探究新形勢下人事檔案管理信息化建設

莊靜

摘 要：當今時代是一個信息化的時代，檔案是一個企業的重要組成部分，是日常經營管理的基礎性工作。原始的保存方法非常麻煩，查找困難，且不夠準確，不夠統一，而企業的檔案管理信息化能切實提高企業檔案管理效率，因此，在新形勢下企業檔案管理實踐中，應制定具體的企業現代化和信息化的檔案管理模式，提高企業的檔案管理效率，建立創新的檔案管理模式。

關鍵詞：企業；人事檔案；信息化管理

跟上信息技術發展的步伐，推進人事檔案管理工作的信息化發展，促進人事檔案資源價值的開發，才能提高檔案資源的利用率。

1 人事檔案管理信息化建設的意義

1.1 利于人事檔案的現代化管理

當前我國正處于與信息化的社會，信息化和數字化成為了社會的主要趨勢，所以人事檔案管理工作，也需要遵循社會發展的規律，必須向著信息化的方向發展，再加上現在我國社會的信息呈現爆炸式增長的趨勢，要求我國人事檔案管理工作必須要進行創新，而信息化管理是現代人事檔案管理的有效發展方向，檔案的信息化管理，能夠促進人事檔案管理工作效率的提高，對我國的人事檔案管理工作有十分重要的意義。

1.2 能夠實現人事檔案信息資源的共享

在現代信息社會中，信息資源是一種重要的社會性資源，所以在現代社會的發展中，信息資源的共享是一項十分重要的工作，人事檔案信息作為一種重要的社會資源，其共享對于社會發展和員工的發展都有很重要的意義。人事檔案信息資源的共享，能夠最大限度地發揮人才的價值，為企業的發展和員工的發展提供更多的依據，并且信息化的管理和建設，能夠提高檔案管理的質量和效率，促進檔案資源得到最大限度的應用。

1.3 能夠實現對人事檔案信息的有效查詢

在傳統的人事檔案管理工作中，紙質的檔案資料在查詢方面，會花費較長的時間，這對于檔案信息資料的利用來說是十分不利的。但是檔案資源進行了信息化管理建設之后，檔案信息資源的管理只需要通過計算機進行，對于復雜的、繁多的人事檔案信息來說，查閱工作更加便利和有效，能夠大大節約查閱的時間，簡化查閱程序。在對人事檔案管理工作進行了信息化建設之后，檔案查閱工作已經呈現出數字化的特點，檔案查閱工作更加便捷，給人們提供了極大的便利，可以充分發揮出檔案的使用價值。

2 新形勢下人事檔案管理信息化建設策略

2.1 促進人事檔案一體化與共享化管理

在全新的人事檔案管理發展形勢下，要提高人事檔案管理工作的信息化水平，就要在做好信息化建設的過程中逐漸踐行一體化管理原則。利用現代化的管理手段，將紙質檔案轉變成為電子檔案。通過有效的方式管理單位內部的人事電子檔案建立，完整且安全的人事檔案資源體系。這不僅能夠保證單位內部能夠有效調取檔案資源，保護檔案資源，還能在最短的時間內，以最便捷的方式實現人事檔案資源的共享。借助計算機設備以及互聯網技術，將人事檔案管理工作的所有業務全部轉變成為信息化操作，無論是人事檔案的建檔工作，歸檔工作檔案，綜合查詢工作，檔案借閱工作檔案，借出、盤點、處理、轉出等業務都可以通過計算機設備與網絡技術完成。讓人事檔案信息的接收、傳送、保存、使用與管理有機結合在一起，實現一體化管理，才能提高人事檔案管理工作的效率，讓信息技術為人事檔案管理工作服務。

