大數據提升電力企業檔案資源管理及其服務

傅春 國網湖南省電力有限公司張家界供電分公司 湖南張家界 427000

一、前言

隨著大數據在當今時代的廣泛應用，使人們越來越意識到對大數據進行有效管理的重要性。不受到時間與空間限制，大數據仍能呈現多樣化的特點，是決定電力企業檔案資源管理是否發展與進步的重要因素。無法估量的數據正在悄悄改變人類生產生活方式，雖然增加了人們對于數據處理、信息核對的不確定性，但是，對于企業來說，完全突破了之前檔案管理模式的限制，為其創新管理帶來了更大的便利。

二、大數據時代下電力企業檔案資源管理優勢分析

（一）提升了工作效率

在大數據的背景下，一方面檔案管理已由傳統的紙質模式轉變成了電子檔案的模式，這一形式的變化，不僅對檔案資源管理內容進行了簡化，還可以利用系統軟件對信息數據進行統籌管理，從而大大降低了管理人員的工作量；另一方面在檔案資源進行管理過程中，加入了互聯網和信息技術的應用，在保證高效完成檔案管理工作的同時，實現了成本的有效控制。

（二）促進企業可持續發展

對檔案資源進行高效管理的目的不僅是為了對企業發展現狀進行充分的了解，還是為了在遇到問題以后，結合企業多年的發展情況，制定出一套科學合理的解決方案，或者結合檔案記錄內容對企業發展經驗進行深入的總結，并確定企業未來的發展方向。

三、電力企業檔案資源管理問題分析

（一）員工檔案意識薄弱

電力企業工作人員存在著對檔案管理工作認識度不高，對單位中各類文件、資料的整理、分類與歸檔等工作不夠重視，而不及時的歸檔極易導致資料出現損壞，甚至會丟失的現象。此外，文件、資料的準確性及規范性也難以得到有效的保證，因此增加了檔案收集工作的難度。

（二）檔案管理人員專業素質較低

當前，電力企業檔案管理情況不理想的一個重要因素是檔案管理隊伍專業素質較低。這是由于領導不夠重視檔案工作，當前企業檔案管理部門人員大多是富余人員、年老職工、非專業對口的大學生等，對專業知識比較缺乏，且工作經驗嚴重不足、對枯燥繁瑣工作比較厭倦。而企業檔案工作任務繁重，各類信息非常多，這就需要專業的檔案管理人員從這些繁雜信息中提取對企業發展的有利部分，并對其分類整理、歸檔。因此，企業要對到這個問題充分的意識到，不然就難以利用檔案資源產生效益。

（三）檔案管理工作信息化建設不足

企業信息化建設發展緩慢的原因是：1）不先進的設備。由于很多電力企業對檔案管理工作不夠重視，用于檔案管理工作的計算機配置比較低，相關軟硬件設施不全，更新的速度較慢。2）檔案管理工作人員使用數字化設施效率低。由于數據錄入有限，即使是有數字化設備，沒能夠充分利用檔案信息資源，所以導致企業的整體信息資源實現共享。

四、利用大數據提升檔案資源管理和服務

（一）理念方面

1.樹立數據即資源理念。樹立此理念，可以幫助企業帶來諸多的潛在知識與商機，對于檔案資源管理來說，數據即資源理念的樹立，能夠讓檔案成為信息的載體，在承載與傳遞信息的時候，體現了價值和勞動力都能夠為企業創造出更大的價值，即數據也是一種生產力；2.數字化檔案管理模式的確立。一方面利用檔案數字化管理實現對于信息的有效錄入與實時查詢，做到一站式管理和一鍵式服務，提高信息咨詢以及查找的效率；另一方面強化對管理人員的培訓力度，將工作人員被動管理狀態進行改變，提升掌握大數據的能力，促使主動服務到企業管理與發展過程中。

（二）技術方面

1.智慧檔案平臺的建設。平臺建設的目的是通過信息資源共享降低企業發展成本，建設內容包含以下幾個方面：第一，管理機制，確保分布式系統中數據總線能夠始終保持良好流動性，對檔案管理工作流的系統進行完善；第二，核心系統，包含數據的采集、查詢和服務系統；第三，支撐框架，包含存儲、支付、收集與運維框架；2.加強專業檔案管理軟件的有效利用。通過專業檔案管理軟件對各類數據的歸類、整理，利用數字化手段實現服務器的架設、搜索引擎和數據的加工等，以此增大檔案數據的應用價值；3.文字載體的檔案，通過各種輸入工具轉為數字化錄入的應用，使特殊載體檔案經過專門數字化手段進行錄入，進而推動檔案管理數字化的發展。

（三）人力資源方面

在大數據背景下，通過大數據創建專業人才隊伍，這也是創新電力企業管理模式與提升企業總體服務能力的關鍵。大數據專業人才不但需要具備專業信息管理知識與操作能力，還要對大數據意義和未來方向進行充分的了解，以此滿足智慧檔案云平臺建設需要。

（四）一站式數字化管理

在大數據背景下，檔案的數字化和數據化之間具有一定的區別，數字化是指把較多復雜的信息轉變成電子模式進行存儲的一種方式，再把信息轉變成二進制代碼進行存儲，為接下來的處理提供便利。而數據化是指把這些信息通過計算與提煉，把這些信息數據化后發揮潛在價值，使信息數字化完成從紙質到數字化的轉變，再由數字化轉變成數據化，在一站式進行管理的過程中，把數據信息化中量化數據進行分析，并發揮它的價值。

五、結語

綜上所述，大數據時代的到來，為各企業檔案資源管理工作帶來新的挑戰，對于電力企業來說，要始終堅持與時俱進，不斷創新，結合當前發展實際與未來發展方向，對其進行深入的管理。另外，在大數據的推動下，結合數字化技術實現檔案資源的有效利用，從而使檔案資源管理工作向更加高效的方向發展。