紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)策略研究

宋瑩

吳江區(qū)人民檢察院 215200

1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的必要性

1.1 檔案數(shù)字化。隨著計(jì)算機(jī)對媒體信息技術(shù)的發(fā)展，以及數(shù)字檔案領(lǐng)域一些其他技術(shù)的成熟，為紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案提供了技術(shù)上的支撐。通過使用現(xiàn)代化的掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù))、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等，可以將大量龐雜的紙質(zhì)檔案，轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的數(shù)據(jù)。這種轉(zhuǎn)化帶來的益處：1、提高經(jīng)濟(jì)效益：數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi);2、提高辦公效率：數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心；3、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)：將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

1.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化。所謂檔案數(shù)字化(digitization)是指用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會(huì)或行業(yè)對檔案利用的需求。

1.3 紙質(zhì)檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)。數(shù)字檔案館主要的管理模式，就是通過電子信息管理系統(tǒng)，對數(shù)字化的檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、歸類，為檔案信息的使用者提供查詢服務(wù)。互聯(lián)網(wǎng)多媒體信息技術(shù)的發(fā)展，使得數(shù)字化檔案信息可以在不同的空間地域?qū)崿F(xiàn)信息分享、交流，降低了檔案管理的成本。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案則完全沒有這種便利性，所以紙質(zhì)檔案，要進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，通過把紙質(zhì)檔案信息遷移到相應(yīng)的電子文檔，然后通過計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)對其分類整理并存檔。

2 檔案數(shù)字化加工的基本原則

1)確定數(shù)字化對象

應(yīng)當(dāng)對所要進(jìn)行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化加工。

2)符合國家法律法規(guī)

紙質(zhì)檔案數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定或本行業(yè)相關(guān)規(guī)定。

3)價(jià)值性原則

屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

3 紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容

3.1 制定技術(shù)規(guī)范。為了規(guī)范、科學(xué)、合理地開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，使檔案信息資源準(zhǔn)確、方面、快捷地提供利用，以滿足利用者對檔案的需求，檔案館要結(jié)合本館實(shí)際，參照國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》(DA/T 31-2005)，制訂出本單位檔案館的紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范并嚴(yán)格執(zhí)行，如《上海交通大學(xué)檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。

3.2 配備自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化設(shè)備。紙質(zhì)檔案數(shù)字化，必備的軟件、硬件設(shè)備是其前提條件。軟件主要包括網(wǎng)絡(luò)、電腦等自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的操作系統(tǒng)軟件、防毒、殺毒軟件、檔案管理系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)加工軟件等;必備的硬件主要包括：自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化信息化管理的檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器、工作站、數(shù)字化檔案存儲(chǔ)設(shè)備、檔案掃描儀器、打印儀器等。如：服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、磁盤陣列、移動(dòng)硬盤、光盤、彩色高速掃描儀、平板彩色高速掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、彩色打印機(jī)等，保障檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。 3.3 基本內(nèi)容與流程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案分類整理、檔案拆卷掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、錄入信息、目錄建庫，數(shù)據(jù)掛接、建立索引，數(shù)據(jù)核查、數(shù)據(jù)備份、裝訂還原，入庫驗(yàn)收、數(shù)字化成果管理等。各個(gè)環(huán)節(jié)，環(huán)環(huán)相扣，對照規(guī)范，嚴(yán)格執(zhí)行。

4 紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)階段劃分與進(jìn)度

4.1 第一階段。調(diào)研、設(shè)備購置階段。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案，需要一整套硬件設(shè)備，通過這些硬件設(shè)備，再加上網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，把紙質(zhì)檔案的基本信息遷移到數(shù)字硬盤上。在設(shè)備的配置方面要按照需求的標(biāo)準(zhǔn)，要落到實(shí)處，按采購程序和規(guī)章辦事，根據(jù)實(shí)際情況確定完成期限。

4.2 第二階段。數(shù)據(jù)加工階段。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

4.3 第三階段。數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)核查、驗(yàn)收階段。是紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重點(diǎn)和關(guān)鍵。對數(shù)據(jù)的錄入、著錄、掛接、關(guān)聯(lián)等進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)的校對、檢查和驗(yàn)收、審核，層層把關(guān)，對不合格的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、補(bǔ)充或重錄，確保紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案的一致性、完整性、準(zhǔn)確性、關(guān)聯(lián)性、合法性、規(guī)范性、安全性。根據(jù)實(shí)際情況確定完成期限。

4.4 第四階段。數(shù)字化成果管理、利用階段。加強(qiáng)對檔案數(shù)字化成果的維護(hù)和管理，經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行多套備份，異地保存。通過維護(hù)和管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全、完整和長期可用;對數(shù)字化成果的利用，是紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)目的，也是提供檔案高效利用及檔案信息服務(wù)的起點(diǎn)。

5 結(jié)束語

近年來，我國很大部分的各級各類檔案館，特別是地方檔案館、高校檔案館啟動(dòng)了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程，極大地推動(dòng)了檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，紙質(zhì)檔案的管理，應(yīng)該不斷提高其數(shù)字化的程度，提升管理的效率，同時(shí)，作為紙質(zhì)檔案，一些特殊的功能是數(shù)字化檔案無法替代的。