人事檔案資源屬于檔案主人，也屬于單位。在做好人事檔案管理信息化建設的過程中，要關注信息的溝通。促進人事檔案資源價值的開發與利用，是檔案管理部門的基本職責，但也與單位內部的其他部門有著密切關系。各個部門之間應當針對人事檔案管理工作建立有效的協調機制，通過各個部門之間信息有效溝通，促進檔案管理工作更加規范，更加成熟。單位應當提高人事檔案管理工作的地位，在人事檔案管理信息化建設的過程中，集中各部門管理力量促進人事檔案信息的完整化，加強數據庫的建設。以此來保證人事檔案信息的完整與安全，在單位需要人事檔案資源時，能夠在第一時間獲取最有效的信息。

2.2 建設完善的信息管理安全系統

由于信息化檔案存在著網絡共享性的特點，因此存在著一定的安全隱患，這就需要檔案管理人員不僅在工作過程中要嚴格按照規章制度執行，同時要加強自身的網絡安全意識，防止病毒侵害或其他意外發生導致信息被破壞，甚至丟失。第一，在建立管理機制時，需要從現實的角度出發，將相關責任明確，以此保證檔案管理工作能夠安全正常地運行。第二，檔案管理的整個操作流程需要作出規范并進行細化，對于流程中的每個環節、步驟必須作出安全措施，以此保證檔案信息的完整性。

2.3 建設專業化的檔案管理隊伍

信息化檔案建設對工作人員作出新的要求，由于信息化檔案涉及檔案管理、計算機應用等多方面技術，因此，各單位必須加強提高檔案管理工作人員技能水平的工作，比如，定期為檔案管理人員安排培訓，主要以在信息化時代檔案管理工作的制度和標準內容進行學習，也可以與其他單位進行溝通，為工作人員提供對外學習交流的條件。只有基礎設施和人員水平共同提升，才能夠促進信息化檔案管理工作的發展。作為新時代的檔案管理工作人員，必須改變傳統的工作理念，加強對新時代工作要求的認識，多學習與工作相關的知識，提高自己的專業技能，具有愛崗敬業、與時俱進的精神。

2.4 完善人事檔案信息化管理制度

健全的人事檔案管理制度，能夠為企業的人事檔案管理工作提供有效的制度保障，所以企業必須要完善人事檔案管理相關制度，對人事檔案管理工作進行規范化和科學化的要求，對于檔案信息的真實性、檔案管理工作的規范性以及檔案保存方式等進行統一的要求，防止檔案在管理和使用中出現問題，影響檔案的利用效率。企業也要根據實際的人事檔案管理工作進行制度完善，要保障人事檔案管理工作有章可循，在工作中確保其規范性和制度化，保證企業的人事檔案管理工作順利進行。

2.5 營造人事檔案管理信息化建設的精神氛圍

營造良好的精神氛圍，讓每一位人事檔案管理工作者都認識到信息化建設的意義，并建立以人事檔案管理信息化建設為核心的指導思想，才能促進實際工作的落實。其一，引導人事檔案管理者建立積極的學習態度。在實際工作中不斷學習，樂于創新，能夠在工作環境與條件發生改變的情況下積極學習先進的信息技術，并在實際工作中加以利用。其二，強化檔案管理者的檔案意識。在過去的檔案管理工作中，很多管理人員沒有認識到個人工作的重要性，以“當一天和尚撞一天鐘”的理念參與工作。關注人事檔案管理工作的系統性與全面性，建立以人為本的工作理念，學會從大局出發，在管理工作中做到統籌兼顧，組織安排好工作中的各個事項，才能讓人事檔案管理者的熱情得以調動。其三，管理者要建立實際化的工作理念。人事檔案管理工作的系統性強，工作量大，從實際情況出發，鼓勵檔案管理者循序漸進地做好每一項工作，有工作中研究信息化系統的應用方法，提高應用水平，才能讓信息技術為人事檔案管理的信息化建設而服務。

3 結束語

新形勢下企業檔案管理的信息化不僅在一定程度上提高了資源利用效率，節省了諸多的人力物力，而且有利于促進企業組織管理、經營決策的創新。在最新的歷史形勢下，只有探索更多的利于企業檔案信息化得以更大程度上進步的良好建設方式，才能為企業的長足發展提供更多的活力。

參考文獻

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