企業(yè)檔案信息資源開發(fā)模式研究

吳元偉

摘 要：隨著信息化的不斷深入和信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)信息資源利用已經(jīng)從文件轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)，而企業(yè)文檔部門關(guān)注的重點(diǎn)也從檔案的原始憑證作用轉(zhuǎn)移到如何快速簡明地為用戶提供便捷的服務(wù)。越來越多的行業(yè)將信息化手段融入了工作過程，檔案管理人員不僅要利用好這部分資源以提升文檔工作的效率，更要從傳統(tǒng)檔案管理模式向電子化信息化方向轉(zhuǎn)變。

關(guān)鍵詞：檔案開發(fā)；表層加工；信息提取；體系加工

1 企業(yè)檔案信息資源開發(fā)的模式

1.1 表層加工

表層加工即對(duì)文件的標(biāo)題、作者單位、渠道、編碼、版本等表層信息進(jìn)行收集整理。

現(xiàn)在大型企業(yè)一般都配套有專門的文檔管理系統(tǒng)或檔案管理軟件，大多數(shù)企業(yè)對(duì)于檔案管理仍停留在被動(dòng)接收這種層次，還屬于“來料加工”的初級(jí)階段，通過文檔管理系統(tǒng)著錄模塊提取并錄入文件和檔案的表層基礎(chǔ)信息進(jìn)行加工。這種表層加工模式對(duì)檔案信息資源的開發(fā)和利用處于淺層次，先期投入小，能適應(yīng)幾乎所有類型的文件歸檔工作，但也要求文檔人員掌握一定的專業(yè)詞匯，具備識(shí)別和歸納能力，部分前移到文件產(chǎn)生部門進(jìn)行著錄的，還會(huì)增加業(yè)務(wù)人員的工作量，所提取的信息少，不足以支撐結(jié)構(gòu)化的專業(yè)化的信息資源，不易與專業(yè)化的搜索引擎匹配，即使通過OCR識(shí)別、全文檢索等技術(shù)手段提高查全率，也很難提高查準(zhǔn)率，需要用戶花費(fèi)較長的時(shí)間掌握文件結(jié)構(gòu)和分類知識(shí)。

1.2 信息提取加工

信息提取加工一般包括兩種情形，一是使文件編制過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)直接進(jìn)入文檔管理系統(tǒng)，二是通過信息系統(tǒng)接口或其他工具提取數(shù)據(jù)表、數(shù)據(jù)庫中的文件信息。

第一種情況典型的例子就是OA系統(tǒng)，在公文辦理過程中，文件的標(biāo)題、文號(hào)、關(guān)鍵詞、簽發(fā)部門、流轉(zhuǎn)人等信息都是文件編制過程中需要編者錄入或被系統(tǒng)記錄的，當(dāng)公文流轉(zhuǎn)完畢后，其基本信息以及電子文件就被文檔系統(tǒng)存儲(chǔ)下來，稍作加工就可以作為檔案保管了。第二種情況一般是在生產(chǎn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中。通過接口程序建立系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)通道，使數(shù)據(jù)能夠不經(jīng)人工錄入進(jìn)入文檔管理系統(tǒng)。以上兩種方式可以極大地減少歸檔環(huán)節(jié)中的信息著錄工作，同時(shí)可以將文檔控制環(huán)節(jié)前移，規(guī)范數(shù)據(jù)錄入的標(biāo)準(zhǔn)。后一種方式需要與各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)接口，投入較大，而且文檔系統(tǒng)只是從業(yè)務(wù)系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)，沒有電子簽名、封裝等環(huán)節(jié)，文件的真實(shí)性有效性得不到保障。

1.3 體系加工

體系加工是將企業(yè)的整個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)當(dāng)做一個(gè)整體，根據(jù)業(yè)務(wù)特性進(jìn)行組織、封裝、清洗和傳輸。這種方式的最顯著特點(diǎn)是將信息資源開發(fā)和管理的對(duì)象從文件轉(zhuǎn)移到數(shù)據(jù)上來。

