關(guān)于加強(qiáng)煙草企業(yè)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

■舒俐君／湖南省邵陽(yáng)市煙草公司

做好檔案管理工作，有利于煙草企業(yè)了解改革發(fā)展記錄，認(rèn)真分析發(fā)展實(shí)際，以制定正確的發(fā)展規(guī)劃。但在全面深化改革的背景下，對(duì)煙草企業(yè)檔案管理工作提出了更高的要求，需要企業(yè)勇于探索、敢于創(chuàng)新，積極借鑒傳統(tǒng)管理經(jīng)驗(yàn)，利用新技術(shù)、新思想、新理念來(lái)指導(dǎo)檔案管理工作，確保檔案管理質(zhì)量和效率。

一、淺析煙草企業(yè)檔案管理工作存在的不足

（一）缺少檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

很多煙草企業(yè)在運(yùn)營(yíng)階段，沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，片面認(rèn)為檔案管理工作僅是負(fù)責(zé)收集、整理文件材料，并不能為企業(yè)帶來(lái)實(shí)質(zhì)效益。同時(shí)，還需要投入大量的人力、財(cái)力、物力，有些“得不償失”。另外，一些企業(yè)未能將檔案管理工作落實(shí)到基礎(chǔ)工作中，難以激發(fā)煙草企業(yè)檔案管理的活力，大多數(shù)檔案管理人員不知道為什么管理、怎樣管理，使得檔案管理質(zhì)量受到了影響。

（二）缺少正確的檔案管理觀念

現(xiàn)階段，一些煙草企業(yè)仍在使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，過(guò)于注重手工管理，包括資料的收集、歸檔、整理、分類(lèi)、檢索、查閱等工作。這種管理方式存在很多的限制性問(wèn)題，主要是因?yàn)樵诖髷?shù)據(jù)背景下，企業(yè)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息量越來(lái)越多，手工管理模式難以滿(mǎn)足實(shí)際需求，檔案管理工作存在滯后性。同時(shí)，很多煙草企業(yè)缺少足夠的資金投入，導(dǎo)致檔案管理經(jīng)費(fèi)欠缺，未能及時(shí)更新設(shè)備，影響了檔案管理工作的正常開(kāi)展［1］。

（三）檔案管理力量比較薄弱

大多數(shù)煙草企業(yè)缺少相對(duì)穩(wěn)定、完善的檔案管理隊(duì)伍，主要表現(xiàn)在檔案管理工作缺少專(zhuān)職專(zhuān)崗，一般由相關(guān)人員兼職管理。同時(shí)，檔案管理人員崗位調(diào)動(dòng)頻繁，使得檔案管理質(zhì)量受到了影響。另外，煙草企業(yè)缺少完善的管理制度，導(dǎo)致檔案管理人員缺少約束性，工作隨意性比較強(qiáng)。

二、關(guān)于加強(qiáng)煙草企業(yè)檔案管理工作的幾點(diǎn)措施

（一）加強(qiáng)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

檔案管理工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分，有利于企業(yè)通過(guò)分析檔案來(lái)了解存在的問(wèn)題，并及時(shí)進(jìn)行解決，保障企業(yè)安全穩(wěn)定的發(fā)展。因此，要求煙草企業(yè)提高檔案管理工作的重視程度，將其納入到年度發(fā)展戰(zhàn)略當(dāng)中，以引起檔案管理人員和領(lǐng)導(dǎo)的重視。同時(shí)，要落實(shí)基礎(chǔ)管理工作，定期對(duì)檔案管理情況進(jìn)行檢查，實(shí)施責(zé)任問(wèn)責(zé)制，促使檔案管理工作向規(guī)模化方向發(fā)展。另外，在信息化技術(shù)的發(fā)展下，對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，加大了檔案管理工作的難度。因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，報(bào)告工作中存在的困難，并進(jìn)行相應(yīng)的研究與探討，從而形成管理合力，以協(xié)調(diào)各方力量，擺脫煙草企業(yè)檔案管理工作中的限制問(wèn)題，不斷提高管理質(zhì)量和效率。

