計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

文·王娜

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的普及與發(fā)展，檔案已不再僅僅以單一的紙質(zhì)形式存在，通過電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的電子文件應(yīng)運(yùn)而生，產(chǎn)生了大量的電子檔案。[1]同時(shí)，檔案信息量的迅猛增長(zhǎng)，傳統(tǒng)檔案管理手段已無法滿足檔案信息的存儲(chǔ)、查詢需求，對(duì)計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)電子文件檔案資料管理來說，這一需求更為強(qiáng)烈。隨著計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)步伐加快，如何利用信息化技術(shù)手段開發(fā)機(jī)構(gòu)電子文件檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子文件檔案規(guī)范、科學(xué)化管理，保證計(jì)量數(shù)據(jù)資料信息的準(zhǔn)確性和完整性，實(shí)現(xiàn)計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)信息資源數(shù)據(jù)共享，達(dá)到數(shù)字化計(jì)量的目標(biāo)，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文將結(jié)合計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)電子文件檔案資料特點(diǎn)，對(duì)電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)進(jìn)行詳細(xì)分析和研究。

一、電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的需求分析

計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)電子文件檔案管理系統(tǒng)是以文件生命周期理論、文件連續(xù)體理論為基礎(chǔ)，基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，全程通過計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的收集積累、數(shù)據(jù)管理、長(zhǎng)久保存和有效利用為一體的在線檔案數(shù)據(jù)資料管理系統(tǒng)。

計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)電子文件檔案主要分五類，包括質(zhì)量體系檔案（技術(shù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、與質(zhì)量體系相關(guān)的技術(shù)人員檔案、儀器設(shè)備檔案）、干部人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科研檔案和其他檔案等。[2]本文參照GB/T 18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》[3]、ISO 15489《文件管理國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)》[4]等文件規(guī)定，結(jié)合對(duì)省、市級(jí)計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)檔案管理工作的調(diào)查研究，將電子文件檔案管理系統(tǒng)的功能需求分為以下五部分：

（一）收集錄入。實(shí)現(xiàn)檔案資料網(wǎng)絡(luò)信息化，提供資料數(shù)據(jù)錄入、轉(zhuǎn)化和收集整理，不僅可以錄入紙質(zhì)檔案，而且可以收集傳統(tǒng)文件數(shù)字化形成的電子文件，主要類型有：掃描文件、圖像、圖形文件、視頻文件、音頻文件、通用軟件產(chǎn)生的文件、數(shù)據(jù)庫文件等，還可以通過網(wǎng)絡(luò)將處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)的電子文件與辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)等進(jìn)行聯(lián)結(jié)，實(shí)現(xiàn)批量電子文件直接流轉(zhuǎn)入需歸檔的檔案數(shù)據(jù)庫中。[5]由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的便捷性，電子文件應(yīng)可以根據(jù)需要隨時(shí)收集，并且對(duì)于電子文件檔案收集人員來說，要保證所收集資料數(shù)據(jù)的完整性和安全性。

（二）整編歸檔。整編歸檔的目的是便于電子文件檔案的保管、維護(hù)和檢索，而其中的基礎(chǔ)和關(guān)鍵技術(shù)就是要實(shí)現(xiàn)檔案的分類編目功能。系統(tǒng)在設(shè)計(jì)的過程中，依據(jù)國(guó)家檔案分類標(biāo)準(zhǔn)及計(jì)量領(lǐng)域相關(guān)管理辦法的規(guī)定，按照檔案的不同特點(diǎn)，如來源、內(nèi)容、載體、保管期限、保管機(jī)構(gòu)等進(jìn)行分類處理，確定立卷方案，明確立卷規(guī)則，通過計(jì)算機(jī)輔助功能或人工方式完成檔案編目，實(shí)現(xiàn)檔案的整編歸檔。在整編歸檔的過程中，檔案管理人員需要憑借本人在計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)工作的經(jīng)驗(yàn)和技能，通過查看電子文件檔案數(shù)據(jù)或內(nèi)容，對(duì)待歸檔的文件進(jìn)行技術(shù)鑒定，根據(jù)需要適時(shí)進(jìn)行檔案整編歸檔工作。

