關于加強煙草企業檔案管理工作的幾點思考

■舒俐君／湖南省邵陽市煙草公司

做好檔案管理工作，有利于煙草企業了解改革發展記錄，認真分析發展實際，以制定正確的發展規劃。但在全面深化改革的背景下，對煙草企業檔案管理工作提出了更高的要求，需要企業勇于探索、敢于創新，積極借鑒傳統管理經驗，利用新技術、新思想、新理念來指導檔案管理工作，確保檔案管理質量和效率。

一、淺析煙草企業檔案管理工作存在的不足

（一）缺少檔案管理工作的認識

很多煙草企業在運營階段，沒有正確認識到檔案管理工作的重要性，片面認為檔案管理工作僅是負責收集、整理文件材料，并不能為企業帶來實質效益。同時，還需要投入大量的人力、財力、物力，有些“得不償失”。另外，一些企業未能將檔案管理工作落實到基礎工作中，難以激發煙草企業檔案管理的活力，大多數檔案管理人員不知道為什么管理、怎樣管理，使得檔案管理質量受到了影響。

（二）缺少正確的檔案管理觀念

現階段，一些煙草企業仍在使用傳統的檔案管理方式，過于注重手工管理，包括資料的收集、歸檔、整理、分類、檢索、查閱等工作。這種管理方式存在很多的限制性問題，主要是因為在大數據背景下，企業所產生的數據信息量越來越多，手工管理模式難以滿足實際需求，檔案管理工作存在滯后性。同時，很多煙草企業缺少足夠的資金投入，導致檔案管理經費欠缺，未能及時更新設備，影響了檔案管理工作的正常開展［1］。

（三）檔案管理力量比較薄弱

大多數煙草企業缺少相對穩定、完善的檔案管理隊伍，主要表現在檔案管理工作缺少專職專崗，一般由相關人員兼職管理。同時，檔案管理人員崗位調動頻繁，使得檔案管理質量受到了影響。另外，煙草企業缺少完善的管理制度，導致檔案管理人員缺少約束性，工作隨意性比較強。

二、關于加強煙草企業檔案管理工作的幾點措施

（一）加強檔案管理工作的認識

檔案管理工作是企業管理工作的重要組成部分，有利于企業通過分析檔案來了解存在的問題，并及時進行解決，保障企業安全穩定的發展。因此，要求煙草企業提高檔案管理工作的重視程度，將其納入到年度發展戰略當中，以引起檔案管理人員和領導的重視。同時，要落實基礎管理工作，定期對檔案管理情況進行檢查，實施責任問責制，促使檔案管理工作向規模化方向發展。另外，在信息化技術的發展下，對檔案管理工作提出了更高的要求，加大了檔案管理工作的難度。因此，檔案管理部門應及時與上級領導進行溝通，報告工作中存在的困難，并進行相應的研究與探討，從而形成管理合力，以協調各方力量，擺脫煙草企業檔案管理工作中的限制問題，不斷提高管理質量和效率。

（二）樹立正確的檔案管理觀念

在大數據時代背景下，煙草企業每天產生的數據信息量越來越多，給檔案管理工作帶來了很大的難度，傳統的手工管理方式難以滿足企業的發展需求，對企業的發展造成了一定的影響。因此，需要煙草企業樹立正確的檔案管理觀念，以提升檔案管理質量和效率。例如，一是，加大信息化技術利用率，發展檔案管理信息化模式。要求煙草企業合理開發與應用檔案管理軟件，根據企業的實際發展需求來建立檔案數據庫，能有效提高檔案的傳輸、管理、分類、檢索、查詢等效率。二是，檔案管理人員應做好管理分類工作，對于重特大事件進行特殊管理，并采用全方位、多角度的方式來開發檔案資源，確保檔案資料的全面性與真實性，為企業制定發展決策提供檔案支撐。三是，傳統的紙質檔案存在易損壞、易丟失、易修改的特點，需要檔案管理部門創新檔案載體形式，發展電子檔案、影像檔案、光盤檔案等，以保障檔案管理的質量和安全性。

煙草企業應加大資金投入力度，以完善信息化設施，實現系統設備改造升級，從而滿足現代化企業檔案管理的需求。同時，有利于檔案管理部門改善檔案保管環境和條件，建立辦公用房、檔案庫、閱檔室三個空間。并在各個空間內購置防火、防潮、防盜等設備，不斷提高檔案管理質量。

（三）強化檔案管理力量

第一，煙草企業應建立完善的檔案管理隊伍，配置專人專職來進行檔案管理，以保障管理人員的穩定性、專業性。例如，一是，企業應聘請素質過硬、能力過強的專業人員來管理檔案，防止出現兼職管理的情況。二是，做好檔案業務培訓工作，一方面要聘請相關專家入企講座，引進先進的管理理念與技術，另一方面要做好組織培訓工作，不斷提高檔案管理人員的業務能力，全面提升檔案管理人員的素質水平［2］。

第二，煙草企業應強化制度建設工作，建立績效考核制、崗位責任制、獎懲制等制度，以約束員工的行為，促使其按照制度標準進行檔案管理。同時，還要加強法治建設工作，當出現惡意損壞、盜竊、泄露檔案行為時，應依法追究其法律責任，從而營造良好的檔案管理氛圍，確保檔案管理效果。

三、結語

綜上所述，煙草企業做好檔案管理工作，可記錄企業發展實際，并通過分析檔案來了解存在的不足，并制定相應的解決措施，推動企業安全穩定的發展。因此，需要企業加強檔案管理工作的認識、樹立正確的檔案管理觀念、強化檔案管理力量，以實現檔案管理工作的綜合價值。

參考文獻：

［1］王玉峰.煙草企業如何思考和建設企業文化［J］.商業文化,2006(16).

［2］趙鈺.關于檔案服務煙草企業文化建設的路徑思考［J］.城建檔案,2015(11):45～46.