淺談公文系統(tǒng)中如何提升公文處理質(zhì)量

(中國(guó)石化西南油氣分公司勘探開發(fā)研究院 四川 成都 610041)

引言

企業(yè)管理從粗放型轉(zhuǎn)為集約型，從精細(xì)化走向精益化，公文管理規(guī)范也相應(yīng)完善，公文處理操作也走向系統(tǒng)化，對(duì)公文處理人員提出了更高的要求，如何提升公文處理質(zhì)量也成為公文管理的重要關(guān)注點(diǎn)。

一、公文系統(tǒng)的發(fā)展背景

近年來，中國(guó)石化行業(yè)內(nèi)部的上中下、產(chǎn)供銷均在推行從嚴(yán)管理，并呈現(xiàn)出越來越嚴(yán)、越來越細(xì)的趨勢(shì)。伴隨著大環(huán)境的從嚴(yán)管理，本單位的管理模式也正逐步由精細(xì)管理向精益管理過渡。在此背景下，公文處理的數(shù)量呈現(xiàn)出明顯增多的趨勢(shì)(如圖1所示)，需提升公文處理的速度。

圖1 作者單位公文處理數(shù)量變化趨勢(shì)圖

根據(jù)集團(tuán)公司“更專業(yè)、更精心、更細(xì)致”的精細(xì)化管理要求，公文處理也提出“規(guī)范化、制度化、科學(xué)化”的管理要求，需要公文辦理更加“精準(zhǔn)化、高效化、痕跡化”。同時(shí)，公文辦理督辦機(jī)制、質(zhì)量事故問責(zé)機(jī)制，讓問責(zé)追責(zé)成為一種常態(tài)，需要形成一個(gè)封閉的規(guī)范的公文管理模式。

為了適應(yīng)上述變化需要，隨著計(jì)算機(jī)逐漸普及和現(xiàn)代通訊網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展，公文處理信息化操作應(yīng)運(yùn)而生。目前，公文處理信息化辦公日趨完善，已經(jīng)在整個(gè)行業(yè)推行，辦公終端實(shí)現(xiàn)了電腦、手機(jī)等多樣化處理方式，極大程度規(guī)范化了公文管理，并提高了公文處理效率。

二、公文系統(tǒng)的特點(diǎn)

公文系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的公文同紙質(zhì)文件一樣，具有法定權(quán)威性、作者和讀者的特定性、主旨的直白性、材料的真實(shí)性、程式的規(guī)范性、語言的嚴(yán)肅性、效用的時(shí)限性等特點(diǎn)。[1]同時(shí)，它的運(yùn)轉(zhuǎn)與操作相對(duì)于紙質(zhì)文件時(shí)期的公文處理運(yùn)作具有明顯的信息化特點(diǎn)。

(一)公文處理程序?qū)崿F(xiàn)了流程化和靈活化

本單位目前使用的公文系統(tǒng)是上層單位基于現(xiàn)行《公文處理細(xì)則》，嚴(yán)格按公文處理的運(yùn)轉(zhuǎn)流程進(jìn)行建立，因此，它滿足了將公文處理程序流程化。同時(shí)，公文系統(tǒng)的發(fā)文和收文流程除了固定的必經(jīng)流程，還配有選經(jīng)流程，可根據(jù)實(shí)際需要選擇，實(shí)現(xiàn)了公文處理程序靈活化。可有效解決公文處理無序問題。

(二)處理程序全程封閉化控制，實(shí)現(xiàn)了公文處理規(guī)范化

公文系統(tǒng)完全顯示工作流程走向和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，如可顯示處理人員及其處理文件的題名、文號(hào)、級(jí)別、類型、處理時(shí)間、狀態(tài)等，使公文處理處于一個(gè)完全封閉的流程管理中，實(shí)現(xiàn)了公文處理痕跡化，方便公文的督辦、催辦。

(三)公文全部上線，實(shí)現(xiàn)了公文管理統(tǒng)一化

所有收文、發(fā)文都必須進(jìn)入公文系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，可由文書統(tǒng)一控制運(yùn)轉(zhuǎn)，文書不僅對(duì)文件流程進(jìn)行統(tǒng)一管理，而且對(duì)所有文件實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一管理，文書可通過公文系統(tǒng)控制文件的流轉(zhuǎn)程序，也可對(duì)全部文件進(jìn)行統(tǒng)一管理，避免了多頭行文，管理混亂問題。

