企業辦公室的公文管理與保密工作探討

李雯

河南能源化工集團永煤公司陳四樓煤礦 476600

1 引言

公文是對企業運營管理和日常工作內容的記錄，作為提供給日后查閱、利用的資料，是企業內部和企業之間進行交流和信息傳遞的重要依據，是企業管理中必不可少的環節。因此，做好公文管理與保密工作，能夠為企業解決問題、加強企業內部、企業之間聯系提供充足的動力，進而有利于實現企業的可持續發展。

2 企業辦公室公文管理與保密工作的重要性及特點

2.1 公文管理與保密工作的重要性

公文主要是在企業工作中形成的一種文字式的材料，被廣泛應用于當前企業的工作過程中。公文管理與保密工作是企業公文工作中非常重要的環節和內容，也是公文工作的關鍵和核心，在企業章程中發揮著規范作用，以書面的形式起著較強的指導作用，能夠更好地實現企業之間以及企業內部的緊密聯系，提高信息傳達的有下行，更是企業制定規范的重要依據和載體。

2.2 公文管理與保密工作的特點

第一，法定性。企業辦公室的公文管理與保密工作，必須遵循一定的法定形式，要有法定的效用，公文必須有合法的簽章，符合文書的法定結構和形式。從公文的機密性來看，企業公文可以分為內部文件、保密文件和可公開文件，企業應當根據公文的保密性高低制定有針對性的保密措施，嚴格按照等級劃分公文的保密類型，以提升公文管理與保密工作的質效。

第二，使用性。公文管理與保密工作是企業運行管理過程中的一項重要工作內容，因此，公文管理與保密工作已經滲透到企業運營管理的具體環節，是企業生存和發展中不可或缺的關鍵措施。

第三，規范性。從公文管理工作方面來說，企業必須具備完整、嚴格的規范體系。首先嚴格規范公文的撰寫，準確把握實際，簡要精煉地傳遞信息，及時對文件進行有效的收發，而且要達到規定的格式要求，在完成撰寫之后，要按照嚴格的規定進行備案、傳閱、整理、歸檔和檢閱等開展工作。從公文保密工作方面來說，更要求公文具有嚴格的規范性。由于公文工作涉及到多個環節，泄密的可能性隨著環節的增多而增加，因此，公文保密工作就應當具備更高的規范性，做好具體每一環節的保密，防止因企業重要信息的泄露而造成的損失。

3 企業辦公室公文管理與保密工作現狀分析

3.1 職責劃分不明確

由于企業公文工作中涉及的環節眾多，就在一定程度上形成了公文管理工作中的混亂局面，造成職責不明、濫用的現象，甚至有的管理環節需要多人負責，有的環節則無人負責，大大降低了企業辦公室公文管理工作的質量和效率。如在某企業中，公文檢查和監督環節存在嚴重的人員缺乏現象，員工可以隨意翻閱文件，同時企業對在保密工作人員方面安排不到位，加大了保密信息泄露的風險。

3.2 公文管理體系不健全

公文管理體制主要是相互銜接和相互配合的工作程序的統一體，在公文形成和管理的整個過程中發揮著相當重要的作用。例如，在某企業中，公文管理工作主要包含了文件收發、分送、登記、整理、歸檔和調閱工作。

3.3 保密力度不夠

在企業日常工作中形成的文件，保密程度不同，其中的秘密公文、保密公文和絕密公文都在嚴格保密的范圍之內，只有企業內部的極少數人員可以查閱。在這些保密性公文中，涉及到企業的核心機密，一旦出現泄漏事故，就可能會給企業的發展帶來嚴重的為好。但是很多企業對這些保密性文件的保密力度不足，沒有嚴格劃定文件閱讀人員的范圍，經常出現普通員工隨意查閱的現象。

4 做好企業辦公室公文管理與保密工作的有效路徑

4.1 提高對公文管理與保密工作的重視

要想做好公文管理與保密工作，首先要做的就是提高企業和辦公室人員對該項工作的重要性認識。這就需要企業在日常工作中加大公文管理與保密工作的宣傳力度，提高員工做好該項工作的意識，并將這種正確的意識落實到具體的工作過程中。企業可以開設相關的培訓課程，在培訓中加大宣傳力度，增強員工的管理和保密意識，在這種意識的指引下，自覺遵守具體的管理和保密規范，進而提高公文工作的質效。

4.2 提高公文工作人員的能力和素質

企業辦公室中負責公文管理與保密工作的相關人員應當具備較高的專業素質和能力，只有這樣才能切實做好該項工作。因此，企業應當重視優秀專業人員的培養和選拔，對這些人員提出更高的專業要求，從事公文管理和保密工作的人員應當具備專業的理論知識，并具有良好的專業素質，只有高素質的專業人員才能夠保證公文的保密性。同時，企業應當注重培養專業人才，定期或者不定期地對這類人員開展培訓，不斷提升他們的工作能力，實現公文管理與保密工作向著良好的方向發展。

4.3 完善公文管理與保密工作體系

企業應當通過不斷改革創新，建立完善的公文管理與保密工作體系，以促進公文工作效率的提高。首先，企業應當建立分工、職責明確的工作體制，從整體上領導公文管理與保密工作，保證具體每一個環節都有明確的責任人，保證每個環節都能實現合理分配、明確分工；其次，實現工作流程的規范化，從文件的收發直到文件的歸檔、整理和調閱，都應當遵守嚴格的工作流程，使各環節的工作人員各負其責；再者，建立先進的信息管理系統，實現公文管理與保密工作的信息化，如企業可以建立查閱卡和指紋解鎖系統，運用現代科技手段確認查閱者的身份，最大限度地避免文件泄密。

5 結語

總之，公文管理與保密工作是實現企業內部、企業與企業之間合作交流和處理問題的重要前提，更是企業發展過程中的一項重要工作內容。因此，企業應當給予公文管理與保密工作足夠的重視，通過建立完善的公文管理與保密工作體系、提升相關工作人員的能力和素質，來進一步提升企業辦公室公文工作的質效。