科研生產(chǎn)企業(yè)科技檔案收集歸檔管理問題與完善對策

贠霄雄

摘要：本文分析了科研生產(chǎn)企業(yè)科技檔案收集歸檔管理工作的現(xiàn)狀及存在問題，提出了通過提高歸檔意識、細(xì)化管理制度、完善激勵機(jī)制等途徑，建立一種有效促進(jìn)知識經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)提煉，強(qiáng)化項(xiàng)目總結(jié)歸檔，確保科研項(xiàng)目科技檔案“應(yīng)歸盡歸”的收集歸檔管理模式。

關(guān)鍵詞：知識工程企業(yè)檔案收集歸檔管理模式

一、引言

智慧院所建設(shè)是在國防科工局智慧軍工建設(shè)大環(huán)境下提出的，智慧院所的基礎(chǔ)是數(shù)據(jù)與知識，一般將智慧院所分為數(shù)字化階段、信息化階段、基于知識創(chuàng)新階段，自我學(xué)習(xí)知識創(chuàng)新自適應(yīng)階段四個階段。科研生產(chǎn)企業(yè)科技檔案是科研生產(chǎn)企業(yè)在科研生產(chǎn)以及各項(xiàng)管理活動中直接原始形成的記錄，是科研生產(chǎn)企業(yè)自主知識積累、技術(shù)沉淀的重要載體。近年來，航空科研生產(chǎn)企業(yè)通過數(shù)字檔案館建設(shè)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案信息數(shù)據(jù)管理模式，并建立了一系列檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫及專題數(shù)據(jù)庫，基本解決了智慧院所建設(shè)在數(shù)字化、信息化階段的數(shù)據(jù)產(chǎn)生、信息關(guān)聯(lián)以及基本生產(chǎn)過程文檔的產(chǎn)生和管理等問題。但是如何將檔案數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識庫，如何將科研過程中科研人員的方法和經(jīng)驗(yàn)更好地歸納、總結(jié)、提煉并轉(zhuǎn)換為知識，這就需要檔案人員從項(xiàng)目收集歸檔管理模式研究、探索和實(shí)踐。

二、科技檔案收集歸檔存在問題及原因

知識的挖掘、提煉與服務(wù)需建立在“海量”信息數(shù)據(jù)資源的基礎(chǔ)之上。科研生產(chǎn)企業(yè)科技檔案蘊(yùn)含著企業(yè)多年科研工作經(jīng)驗(yàn)和智慧，是最具特色的核心知識資源，但是檔案資源的匱乏成為了制約檔案知識管理工程開展的瓶頸。大量的科研項(xiàng)目任務(wù)完成后未能及時總結(jié)歸檔，導(dǎo)致科研生產(chǎn)企業(yè)知識資產(chǎn)重要組成部分的科技檔案資料大量流失。造成此類現(xiàn)象的主要原因在于以下幾個方面。

（一）歸檔意識薄弱

科研項(xiàng)目的實(shí)施與文件材料的編寫一直處于“兩張皮”的狀態(tài)，文檔一直是用起來重要，干起來可以不要。大部分科研人員在項(xiàng)目實(shí)施工作中一切以科研任務(wù)進(jìn)度為主，只有執(zhí)行任務(wù)必須使用的文件才會編寫，如筆者單位影響任務(wù)實(shí)施的大綱、方案、試飛任務(wù)單及地面試驗(yàn)任務(wù)單等文件較全，但是很少形成任務(wù)過程記錄性和過程處理文件，如飛行過程日志、測試過程記錄、數(shù)據(jù)處理過程等。這就造成了項(xiàng)目完成了，文件材料沒有全部形成，在歸檔階段缺少過程性的文件材料。究其原因主要在于，部分科研人員缺乏歸檔的意識，在項(xiàng)目實(shí)施中未能有意識進(jìn)行文件編寫與積累。