這樣的患者具備著起病突然、危重的特點(diǎn)，在這基礎(chǔ)上，患者一般都會(huì)出現(xiàn)煩躁不安、呼吸困難進(jìn)行性加重[3]。如果在這樣的情況下沒有及時(shí)解除呼吸道痙攣，進(jìn)行對(duì)癥處理，嚴(yán)重者會(huì)導(dǎo)致患者死亡等情況。總而言之，重癥哮喘合并呼吸衰竭的患者具備著情況嚴(yán)重、突然、緊急的特點(diǎn)，在急診搶救中必須要及時(shí)采取合理的臨床搶救手段，從而挽救患者生命。

(四)處理速度快，處理方式便捷

公文系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)快，節(jié)省了公文遞交、修正、制作時(shí)間等，提升了公文處理速度；辦公終端多樣化，如聯(lián)網(wǎng)的電腦、手機(jī)等均可處理公文，使得公文處理基本不受時(shí)空影響，打破了人和上班時(shí)間、辦公位的捆綁模式，提升了公文流轉(zhuǎn)速度。很大程度上解決了精細(xì)化管理帶來的公文處理量大的問題。

(五)無紙化辦公，降本增效效果顯著

公文處理的信息化，實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，不僅減少了紙張浪費(fèi)情況，節(jié)約成本，而且將部分工作人員從紙質(zhì)化辦公時(shí)代的繁瑣工作中解放出來，從單位勞動(dòng)力來說，也降低了成本，提高了工作效率，是管理工作更完善的體現(xiàn)。

三、公文處理人員應(yīng)如何提升公文處理質(zhì)量

公文系統(tǒng)是符合社會(huì)發(fā)展的先進(jìn)辦公手段，可有效提升公文處理的效率和質(zhì)量，但是，系統(tǒng)再先進(jìn)，也需要相關(guān)人員的操作，所以，公文處理人員需要全面提升綜合素質(zhì)。

(一)具備良好的意識(shí)與工作作風(fēng)是前提

“馬上就辦”是公文處理最需要的工作作風(fēng)，直接關(guān)系到公文處理的效率，體現(xiàn)公文處理人員對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，也就是責(zé)任心的問題。能否及時(shí)、準(zhǔn)確地將公文及時(shí)呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門，并適時(shí)將領(lǐng)導(dǎo)批示和意見轉(zhuǎn)達(dá)給相關(guān)人員或部門，將直接影響領(lǐng)導(dǎo)的決策質(zhì)量和實(shí)施效果。所以公文處理人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任心和使命感，以及馬上就辦的工作態(tài)度,以細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ黠L(fēng)格保障公文處理高效運(yùn)轉(zhuǎn)，才能提升公文處理的效率和質(zhì)量。[2]

(二)公文處理人員的個(gè)人素養(yǎng)是做好公文處理的基礎(chǔ)

1.公文處理人員需要全面掌握公文處理系統(tǒng)操作，同時(shí)，提升基本的公文素養(yǎng)

掌握公文處理系統(tǒng)操作需要公文處理人員熟悉公文處理知識(shí)，同時(shí)熟練掌握辦公軟件、電腦流程操作等。文書還需熟練應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)操作、公文系統(tǒng)后臺(tái)配置及流程操作等相關(guān)信息化操作技能；公文處理人員提升基本公文素養(yǎng)就是要提升寫作能力，公文處理人員要了解時(shí)事政治走向、正確理解行文意圖，注重行文提綱布局，把握行文時(shí)間節(jié)點(diǎn)和質(zhì)量之間的關(guān)系等，也就是政治素養(yǎng)要好、政策的理解和把握程度要強(qiáng)、知識(shí)面要廣、文字功底要好、對(duì)公文的格式規(guī)范了解程度要高。

2.公文處理人員對(duì)單位情況要熟悉了解

不僅要熟悉本單位機(jī)構(gòu)、人員，還需對(duì)單位管理狀況、行業(yè)動(dòng)向、國(guó)家相關(guān)政策等全面了解。只有全面熟悉單位內(nèi)部和外部情況，才清楚在上傳下達(dá)的公文中具體需要表現(xiàn)的公文意圖是什么，才能做出正確的行為指向。