（二）樹(shù)立正確的檔案管理觀念

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，煙草企業(yè)每天產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息量越來(lái)越多，給檔案管理工作帶來(lái)了很大的難度，傳統(tǒng)的手工管理方式難以滿(mǎn)足企業(yè)的發(fā)展需求，對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成了一定的影響。因此，需要煙草企業(yè)樹(shù)立正確的檔案管理觀念，以提升檔案管理質(zhì)量和效率。例如，一是，加大信息化技術(shù)利用率，發(fā)展檔案管理信息化模式。要求煙草企業(yè)合理開(kāi)發(fā)與應(yīng)用檔案管理軟件，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需求來(lái)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，能有效提高檔案的傳輸、管理、分類(lèi)、檢索、查詢(xún)等效率。二是，檔案管理人員應(yīng)做好管理分類(lèi)工作，對(duì)于重特大事件進(jìn)行特殊管理，并采用全方位、多角度的方式來(lái)開(kāi)發(fā)檔案資源，確保檔案資料的全面性與真實(shí)性，為企業(yè)制定發(fā)展決策提供檔案支撐。三是，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在易損壞、易丟失、易修改的特點(diǎn)，需要檔案管理部門(mén)創(chuàng)新檔案載體形式，發(fā)展電子檔案、影像檔案、光盤(pán)檔案等，以保障檔案管理的質(zhì)量和安全性。

煙草企業(yè)應(yīng)加大資金投入力度，以完善信息化設(shè)施，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)設(shè)備改造升級(jí)，從而滿(mǎn)足現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理的需求。同時(shí)，有利于檔案管理部門(mén)改善檔案保管環(huán)境和條件，建立辦公用房、檔案庫(kù)、閱檔室三個(gè)空間。并在各個(gè)空間內(nèi)購(gòu)置防火、防潮、防盜等設(shè)備，不斷提高檔案管理質(zhì)量。

（三）強(qiáng)化檔案管理力量

第一，煙草企業(yè)應(yīng)建立完善的檔案管理隊(duì)伍，配置專(zhuān)人專(zhuān)職來(lái)進(jìn)行檔案管理，以保障管理人員的穩(wěn)定性、專(zhuān)業(yè)性。例如，一是，企業(yè)應(yīng)聘請(qǐng)素質(zhì)過(guò)硬、能力過(guò)強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)人員來(lái)管理檔案，防止出現(xiàn)兼職管理的情況。二是，做好檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，一方面要聘請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)家入企講座，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念與技術(shù)，另一方面要做好組織培訓(xùn)工作，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，全面提升檔案管理人員的素質(zhì)水平［2］。

第二，煙草企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化制度建設(shè)工作，建立績(jī)效考核制、崗位責(zé)任制、獎(jiǎng)懲制等制度，以約束員工的行為，促使其按照制度標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理。同時(shí)，還要加強(qiáng)法治建設(shè)工作，當(dāng)出現(xiàn)惡意損壞、盜竊、泄露檔案行為時(shí)，應(yīng)依法追究其法律責(zé)任，從而營(yíng)造良好的檔案管理氛圍，確保檔案管理效果。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，煙草企業(yè)做好檔案管理工作，可記錄企業(yè)發(fā)展實(shí)際，并通過(guò)分析檔案來(lái)了解存在的不足，并制定相應(yīng)的解決措施，推動(dòng)企業(yè)安全穩(wěn)定的發(fā)展。因此，需要企業(yè)加強(qiáng)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)、樹(shù)立正確的檔案管理觀念、強(qiáng)化檔案管理力量，以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的綜合價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

［1］王玉峰.煙草企業(yè)如何思考和建設(shè)企業(yè)文化［J］.商業(yè)文化,2006(16).

［2］趙鈺.關(guān)于檔案服務(wù)煙草企業(yè)文化建設(shè)的路徑思考［J］.城建檔案,2015(11):45～46.