（二）制度更新不及時

科技檔案管理相關(guān)規(guī)定明確了傳統(tǒng)的型號、產(chǎn)品、預(yù)研、技改等上級下達(dá)任務(wù)項(xiàng)目的文件材料如何歸檔以及歸檔范圍，但是近年來隨著管理方式的改變，出現(xiàn)了民機(jī)預(yù)研、工信部預(yù)研、型號三出、技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、新產(chǎn)品基金等項(xiàng)目，此類項(xiàng)目雖然在項(xiàng)目管理流程中明確了歸檔環(huán)節(jié)，但是這些項(xiàng)目對文件材料歸檔缺少明確的約束，也沒有及時更新相關(guān)制度，明確提出此類項(xiàng)目的具體歸檔范圍及工作要求，從而導(dǎo)致了歸檔不規(guī)范甚至項(xiàng)目不歸檔的現(xiàn)象。制度更新不及時，承擔(dān)此類項(xiàng)目的科研人員普遍不知道此類項(xiàng)目需要?dú)w檔，并且因?yàn)槿狈ο嚓P(guān)責(zé)任追究制度，導(dǎo)致現(xiàn)行檔案工作相關(guān)管理規(guī)定也得不到有效執(zhí)行。

（三）歸檔機(jī)制不健全

歸檔計劃的制訂執(zhí)行隨意性較大，沒有形成制度化、規(guī)范化的長效機(jī)制，一般科研人員有“需求”則申報計劃，沒有“需求”則不歸檔，歸檔計劃流于形式，缺乏相應(yīng)考核機(jī)制。同時，對于歸檔工作缺乏相應(yīng)的激勵措施，某些科研人員認(rèn)真負(fù)責(zé)，項(xiàng)目文件材料歸檔質(zhì)量高、數(shù)量大，卻沒有得到獎勵，部分人員不歸檔也未受到相應(yīng)處罰，導(dǎo)致了科研人員歸檔積極性不高的問題。

（四）歸檔要求不細(xì)化

傳統(tǒng)的歸檔范圍及歸檔要求比較籠統(tǒng)，可操作性較差，一般而言只注重了全，而忽略了實(shí)際工作中的可執(zhí)行性，沒有針對項(xiàng)目具體情況進(jìn)行具體規(guī)定。例如在型號項(xiàng)目歸檔中，將所有型號研制過程中可能涉及的文件全部羅列出來，但是在實(shí)際實(shí)施工作中，型號項(xiàng)目一般還分為飛機(jī)、航電、測試改裝等專業(yè)課題，各專業(yè)形成的文件材料存在差別，傳統(tǒng)的歸檔范圍對科研人員缺乏實(shí)際指導(dǎo)意義。

三、完善科技檔案收集歸檔管理工作的對策

（一）以宣傳為導(dǎo)向，提高科研人員檔案意識

宣傳時可將科技檔案歸檔工作與知識工程、智慧院所相關(guān)聯(lián)，將科技檔案與知識、數(shù)據(jù)相聯(lián)系，通過各種渠道加強(qiáng)科技檔案重要性宣傳，在內(nèi)部報刊、宣傳展板、互動答題以及園區(qū)網(wǎng)論壇、微信公眾號等多個媒體及渠道對檔案的重要性、檔案工作的使命性進(jìn)行宣傳。通過與研究部門之間開展交流，進(jìn)一步了解科研人員需求，普及歸檔基本知識，樹立文件形成積累意識，提高全員檔案意識。

