事業單位檔案管理工作創新途徑新思考

王新民

摘 要：對于事業單位的內部管理而言，檔案管理工作可以說是內部管理中非常重要的組成部分。檔案管理工作的質量直接給單位各項工作的建設造成嚴重影響，更會直接關系到事業單位履職方面的各項要素?，F在雖然人們已經開始認識到檔案管理工作的重要性，但是很多事業單位的管理者思維保守、方法落后，直接影響了檔案管理工作的開展以及作用發揮。本文首先簡要總結了事業單位檔案管理工作中存在的問題，之后總結了一些做好檔案管理工作的要點，希望可以給相關工作的開展提供一些參考。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新

和普通生產經營企業相比，事業單位的檔案管理工作更加復雜，其中不僅包括了人員檔案和財務檔案，同時各種文件和文稿也在管理工作的范疇之內。所以事業單位的檔案管理工作和單位的方方面面都有關系，在過去人們都將檔案管理工作視為保管性質的內容，但是現在隨著檔案價值的提高和人們思想意識的轉變，過去的檔案管理方法已經無法適應于現階段單位的發展需求。這就我們積極探索，不斷提高管理質量，這樣才能保證管理工作的科學性。

1 事業單位檔案管理工作中存在的問題

1.1 重視程度不足

事業單位各項技術的正確運用應該以正確的工作理念和態度作為前提，如果管理理念落后，自然會直接導致單位發展的滯后，現在很多人都認為檔案管理工作可有可無，這也就直接導致下層的員工也不會對檔案管理工作給予足夠的重視。其實眾所周知，如果檔案管理意識不足，也會由于查找資料檔案而耗費時間，影響工作效率。

1.2 管理制度不完善，信息利用程度低

只有完善了制度，才能保證各項工作的順利開展，但現狀是很多事業單位的制度相當混亂，很多工作人員沒有按照既定規程辦事，在辦事過程中也經常越過了某個程序。很多事業單位雖然存在制度，但也由于執行效果低下而流于形式。造成這個問題會導致一些嚴重后果，很多工作人員存在僥幸心理，人極其容易出現懶散心態，導致了管理的混亂。同時管理沒有做到與時俱進，檔案管理技術更新緩慢也會造成檔案質量的低下，給工作的開展帶來不便。

1.3 檔案管理人員素質較差

現在很多單位在人員招聘過程中，選拔不夠嚴格，任人唯親的情況非常常見，這種現狀的存在會直接導致工作效率的降低；其次檔案管理人員綜合素質低下，缺乏耐心，在檔案整理過程中缺乏耐心。所以為了讓這些問題得到解決，也應該提高對人才的培養力度。

2 關于如何創新事業單位檔案管理方法

2.1 提高重視程度

現在事業單位檔案管理工作應該不斷改善管理理念，作為事業單位的領導而言也要提高檔案管理的認識水平，并且將檔案管理工作的重要性普及下去，保證每個員工在檔案管理工作中都能嚴肅謹慎，并結合實際情況鼓勵員工提出自己的方法和建議，不斷提高員工的參與度，并可以有效發揮出其積極性和主動性，這些都會成為事業單位工作改進的重要動力。

2.2 完善管理機制

事業單位檔案管理制度可以說是相關管理工作順利運行的重要保障，也是工作方法取得進步的重要環節。樹立求真務實的管理機制，做到制度管人，事業單位在進性檔案管理的工作室，一定要建立健全創新事業單位檔案管理機制，把檔案的利用效率提高，避免一些資源過度浪費，導致資源不合理利用。在具備廣泛平等性的基礎上，既可以做到對內部員工的約束，也能實現對單位領導的約束。單位檔案管理的制度要符合絕大多數員工的利益需求，最好能由員工自由討論制定，另一方面則應具備靈活和機動的特點。

2.3 提升檔案管理信息化水平

檔案管理工作的信息化已經不是一個新鮮的概念，但是就目前的情況來看，信息化水平仍然處于初級階段，也就是用電腦、打印機、復印機代替人工紙筆記錄，或者架設單位內部局域網絡進行部門間的信息傳輸。這與本文提到了信息化仍然存在著一定差距。檔案管理的信息化，應該先從檔案的雙渠道管理模式人手，也就是紙質檔案與電子檔案雙渠道，這樣一方面能夠有效提升檔案的管理工作的安全性與嚴謹性，另一方面也能夠有效提升檔案文件的調閱速度，同時通過檔案管理的權限設置，防止檔案的隨意篡改，提升其管理工作質量。此外，為了能夠進一步提升部分檔案的共享性及信息傳輸的及時性，還應該具有數據備份意識，將檔案數據傳輸至網絡云端進行備份，這樣能夠大大提升其使用的快捷高效。

2.4 加強軟件的開發與利用

管理軟件的使用對于現代企事業單位的管理工作來說可謂是理所當然，在事業單位檔案管理工作中也應該大力作者簡介：袁為民，贛韶鐵路有限公司經濟師。推行自動化管理軟件的使用，針對事業單位與普通生產經營性企業在管理工作中的諸多差異，事業單位的檔案管理軟件不建議直接購買市面上的成品管理軟件，成品管理軟件雖然從價格上來說相對便宜，也能夠應付一般化的管理內容，但是針對事業單位檔案管理的復雜性與龐雜性，還是應該盡量選擇定制軟件，將事業單位在人事檔案、建設檔案、財務檔案、文件檔案等各方面的管理需要盡可能的實現于管理軟件當中，從而幫助檔案管理工作能夠真正獲得質量上的提升。

2.5 加強員工內部培訓，提高員工綜合素質

事業單位在進行人才招聘的過程中，要做到人才的選拔要根據規律辦事，做到不走關系等等，積極引進專業的人才，不受到編制內的限制，再選拔的過程中一定要注意人才較高的文化水平，另一方面則要求人才過硬的專業知識，要善于發現人才，為我所用，不造成人才的資源浪費。其次也要注意工作人員的擇業觀念，要選對人，為社會培養出優秀人才。在單位內部也要重視對員工的職業道德建設，要有正確的三觀，有良好的職業道德操守，更加要培育員工的文化修養，將二者有機結合起來，培育二者兼備的千里馬。

3 結語

現在改革開放還在進行當中，并且不斷深入，我國社會發展的同時，事業單位也有了越來越高的人才選拔標準，不僅如此，我們也應該重視人才的培養，保證人才利用率。在檔案管理工作中，工作人員應該積極樹立務實的作風，提高服務意識。單位也應該合理利用檔案資料，不斷發揮自身的服務職能，這一切都離不開管理人員意識的轉變，不斷提高對檔案管理工作的重視程度，這樣才能不斷創新檔案管理工作的途徑。本文首先簡要總結了事業單位檔案管理工作中存在的問題，之后總結了一些做好檔案管理工作的要點，希望可以給相關工作的開展提供一些參考。

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