

指定專人管理。實行單位領導分管、檔案工作部門領導主管，指定專人對相關資料進行監(jiān)督、檢查、指導，保證資料收集齊全。檔案管理人員要緊跟合資鐵路建設形勢，認真學習新標準，提高業(yè)務素質(zhì)。如遇工作變動時，及時安排新人接替，做好資料交接工作，真正做到人走，資料不走，確保資料的完整性和連續(xù)性。同時為適應數(shù)字化檔案管理需要，應注意收集建設項目檔案的電子版，積極采用信息化手段進行管理，不斷提高檔案管理的工作質(zhì)量和水平。配備必要設備。配備能確保資料安全的檔案柜、資料盒，部分合資鐵路建設項目集中，檔案資料較多，辦公條件較好的鐵路公司還應積極加裝檔案密集架，合理劃分、科學排列，充分利用現(xiàn)有庫房，提高檔案保管質(zhì)量。存放檔案的庫房要具備“八防”條件，防止檔案破損、褪變、霉變、蟲蛀、消磁和散失，滿足檔案接收、管理和利用工作的要求；針對廣西氣溫高，空氣潮濕的氣候特點，注意日常庫房溫濕度控制，在汛期，加強安全巡查，杜絕安全隱患，確保檔案安全。