整個(gè)體系分為數(shù)據(jù)源、總線系統(tǒng)、文檔管理系統(tǒng)、信息資源利用系統(tǒng)四個(gè)部分，這四個(gè)部分在某些單位可能是結(jié)合在一起的，例如文檔管理系統(tǒng)和信息資源利用系統(tǒng)，為便于理解，在此我們分別論述。數(shù)據(jù)源包括了業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)以及用戶整理制作的數(shù)據(jù)表、小型獨(dú)立數(shù)據(jù)庫以及文件服務(wù)器等。

總線系統(tǒng)又稱ESB（Enterprise Service Bus），分為數(shù)據(jù)總線和服務(wù)總線，服務(wù)總線為其他系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)以供調(diào)用，而數(shù)據(jù)總線則可以提供基于內(nèi)容的路由和過濾，具備了復(fù)雜數(shù)據(jù)的傳輸能力，可以提供一系列的標(biāo)準(zhǔn)接口。

狹義的文檔管理系統(tǒng)只提供著錄、移交、接收、入庫和電子文件存儲(chǔ)、索引等功能，功能強(qiáng)大的文檔系統(tǒng)延伸到了文件編制、歸檔監(jiān)督、分發(fā)、任務(wù)中心、衛(wèi)星庫、數(shù)字檔案館以及文檔利用、信息資源集成和知識(shí)管理等方面。

信息資源利用系統(tǒng)往往與文檔系統(tǒng)集成在一起，對(duì)于企業(yè)來說，最直接最集中的信息資源就是各類的文檔數(shù)據(jù)和電子文件。有別于傳統(tǒng)意義上的文檔系統(tǒng)，信息資源利用平臺(tái)是直接面向所有用戶的，往往包含信息門戶、檔案宣傳、業(yè)務(wù)指南、用戶互動(dòng)以及一些專題的檔案資源等。

在這種模式中，難點(diǎn)在于對(duì)數(shù)據(jù)源的歸類處理和保障文件傳輸過程中的真實(shí)性、合法性。

不同的數(shù)據(jù)源對(duì)于同一個(gè)概念有不同的表達(dá)，例如標(biāo)題就有Name、FileName、Title等幾種數(shù)據(jù)名稱，需要將這些情況統(tǒng)一或合并起來。另外，設(shè)備維修過程的數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)管理的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)也不一樣，需要分開處理。

數(shù)據(jù)很容易提取和復(fù)制，這就對(duì)檔案的原始性提出了考驗(yàn)。電子簽名雖然已經(jīng)有了相應(yīng)的法規(guī)并且在一些行業(yè)得到了應(yīng)用，但在很多企業(yè)特別是中小企業(yè)仍然存在成本高、實(shí)施不便等困難，當(dāng)前很多企業(yè)都實(shí)施雙套制，電子文件在形成以后再打印成為紙質(zhì)文件，這樣也增加了成本，在文件歸檔環(huán)節(jié)也遲遲不能享受到信息化電子化所帶來的紅利。

在比較成熟的大型企業(yè)，可以通過數(shù)據(jù)總線來收集和處理數(shù)據(jù)，整個(gè)過程輔以電子簽名、流程日志、數(shù)據(jù)審計(jì)等功能，將數(shù)據(jù)封裝成為行業(yè)和法規(guī)認(rèn)可的形式。以上方式既能解決數(shù)據(jù)零散不規(guī)范的問題，又能實(shí)現(xiàn)電子文件在線歸檔，節(jié)約了大量的人力，提高了工作效率，同時(shí)也能夠形成企業(yè)的核心知識(shí)體系，為其他各項(xiàng)工作的開展和人員的培養(yǎng)提供一個(gè)良好的平臺(tái)。

2 檔案信息資源開發(fā)的趨勢(shì)