（三）鑒定銷毀。通過在整編歸檔功能中所實(shí)現(xiàn)的對(duì)不同類型的電子文件檔案保管期限的設(shè)置，系統(tǒng)可以自動(dòng)鑒定檢索出過期檔案，檔案管理人員再參照國(guó)家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定，通過系統(tǒng)辦理審批后，銷毀檔案，其中屬于保密范圍的歸檔電子文件數(shù)據(jù)，必須確保從系統(tǒng)中徹底清除，并且無法通過操作系統(tǒng)的恢復(fù)技術(shù)進(jìn)行恢復(fù)；不屬于保密范圍的，實(shí)現(xiàn)邏輯刪除即可。此外，系統(tǒng)在做銷毀處理的同時(shí)，要保存被銷毀電子文件檔案數(shù)據(jù)的銷毀日志，以備查詢、備案。

（四）查找檢索。電子文件檔案的最大價(jià)值體現(xiàn)在用戶的使用上，而要實(shí)現(xiàn)這一價(jià)值最有效的手段就是便捷、高效的查找與檢索功能。此功能應(yīng)用的前提是，依據(jù)文件管理相關(guān)規(guī)定，設(shè)置用戶可查詢范圍、檢索結(jié)果顯示范圍和可瀏覽形式等權(quán)限。其次，應(yīng)支持多形式、多途徑的檢索方式，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檢索，大大提高工作速度和效率，滿足大型跨地區(qū)計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)異地查詢、利用電子文件檔案的需求。最后，可以根據(jù)用戶的權(quán)限，直觀、靈活地顯示檢索結(jié)果。

（五）統(tǒng)計(jì)打印。為了對(duì)機(jī)構(gòu)電子文件檔案進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理，系統(tǒng)應(yīng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集、整編、歸檔、檢索利用、鑒定銷毀以及實(shí)體檔案存放等情況的統(tǒng)計(jì)，具有權(quán)限的檔案管理員可以采取固定或隨機(jī)的方式獲取統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并根據(jù)需要進(jìn)行打印，實(shí)時(shí)掌握機(jī)構(gòu)電子文件檔案的有效運(yùn)行情況。此外，機(jī)構(gòu)的工作人員也可以根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要，在有權(quán)獲知資料數(shù)據(jù)的前提下，自定義生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，有效提高檔案的利用價(jià)值。

二、電子文件檔案管理系統(tǒng)功能模塊及數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

（一）數(shù)據(jù)收集錄入模塊設(shè)計(jì)

該模塊可以使計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)部門電子文件形成人員完成對(duì)各類檔案數(shù)據(jù)資料的錄入、上傳、修改、編輯等工作，并能完成電子文件檔案原件（紙質(zhì)文件）與已收集電子文件未歸檔數(shù)據(jù)庫的批量掛接，最終將收集到的電子文件存入待歸檔數(shù)據(jù)庫。流程圖如圖1所示。

圖1 數(shù)據(jù)收集錄入模塊流程圖

（二）數(shù)據(jù)整編歸檔模塊設(shè)計(jì)

該模塊實(shí)現(xiàn)了對(duì)未歸檔所有電子文件檔案的分類、存儲(chǔ)和管理，方便了本機(jī)構(gòu)工作人員的檢索、查詢和利用。檔案管理人員登錄系統(tǒng)，對(duì)本機(jī)構(gòu)各部門提交的待歸檔的文件數(shù)據(jù)資料進(jìn)行鑒定，確保各份電子文件的技術(shù)指標(biāo)和職能要素均符合要求，審查合格的文件，根據(jù)編目規(guī)則進(jìn)行整編歸檔，存入已歸檔數(shù)據(jù)庫。流程圖如圖2所示。

圖2 數(shù)據(jù)整編歸檔模塊流程圖

（三）檔案鑒定銷毀模塊設(shè)計(jì)

該模塊與數(shù)據(jù)整編歸檔模塊中的分類編目設(shè)計(jì)相對(duì)接，結(jié)合計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)檔案資料的分屬類型，依據(jù)保管期限，自動(dòng)檢索出待銷毀的檔案列表。此列表可以實(shí)現(xiàn)對(duì)不同類型的電子文件檔案的保管期限進(jìn)行自定義、修改、維護(hù)等功能。具有鑒定銷毀權(quán)限的檔案管理人員根據(jù)檢索到的過期檔案，提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)所涉及過期檔案資料的分管部門負(fù)責(zé)人鑒定，提交機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)簽批；按照領(lǐng)導(dǎo)的批示，進(jìn)行鑒定處理：需要銷毀的，直接清除至回收站；需要修改保管期限繼續(xù)存檔的，修改后返回歸檔數(shù)據(jù)庫。對(duì)于需要銷毀的檔案數(shù)據(jù)，根據(jù)保密范圍，選擇是否徹底刪除。最后查詢、記錄、打印鑒定銷毀檔案數(shù)據(jù)的全部日志記錄。流程圖如圖3所示。