3.加強(qiáng)規(guī)范執(zhí)行力度

文書要嚴(yán)格控制發(fā)文、格式和流程關(guān)。對(duì)不符合發(fā)文規(guī)范的一律不以制發(fā)、對(duì)不符合公文格式的一律不以制發(fā)、對(duì)不符合行文流程的一律不以制發(fā)；審核人作為公文流程的審核關(guān)卡，一定要審核到位，對(duì)公文的政策、內(nèi)容、校對(duì)、格式、流程、保密、印制等各方面進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保公文處理質(zhì)量。

(三)明確的擬辦意見是提高公文處理的關(guān)鍵

1.文書要做好審核工作，全程監(jiān)管公文走向

能否及時(shí)、準(zhǔn)確地將符合規(guī)范的公文及時(shí)呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門，并適時(shí)將領(lǐng)導(dǎo)批示和意見轉(zhuǎn)達(dá)給相關(guān)人員或部門，將直接影響領(lǐng)導(dǎo)的決策質(zhì)量和實(shí)施效果。這要求文書做好審核工作，同時(shí)做好公文流程監(jiān)管。在文件進(jìn)入流程前進(jìn)行嚴(yán)格檢查，確保公文質(zhì)量；在公文進(jìn)入流程后，做好文件工作預(yù)安排，提前與文件相關(guān)部門溝通，讓相關(guān)部門做到心中有數(shù)，以便為領(lǐng)導(dǎo)提供相應(yīng)回復(fù)；做好跟蹤督辦，對(duì)于急、重文件進(jìn)行專門督辦，切實(shí)掌握重點(diǎn)公文運(yùn)行的整體狀況，提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)效率，確保各項(xiàng)工作有效落實(shí)、順利開展。從而將每一份公文辦結(jié)，辦扎實(shí)，辦出高效率，辦出高質(zhì)量。[3]

2.擬辦人要明確填寫擬辦意見

寫好擬辦意見主要需做到 “四落實(shí)”，即落實(shí)牽頭部門，落實(shí)責(zé)任部門，落實(shí)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，落實(shí)責(zé)任人(質(zhì)量把關(guān)人、審查人)等。也就是擬辦人(辦公室主任、基層單位領(lǐng)導(dǎo))要謹(jǐn)慎來文內(nèi)容，全面把握行文意圖，把握文件時(shí)間節(jié)點(diǎn)，做到批示準(zhǔn)確無誤，特別是需要多個(gè)部門共同完成的工作，更需明確牽頭部門，配合部門，有不清楚的，需要與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人加強(qiáng)溝通交流。

3.辦理人要認(rèn)真負(fù)責(zé)的完成公文辦理

辦理部門負(fù)責(zé)人要在收文第一時(shí)間盡快安排并辦理相關(guān)工作，同時(shí)，將辦理意見(具體誰辦理、怎么辦理、什么時(shí)間辦理等)反饋相關(guān)人員，以加速文件的辦結(jié)。

(四)落實(shí)工作督辦機(jī)制是做好公文處理的保障

工作督辦系統(tǒng)是和公文系統(tǒng)綁定的一個(gè)系統(tǒng)，是按照擬辦、立項(xiàng)、交辦、催辦、辦結(jié)五項(xiàng)程序建立的運(yùn)行機(jī)制，可以按要求轉(zhuǎn)交分管領(lǐng)導(dǎo)，并進(jìn)行限時(shí)督辦，也可以按照工作督辦分類，根據(jù)不同的情況進(jìn)行督辦。可以根據(jù)需求對(duì)相關(guān)單位或者人員進(jìn)行時(shí)間節(jié)點(diǎn)控制的督辦提醒，能夠促進(jìn)各項(xiàng)工作的貫徹落實(shí)，是做好公文處理工作的保障。

四、結(jié)論

隨著管理需要和信息化進(jìn)程的不斷進(jìn)步，公文處理提升速度和質(zhì)量成為公文管理的迫切需求，公文系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了公文處理的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)了公文處理的封閉化、統(tǒng)一化、規(guī)范化管理，解決了公文處理量大的問題，處理方式不受時(shí)空限制，提高了公文處理效率；同時(shí)，對(duì)公文處理人員的個(gè)人素養(yǎng)也提出了更高要求，需要公文處理人員不斷學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)步，增強(qiáng)自身公文素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)，以保障公文處理工作保質(zhì)保量順利完成。