OA系統在學院工作的推廣和應用

蘭先亮

摘要：OA系統作為一種新型辦公自動化系統，大多采用信息流與技術流來促進參與主體之間的“信息化共享”過程，以期滿足流程化信息采集、單元處理以及管理決策等過程的現實需求。實際調查數據顯示，OA系統存在安全性低、智能度欠缺等現實應用不足，影響了實際管理測試與審核預測的綜合需要。本文以此為立足點，通過深入分析高校學院教學管理中，OA系統的需求分析、模型設計特征、建模原則以及涵蓋的工作流程，來更好地建構以“工作流”為支撐的教學管理模型。

關鍵詞：OA系統；學院教學；現狀不足；革新路徑

在新時期教學背景下，信息技術作為一種快速信息化辦公技術，主要借助新型教學管理軟件來促進高校領域管理信息化的優化發展，并以現代化辦公管理技術的再組合、數字化延伸以及行政事務透明化管理提供必要的優化路徑。以信息化、科學化信息教學理念為指導，傳統的OA系統已經不斷延伸到工作流管理、辦公自動化等領域，體現了OA管理系統由“相對固定性”向“動態模塊性”等運行狀態的有效轉換的發展思想，影響了實際學院辦公管理的實效性?！爸R技術”作為經濟社會發展的重要支撐與持續性可控資源，常通過促進知識對接與共享，來促進企業部門與管理機構的信息化與自動化建設過程，并在一定程度上影響管理建設與現代化管理標準的理論拓展與完善革新。

1 OA系統的發展過程

第一，建構“文件型”OA系統?！拔募汀監A系統作為一種以拓展微型計算機應用的辦公室管理技術，大多以文本匯總、數據收集、檔案加密以及文檔信息化處理為依托，不斷優化傳統辦公室管理系統的功能模塊組合與應用實踐范圍；第二，建構“流程型”OA系統。即根據多媒體虛擬平臺構建的思維路程，辦公室內部功能模塊人員根據文件信息的可傳播性、實踐延展性以及資源交互性，建構了不同科室部門之間的內在信息化通訊工具，以期借助“流程化”辦公管理過程，來促進不同信息板塊的有效對接；第三，建構“知識型”OA系統。為促進文件資源與制度管理理念的多維度傳播與拓展，相關參與主體從辦公管理的指向性、層次性等角度綜合出發，通過建構相應的信息化管理平臺，來促進“共享資源”平臺的程序化、科學化優質協同建設；第四，構建“自動型”OA系統。為合理調控新時期辦公部門資源管理與信息整合的完備性與實踐意義，辦公群體應從單位部門的資源成果、專業素養、創新意識、辦公效率以及審核反饋等角度綜合出發，通過建立健全多維度的決策制定、信息對接、績效評價以及信息化服務進程，來更好地推進OA系統的智能化綜合發展。

2 OA系統現狀應用不足

第一，實踐普及度低。部分辦公群體欠缺整體化與信息化管理意識，難以有效分析OA系統模塊的組成與指導意義；第二，安全性欠缺。在實際應用過程中，OA系統常因數據盜竊、內部操作失控以及外部侵擾等，而降低了自身自動化與科學化管理的相關功能；第三，模塊分離。部分子系統缺乏信息互動與審核反饋機制，影響了實際教學管理成效。

3 OA系統實踐優化路徑分析

根據OA系統的建構原則與辦公實踐應用現狀，現提出以下幾點可行性完善戰略：

一方面，優化系統發展模式。從OA系統的組成結構的層面來看，其主要由C/S模式以及B/S模式等兩種類型組成，以此為基礎，相關參與主體應該重新審視辦公技術可視化編程技術的現實延展性，不斷優化軟件系統的客戶端與服務端協同管理模式，促進相關信息處理過程的持續性推進。此外，應建構合理的信息管理板塊。為保證OA信息化辦公系統與實際管理成效的優質對接，應該在設計過程中，適當添加工作流、獨立流、行政事務、知識共享以及綜合管理等多個模塊，力爭在促進文檔交流審核管理的同時，促進辦公個體能夠實時性、層次性地汲取相應的實效性公共信息資源，以此來促進知識管理層面的優質建設；

另一方面，降低外部信息干擾與模塊損壞。從OA系統的模塊建構特征與信息處理類型的角度上來看，在新時期科技管理背景下，部分計算機病毒因具有局域網傳播性、信息內容變換性、延展性以及高破壞性等綜合特點，需要辦公管理主體及時篩選并修復系統漏洞，盡量減少不明路徑的軟件與網頁資源的下載與安裝過程，建立健全完備可靠的數據匯集與外部侵擾抵抗機制，力爭通過對“互動板塊”的實時篩查來嚴格控制信息接入端口，保證內部信息化管理系統的優化革新。同時，應建構“臨時”故障處理系統，注重對系統故障事故的有效分析與運用。操作系統奔潰、信息盜竊以及核心服務器失靈等方面，作為OA自動化辦公系統實施過程中常見的故障問題，需要根據實際辦公管理的模塊特征，通過制定執行度高、覆蓋面廣的管理信息化應急預案系統，做好對核心數據與辦公業務的信息備份與資源調控管理工作，避免出現以“數據流量分析”為依托的網絡辦公方式，不斷提升核心信息交換系統的持續化與優質化多維建設。

綜合來看，OA系統經過辦公過程的應用實踐已經獲得了更為科學化、多維化的發展，并積淀了相應的物質與理論實踐基礎，力爭不斷提升系統構建的實用性、安全性、自動性與便捷管理性，促進了辦公群體管理工作的完善與革新。相關參與人員應該充分認識到這一點，從現狀發展的局限性出發，不斷建構更為全面的自動化辦公管理模型，以此來推進日常工作的革新發展。

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