2.1 電子檔案成為主要對(duì)象

最近幾年，隨著國家大力推進(jìn)“工業(yè)化、信息化”兩化融合以及“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展戰(zhàn)略，越來越多的企業(yè)實(shí)現(xiàn)了工作過程和經(jīng)營管理的信息化。2017年，我國重點(diǎn)行業(yè)關(guān)鍵工序數(shù)控化率就達(dá)到了46.4%。數(shù)據(jù)來源：國家互聯(lián)網(wǎng)信息辦公室發(fā)布的《數(shù)字中國建設(shè)發(fā)展報(bào)告（2017年）》。未來幾年，我國還將持續(xù)在物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等方面發(fā)力，勢(shì)必會(huì)帶動(dòng)一大批行業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)。隨之而來的就是大量生產(chǎn)和經(jīng)營活動(dòng)所產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案記錄轉(zhuǎn)化為了電子記錄。相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案具有信息完整、傳遞方便、結(jié)構(gòu)立體等特點(diǎn)，可以開發(fā)出多種產(chǎn)品和形式供廣大用戶使用。在很多企業(yè)，電子檔案已成為檔案信息資源開發(fā)的主要對(duì)象。

2.2 開發(fā)形式和成果多樣

傳統(tǒng)的檔案信息資源開發(fā)成果如大事記、檔案匯編、圖文集等在電子檔案中依然適用。依托信息技術(shù)的發(fā)展和電子檔案的特性，檔案人員可以開發(fā)出多種產(chǎn)品形式，主要趨勢(shì)有：

可視化。企業(yè)檔案記錄中的生產(chǎn)數(shù)據(jù)、物料信息、進(jìn)展信息、指標(biāo)值等非常易于通過數(shù)據(jù)可視化技術(shù)呈現(xiàn)。應(yīng)用比較廣泛的可視化技術(shù)有D3、Bonsaijs、Gephi、Arborjs、Springy、HighCharts、Echarts等。

以用戶為中心。例如消息、資源的訂閱和推送以及基于用戶習(xí)慣的大數(shù)據(jù)分析等都是以用戶為中心，使用戶能夠便利地獲得所需資源并篩選掉用戶不關(guān)注不需要的部分。移動(dòng)應(yīng)用的發(fā)展也讓用戶從設(shè)備界面、計(jì)算機(jī)等轉(zhuǎn)移到手機(jī)、平板等個(gè)人移動(dòng)端上，使用場景更加豐富，對(duì)應(yīng)用平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)和信息安全也提出了更高的要求。

中心化。中心化趨勢(shì)在制造業(yè)、物流業(yè)、服務(wù)業(yè)尤為明顯，制造業(yè)以產(chǎn)品和設(shè)備為中心，物流業(yè)以貨物為中心，服務(wù)業(yè)以服務(wù)對(duì)象為中心。檔案信息被開發(fā)出來后并不獨(dú)立存在，而是依附在中心數(shù)據(jù)上為其提供歷史趨勢(shì)分析、行為分析、背景信息等，進(jìn)而為企業(yè)核心業(yè)務(wù)服務(wù)。

3 結(jié)語

電子檔案在歸檔時(shí)仍會(huì)留存很多元數(shù)據(jù)信息，有時(shí)檔案本身就是一個(gè)數(shù)據(jù)集合，這種特點(diǎn)比之紙質(zhì)檔案需要人工識(shí)別是一種巨大的進(jìn)步和便利。圍繞這些數(shù)據(jù)和電子文件，企業(yè)開發(fā)檔案信息資源可以根據(jù)實(shí)際應(yīng)用場景和成本有多種選擇。本文所述的表層加工、信息提取和體系加工三種模式即是根據(jù)資源形式和投入規(guī)模所做的劃分，對(duì)于企業(yè)來說，往往檔案管理的信息化進(jìn)程與生產(chǎn)和經(jīng)營過程信息化不同步，檔案部門要適應(yīng)和消化新數(shù)據(jù)和舊檔案。這是一個(gè)漸進(jìn)的過程，三種模式往往混合使用，逐步升級(jí)。