（二）以制度為約束，完善項(xiàng)目歸檔具體要求

一方面，從科研項(xiàng)目管理頂層規(guī)劃入手，編寫《科研項(xiàng)目總結(jié)歸檔管理辦法》并以企業(yè)規(guī)章制度形式下發(fā)，明確相關(guān)任務(wù)主管部門以及任務(wù)承研單位等的職責(zé)，明確哪些項(xiàng)目必須歸檔，并且將項(xiàng)目總結(jié)歸檔納入項(xiàng)目日常管理、考核工作流程和相關(guān)人員崗位職責(zé)，要求各單位在年度工作計劃、考核內(nèi)容及總結(jié)中明確項(xiàng)目歸檔工作內(nèi)容，并作為項(xiàng)目總結(jié)驗(yàn)收、申報成果、獎金發(fā)放、合同付款的前提條件之一，從制度上對項(xiàng)目歸檔進(jìn)行約束。另一方面，根據(jù)各類任務(wù)項(xiàng)目的不同要求分別編制《歸檔指南》，將所有歸檔文件形成環(huán)節(jié)的梳理與科研任務(wù)工作流程相對應(yīng)，明確什么情況下該形成什么文件，為科研人員提供清晰的歸檔流程、明確的歸檔要求?！稓w檔指南》既具有指導(dǎo)意義又具備實(shí)際可操作性，既是科研人員的歸檔指導(dǎo)手冊，又是檔案管理人員的歸檔作業(yè)文件。

（三）以計劃為牽引，確保項(xiàng)目歸檔的完整性

歸檔計劃是項(xiàng)目歸檔工作開展的依據(jù)，傳統(tǒng)的歸檔計劃編制一直實(shí)行的是“自下而上”的申報模式，相關(guān)單位完成項(xiàng)目申報歸檔則納入歸檔計劃，不申報計劃則不進(jìn)行歸檔，在這種模式下諸多項(xiàng)目為報成果而歸檔，部分項(xiàng)目不報成果則不進(jìn)行歸檔，造成大量檔案信息資源的流失。為此，應(yīng)建立“自上而下”的計劃下達(dá)與“自下而上”計劃申報相結(jié)合的歸檔計劃編制模式，以確保所有項(xiàng)目/課題完結(jié)后歸檔。具體做法是檔案部門與任務(wù)主管部門溝通，由任務(wù)主管部門梳理上一年度各類項(xiàng)目任務(wù)完成情況，將上一年度完成的所有項(xiàng)目納入歸檔計劃，形成計劃下達(dá)的歸檔模式，再由各單位進(jìn)行申報補(bǔ)充，最終以正文文件的形式下發(fā)執(zhí)行。

（四）以考核為保障，提高項(xiàng)目歸檔工作積極性

歸檔計劃編制方式的改變，從任務(wù)源頭保證了上一年度所有完成任務(wù)的課題都能夠納入計劃，增加了歸檔項(xiàng)目的數(shù)量。但是歸檔計劃能否有效地執(zhí)行，項(xiàng)目承研單位是否能夠及時、積極主動完成歸檔直接影響著歸檔文件材料的齊全完整性。為此，應(yīng)建立歸檔考核機(jī)制和項(xiàng)目歸檔激勵機(jī)制，一方面，將項(xiàng)目歸檔納入各單位量化考核標(biāo)準(zhǔn)，通過考核來促進(jìn)歸檔項(xiàng)目數(shù)量的提升；另一方面，通過與相關(guān)主管部門溝通，對歸檔項(xiàng)目文件材料質(zhì)量較高的工作人員給予一定的物質(zhì)或精神獎勵，從而提高科研人員歸檔工作的積極性。

四、結(jié)語

本文以智慧院所、知識工程為背景，力求解決檔案的收集、知識的積累問題，通過研究與實(shí)踐，提出了以宣傳為導(dǎo)向，以制度為約束，以計劃為牽引，以考核為保障，以檢查為輔助的完善科研項(xiàng)目科技檔案收集歸檔工作完善對策，并在筆者單位進(jìn)行了實(shí)踐，極大促進(jìn)了科研項(xiàng)目科技檔案歸檔的數(shù)量，提高了項(xiàng)目歸檔文件的質(zhì)量。

*本文系國家檔案局科技項(xiàng)目“科研生產(chǎn)企業(yè)檔案工作管理模式研究”（項(xiàng)目編號2014-R-12）階段性成果。

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作者單位：中國飛行試驗(yàn)研究院