開創(chuàng)檔案信息化建設(shè)新局面的若干思考

■杜峰林/甘肅省甘南州衛(wèi)生學(xué)校

檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期檔案部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉。黨和國家十分重視信息資源開發(fā)利用工作，我們必須切實(shí)從各方面加大力度，予以重視。

第一，要把檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)工作納入科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。檔案信息化建設(shè)是一盤棋，要統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)分析，有計(jì)劃、有步驟地把檔案信息化的各項(xiàng)工作做好。要搞好工作布局，經(jīng)濟(jì)條件具備的地區(qū)檔案信息化可以先行一步，帶動(dòng)其他地區(qū)發(fā)展。要搞好工作規(guī)范，確保檔案信息化的各項(xiàng)工作按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范有序推進(jìn)，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長期可讀、便于共享。

第二，要通過檔案信息化整合，帶動(dòng)各項(xiàng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)科學(xué)系統(tǒng)工程，涉及到檔案工作的方方面面。檔案信息化的順利開展必須有良好的業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)，需要配備現(xiàn)代化的設(shè)備和相關(guān)人才，需要各部門通力合作。各級(jí)檔案部門要以開展檔案信息化工作為抓手，整合、帶動(dòng)各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的發(fā)展，使檔案事業(yè)各項(xiàng)工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。

第三，要確保檔案信息化建設(shè)的整體效益和質(zhì)量。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期任務(wù)，工作量非常大，一定要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，保證利用檔案信息的查全、查準(zhǔn)，力求檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全、可靠。同時(shí)要增強(qiáng)檔案安全意識(shí)，對(duì)于信息化條件下涉密檔案的開發(fā)利用，一定要把安全防范措施放在首位，對(duì)于那些密級(jí)較高的檔案，原則上不進(jìn)行數(shù)字化，可采取其他保護(hù)和復(fù)制措施。

作為領(lǐng)導(dǎo)及檔案人員應(yīng)該如何改進(jìn)檔案管理工作?

第一，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化檔案館，大致包括檔案館庫房建設(shè)，檔案館館藏建設(shè)，檢索工具建設(shè)，規(guī)章制度建設(shè)，專兼職檔案干部隊(duì)伍建設(shè)及檔案服務(wù)利用工作等等。繼續(xù)推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，提高檔案館計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。

第二，促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)。要建設(shè)數(shù)字化檔案館，首先要用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對(duì)檔案館中存儲(chǔ)的檔案包括紙制檔案，照片底片檔案，錄音，視頻檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ)，即進(jìn)行數(shù)字化檔案館館藏的建設(shè)。

第三，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。各部門向檔案館移交檔案時(shí)，要盡量做到同時(shí)移交機(jī)讀目錄。

第四，積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。有條件的檔案館應(yīng)通過接收電子檔案，對(duì)各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理等方法，積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字庫和多媒體，盡快實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

第五，加強(qiáng)電子檔案歸檔管理。檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求，加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，制定電子檔案管理辦法。最后實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化，信息存儲(chǔ)數(shù)字化，信息采集實(shí)時(shí)化，信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化。

檔案工作要在未來社會(huì)中占據(jù)一席之地，必須具備基本的信息競爭能力。而對(duì)此產(chǎn)生直接影響的關(guān)鍵因素之一，是檔案工作者的素養(yǎng)，尤其是信息素養(yǎng)。而素養(yǎng)的提高又主要體現(xiàn)在以下幾種能力的錘煉之中：

運(yùn)用信息工具的能力。這是信息時(shí)代必須放在首要位置的一種能力，檔案人員要注重自我完善，掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和運(yùn)用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。

檔案信息的獲取能力。長期以來，檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實(shí)體的收集，并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。而信息時(shí)代，社會(huì)將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評(píng)價(jià)檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

檔案信息的鑒定、評(píng)估能力。把有價(jià)值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作著的一項(xiàng)基本職責(zé)，也是利用者評(píng)價(jià)檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息量十分巨大，內(nèi)容十分龐雜，檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評(píng)估能力，對(duì)檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關(guān)的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

檔案信息的加工、提煉能力。信息社會(huì)，利用者需求的是“精要”信息，提供“原件”已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足利用者各類復(fù)雜的需求。這就要求檔案工作者提高對(duì)檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價(jià)值，從不同角度進(jìn)行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達(dá)到高效利用的目的。

總之，檔案管理工作是一門深?yuàn)W的學(xué)問，做好檔案工作是無止境的，檔案信息化建設(shè)也是一個(gè)循序漸進(jìn)和不斷探索的過程。檔案人員只有不斷提高素質(zhì)，不斷探索新路，才能夠使檔案事業(yè)不斷向前邁進(jìn)。

［1］呂晨燕，馮建軍.玉林市衛(wèi)生學(xué)校電子檔案管理的現(xiàn)狀與分析［J］.衛(wèi)生職業(yè)教育，2010（08）.

［2］韓小重.高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀分析及其對(duì)策［J］.晉城職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2011（04）.