現代企業檔案管理存在的問題及完善對策

姜冉 石家莊市衛生計生宣傳教育中心

作為企業工作的重要組成部分，檔案管理不僅反映了企業發展的興衰歷程，也成為客觀真實記錄企業經營管理事件的重要見證。在企業深化改革過程中，檔案管理工作面臨著嚴峻的挑戰。如何完善現代企業檔案管理工作不僅必要而且也十分必要。提高創新意識，尋求檔案管理發展的新路徑、新方法成為現代企業檔案管理部門必須做出的選擇。

1.現代企業檔案管理存在的問題

1.1 企業整體檔案意識淡弱

從企業發展實際狀況來看，檔案管理常常被忽略，經常會出現用得著時才會想起來的，不用時常常忘在腦后的情況。企業作為以營利為目的的組織，常把檔案管理部門當做細枝末節，高層領導對企業檔案價值認識不夠，使檔案部門在資金申請，設備購置方面時長碰壁，嚴重阻礙檔案管理部門的工作進步。此外企業職員對檔案的認知經常只為留檔保管，以待查找的程度，對企業檔案原本即是一種有價值的企業發展戰略資源視而不見。企業高層應認識到企業檔案只要善加利用，就能發揮為企業的業務決策提供幫助，為新產品研發提供基礎模型，為企業文化構建提供信息資源支持等難以估量的作用。

現代企業整體員工的檔案意識也相對淡薄，人們對檔案的重要性認識不足，致使很多員工將文件私自銷毀，人事檔案保留在自己手中，惡意修改檔案信息的情況時有發生。這對企業檔案的規范化，完整化造成了巨大的威脅。

1.2 企業檔案管理制度建設不完善

覆蓋廣泛的制度法則可以為企業檔案管理和深度挖掘應用保駕護航。但當前企業施行的仍是老化僵硬的檔案法規未補充完善，這為檔案工作的順利開展和利用招致了巨大阻礙。

現代企業檔案管理制度構建未完善。首先體現為檔案管理工作日常標準未完善，檔案從搜集整理到保管利用這一系列的流程都應有詳細的適應本組織情況的細則法規加以規范以保證檔案管理業務流程規范有效順利進行。但現在仍有許多企業使用籠統含糊的舊標準。再者則表現為檔案管理人員行為準則不完善。同時隨著新時代來臨，電子文檔的激增要及時對電子文檔管理法規進行探索補充，保證現代企業檔案管理在各個方面有法可依，有規可循。

1.3 欠缺企業檔案管理專業人才

部分企業專業性的檔案管理人才不足，此項問題尤其以小型企業最為嚴重。專業檔案管理員工的缺少致使企業的檔案管理工作途有其形，只停留在簡單的保管整理水平。影響檔案工作長遠進步和信息開發利用。專業人才缺失的原因是由于職員招收時的松懈，另外是因企業輕視檔案管理人員的素質培養。

2.完善現代企業檔案管理的對策

2.1 提高企業檔案管理意識

首先應該培養企業員工檔案意識，提高制度建設水平。現代企業應清楚認識到檔案管理工作為企業長效進步所能發揮的巨大效益，培養員工的檔案意識，由上到下，大力推進。營造全員重視和全員參與檔案管理工作的氛圍。要更加完善企業檔案管理的制度建設，以規范檔案管理過程。參考國家檔案管理法規，建立契合本企業特點的文檔運行守則，并有專人定期對企業的檔案管理進行監督，檢查和評估，以保障企業檔案管理事務符合規范，保證檔案管理任務高效順暢完成。

此外，提升檔案管理設施水平，加快技術更新力度。要完善現代企業檔案室管理和開發利用設備建設，保證在檔案工作方面的資金投入。使現代企業的檔案管理業務取得長足進展，發揚檔案的用處，為企業業務增長，企業長期發展提供助益。當前企業檔案管理工作遇到的巨大困難之一就在于設備落后，資金不足，這使檔案管理工作的開展和進步陷入了極大困境。企業檔案管理人員應拿出成果，自覺提供數據信息服務，讓企業領導看到檔案工作的成果和效用，從而才能更加注重此項工作，提供資源支持。

2.2 完善企業檔案管理制度

首先，在今天的企業管理中，我們應該更加重視客戶檔案在當今管理中的重要性。企業經營中，表面上組中廠房設備，但實際上對于企業來講，最重要的除了品牌之外，就是客戶資源。所以，客戶檔案的建立和保管對企業發展具有非常重大的作用。完善的客戶檔案是良好企業營銷活動的基礎。第一，維護客戶資料信息、愛好信息、交易信息等靜態與動態信息；其二，加強企業客戶檔案管理及開發利用的要點；再次，定期檢查和審核；最后，加強客戶檔案信息的保密性。

此外，應加強產品檔案管理和開發利用，利用信息系統對產品檔案進行整合，強化管理，方便利用。要增強對產品檔案，項目檔案的開發應用，產品檔案是對企業研發產品各項參數記錄，工藝制作的詳細記錄，其中除了文字材料，優勢還包括許多圖紙檔案。項目檔案是企業承攬項目的原始記錄。此兩者都是企業的核心資源。通過信息系統進行管理可以使產品檔案實現更便捷化技術化管理，有利于對產品進行維護和追蹤，使產品檔案的記錄更加詳細，使有效數據被妥善保存，以避免產品維護或產品再生產時因沒有記錄而帶來的麻煩，為有效利用提供方便。運用信息系統的管理控制能力，可以提高自動化水平，下載打印使自動添加水印標識。

2.3 提高檔案管理人才質量

要想使企業的檔案管理水平得以提升，讓檔案為企業發展提供最大的效用，離不開高質量的專業檔案管理人才。增加人才質量最高效便捷的路徑即是員工培訓，對檔案職工的培育也不例外。一方面，強化檔案人員入職培訓。另一方面，按期組織檔案員工在職培訓。對已進入企業承擔管理任務的檔案員工，也要定期進行培訓，以強化其業務水平，增加其工作能力。企業檔案人員要有全局性眼光和創新性思維。通過將企業檔案員工放置企業各部分崗位考察體驗工作，可以使企業檔案員工更加了解企業業務整體運營情況，從而有針對性的挖掘檔案信息為企業業務提供檔案資源支持。