（四）檔案查找檢索模塊設(shè)計(jì)

該模塊結(jié)合計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)電子文件檔案的分屬部門及機(jī)構(gòu)工作人員對(duì)各類檔案的需求，設(shè)置用戶查詢方式、輸出檢索結(jié)果的權(quán)限，對(duì)沒有權(quán)限的查詢方式不予支持，對(duì)不在用戶權(quán)限范圍內(nèi)的檢索結(jié)果不予顯示，對(duì)無權(quán)限打印檔案資料的只能在線瀏覽。按照計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)的工作特點(diǎn)，系統(tǒng)為用戶編制了大類（技術(shù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、人員技術(shù)檔案、儀器設(shè)備檔案）、小類（大類細(xì)化）、文件編號(hào)、文件名稱、主題詞、分屬部門、歸檔時(shí)間等查詢條件。用戶可以通過簡(jiǎn)單查詢、分類查詢、自定義查詢等多種方式進(jìn)行查找和檢索，并且可以通過機(jī)構(gòu)的OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、移動(dòng)辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)同一機(jī)構(gòu)多地查詢、檢索的功能。[5]具有打印權(quán)限的用戶，可以設(shè)置結(jié)果顯示格式，選擇結(jié)果導(dǎo)出格式，完成下載；只具有瀏覽權(quán)限的用戶，只能實(shí)現(xiàn)在線查閱。流程圖如圖4所示。

圖3 檔案鑒定銷毀模塊流程圖

圖4 檔案查找檢索模塊流程圖

（五）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)打印模塊設(shè)計(jì)

該模塊的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)打印功能分屬于機(jī)構(gòu)專職檔案管理員和分屬部門負(fù)責(zé)人。系統(tǒng)為專職檔案管理員設(shè)置了固定統(tǒng)計(jì)模式和自定義統(tǒng)計(jì)模式，其中固定統(tǒng)計(jì)模式的報(bào)表，由檔案管理員自行根據(jù)需要編制常用模板，包括機(jī)構(gòu)檔案基本情況統(tǒng)計(jì)表、電子文件檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表、檔案年報(bào)（季報(bào)）等，只需輸入起止時(shí)間，便可自動(dòng)生成打印，方便快捷；另一種就是自定義模式的報(bào)表，通過自定義字段：檔案類型（技術(shù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、人員技術(shù)檔案、儀器設(shè)備檔案）、保管期限、份數(shù)、存檔地點(diǎn)、銷毀情況、檢索次數(shù)等等自動(dòng)生成報(bào)表。對(duì)于分屬部門負(fù)責(zé)人來說，在權(quán)限允許前提下，根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要，自定義字段，完成對(duì)本部門或本領(lǐng)域的技術(shù)、業(yè)務(wù)、人員、儀器設(shè)備的相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，并可以根據(jù)需要計(jì)算一定時(shí)期內(nèi)數(shù)據(jù)的和、平均值、增長(zhǎng)量（率）等。[6]統(tǒng)計(jì)報(bào)表的輸出形式多樣，除文字內(nèi)容外，還可以生成圖表、圖形、圖例，并能通過不同色彩、圖標(biāo)進(jìn)行標(biāo)注。流程圖如圖5所示。

圖5 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)打印模塊流程圖

（六）系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)的目標(biāo)是通過建立層次結(jié)構(gòu)分明、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)而相對(duì)獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫體系，實(shí)現(xiàn)合理、有效地?cái)?shù)據(jù)存儲(chǔ)，滿足電子文件檔案管理收集、歸檔、借閱、檢索等需求，為用戶準(zhǔn)確、快速地提供有用信息。其設(shè)計(jì)要遵循基本的幾項(xiàng)原則：能夠滿足數(shù)據(jù)存儲(chǔ)需求，數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確且便于管理與用戶訪問，具有良好的數(shù)據(jù)庫安全保障機(jī)制，數(shù)據(jù)冗余要合理，數(shù)據(jù)庫布局、整體性能要合理等。在需求分析的基礎(chǔ)上，數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)主要完成電子文件檔案數(shù)據(jù)表與字段的定義，一般采用漢字的首個(gè)拼音字母組合來表達(dá)其含義；對(duì)表的定義中，主要突出描述表的名稱與含義、字段名稱、字段類型、字段長(zhǎng)度、是否允許為空值（允許空值）、缺省值等字段信息。系統(tǒng)設(shè)計(jì)的主要數(shù)據(jù)列表包括：系統(tǒng)用戶信息、錄入文件基本信息、歸檔文件有效信息目錄、文件待審批操作處理、歸檔文件目錄、技術(shù)屬性維護(hù)等。[7]數(shù)據(jù)模型是面向數(shù)據(jù)庫中的邏輯結(jié)構(gòu)的，一個(gè)數(shù)據(jù)模型能夠向用戶提供一組數(shù)據(jù)。對(duì)于系統(tǒng)的安全應(yīng)用設(shè)計(jì)，通常采用數(shù)據(jù)系統(tǒng)默認(rèn)的規(guī)則進(jìn)行處理。

三、電子文件檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的構(gòu)建主要包括三種模式：客戶端/服務(wù)器模式即C/S（Client/Server）結(jié)構(gòu)、瀏覽器/服務(wù)器模式即B/S（Browser/Server）結(jié)構(gòu)、 B/S與 C/S混合結(jié)構(gòu)體系。計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)內(nèi)部通常采用局域網(wǎng)的形式實(shí)現(xiàn)計(jì)量檔案信息的管理，通過Internet網(wǎng)中動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁向有關(guān)管理部門、專業(yè)所（中心）傳輸資料信息，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)計(jì)量信息的控制與共享。結(jié)合計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)這一特點(diǎn)，根據(jù)對(duì)其電子文件檔案管理系統(tǒng)功能需求分析與模塊流程設(shè)計(jì)，該系統(tǒng)采用WWW技術(shù)與B/S、 C/S混合結(jié)構(gòu)相結(jié)合的形式實(shí)施。具體地說就是檔案人員業(yè)務(wù)處理通過兩層結(jié)構(gòu)將數(shù)據(jù)送入主服務(wù)器處理，而普通用戶檢索查詢則通過瀏覽器向WEB服務(wù)器發(fā)出請(qǐng)求，在主數(shù)據(jù)庫進(jìn)行查詢，將查詢結(jié)果回傳給用戶。[5][7]實(shí)施結(jié)構(gòu)圖如圖6所示。

使用電子文件檔案管理系統(tǒng)后，計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)檔案管理部門和各業(yè)務(wù)部門人員有了良好的接口，使數(shù)據(jù)從各個(gè)相關(guān)部門直接流入檔案系統(tǒng)，由檔案系統(tǒng)將收集的數(shù)據(jù)加工整理后再次呈現(xiàn)給各部門，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)充分利用。[8]整個(gè)電子文件檔案管理系統(tǒng)的工作實(shí)施流程如圖7所示。

圖7 技術(shù)機(jī)構(gòu)電子文件檔案管理系統(tǒng)的工作實(shí)施流程圖

四、 結(jié)語

電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)突破傳統(tǒng)檔案管理模式，將手工管理與計(jì)算機(jī)信息化系統(tǒng)管理有機(jī)結(jié)合，通過管理系統(tǒng)分類存儲(chǔ)大量資料、數(shù)據(jù)，解決了傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)占據(jù)較大空間，耗費(fèi)大量人力、物力的問題，節(jié)約了檔案管理成本。通過設(shè)計(jì)檔案的收集、歸檔、鑒定、查詢、統(tǒng)計(jì)等模塊實(shí)現(xiàn)對(duì)計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)檔案資料的統(tǒng)一、規(guī)范化管理，保證計(jì)量數(shù)據(jù)資料信息的準(zhǔn)確性和完整性。系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)不僅使工作人員查找資料變得更加方便、快捷、高效，而且也有助于檔案資料及時(shí)跟蹤、收集、更新，提升了檔案管理工作效率。此外，檔案信息化系統(tǒng)的建立，實(shí)現(xiàn)了計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)信息資源共享，工作人員使用數(shù)據(jù)資料也可以不受時(shí)間和空間的限制。