淺析房地產權屬檔案的管理

文/陳之瑜

房地產權屬檔案是指房地產行政管理部門在房地產權屬登記、測繪、調查、轉移、變更等業務辦理工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的原始記錄和重要歷史憑證。伴隨著房地產市場中房屋交易日益增多，房地產權屬檔案的重要性日趨顯現，已經成為保障房地產權利人合法權益的關鍵憑證。

一、房地產權屬檔案的內容

房地產權屬檔案涉及千家萬戶的切身利益，是極為重要的民生檔案。據不完全統計，上海市自20世紀末重新恢復房產交易至今已累計形成房地產權屬檔案2100萬冊，已成為上海市房管專業檔案的重要組成部分。從房地產權屬檔案涉及的內容看，主要有四大類。

其一，房地產權利人、房地產權屬登記、確權、轉移、變更、設定他項權利等的證明和文件材料；

其二，房屋及房屋所占用的土地使用權權屬界定圖、房地產分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖等圖紙資料；

其三，房地產產權登記時產生的各種文件材料；

其四，反映和記錄房地產權屬狀況的各類聲像信息資料。

二、房地產權屬檔案的特性

房地產權屬檔案作為記錄房地產權屬信息的重要民生檔案，其自身的價值決定了它具有專業性強、動態性大、真實性高、完整性強、價值性久等五大特性。

（一）專業性強

房地產權屬檔案的專業性體現在它是由房地產行政主管部門在業務辦理時形成的專業檔案。房地產權屬檔案具有專業的管理辦法——權屬登記須“圖、卡、冊、檔”齊全，其中“圖”是指房地產平面圖等，“卡”是指房地產卡片，“冊”是指房產登記簿，“檔”是指房地產權屬管理過程中形成的文字材料。

（二）動態性大

房地產權屬檔案的動態性體現在其內容會隨著房屋產權的變動而變動。一套房屋從產生到滅失，會經過不斷地轉售、轉租、抵押、凍結等，權屬檔案真實地記錄了這些變化。這一特性也使房地產權屬檔案的管理具有復雜性。

（三）真實性高

房地產權屬檔案真實性體現在其記載的房屋所有權歸屬，是房屋產權最原始的憑證，是產權變化沿革的原始記錄，具有法律效應，是房地產行政管理部門和人民法院確認房屋產權、處理房地差糾紛的主要依據。

（四）完整性強

房地產權屬檔案完整性體現在權屬檔案是“房地結合”及“圖檔結合”的管理模式。“房地結合”是指房屋產權登記遵循房屋所有權和房屋所占土地使用權的權利主體一致。“圖檔結合”是指權屬檔案需將圖紙檔案與權屬檔案結合進行管理。

（五）價值性久

房地產權屬檔案的價值性體現為其記載的房地產價值性高。房地產屬于不動產，具有價值高、持有周期較長的特點，其在個人財產中占有極其重要的地位，是百姓重要的物權權益，關系到產權人的切身經濟利益。

房地產權屬檔案的特性，使其在房地產權屬登記、房地產交易、房地產糾紛仲裁、物業管理、房屋征收、稅務部門納稅等領域發揮著極其重要的作用。

三、上海房地產權屬檔案的管理現狀

（一）房地產權屬檔案數量與檔案管理專業人員數量、質量不匹配

房地產權屬檔案是房地產行政管理的核心與基礎，是重要的憑證性檔案，占全市房管專業檔案總數的95%以上。隨著法制建設的不斷完善以及群眾法制意識的不斷提高，在遇到有關房產糾紛的各類訴訟、仲裁案件時，人們都會運用法律武器維護自己的合法權益，此時房地產權屬檔案的憑證性、原始性、專業性、法律性等價值就得到了完全的體現。

自1995年《房地產登記條例》頒布以來，上海一直采用“房地一體”的登記體制，房地產權屬檔案多數集中在各區房地產交易中心或由各區檔案部門保管，呈多樣化、屬地化、分散式管理。許多檔案管理人員對權屬檔案的登記流程不熟悉，無法正確查證權屬檔案的質量，只是被動地交與收，使許多不符合歸檔要求的資料也混跡其中。專業檔案管理人員不僅要管理檔案，還要接待大量的檔案查閱人員，其人員數量和權屬檔案數量相比較匱乏。

（二）房地產權屬檔案保管期限鑒定不到位，導致庫房嚴重脹庫

目前，據上海房地產交易中心初步統計，全市現有房地產權屬檔案2100萬卷，并以每年15%的量遞增。由于房地產權屬檔案的特性，房管檔案保管部門多將其保管期限列為永久保存。隨著房地產市場交易的日益增加，房地產權屬檔案的數量也在劇增，但由于檔案管理部門沒有制定相關的鑒定銷毀制度，無法及時開展房地產權屬檔案鑒定銷毀工作，使存放房地產權屬檔案的庫房面積嚴重不足，這對房地產權屬檔案的管理方法提出了嚴峻的挑戰。

（三）房地產權屬檔案的管理模式，使檔案出現大量重復件

目前，房地產權屬檔案的整理實行“一號一卷”的模式。以房屋號為單位建檔，將權利人的所有登記檔案、變更、轉移、他項權利登記及注銷等資料集中存放，合并成一卷。由于缺乏統一的標準規范，其保管期限的認定缺乏明確性，以致檔案管理部門無法開展鑒定、銷毀工作，類似他項權利注銷、房屋征收注銷、房改房注銷等利用率較低的檔案資料占據了較大空間。此外，由于權屬登記業務部門辦理流程的需要，相關案卷中出現許多重復件，案卷自身量的膨脹，也在一定程度上造成了脹庫。

四、加強房地產權屬檔案管理的建議

（一）規范房地產權屬檔案的收集范圍，確保文件材料的完整、齊全

根據2001年建設部第101號令《城市房地產權屬檔案管理辦法》的規定，房地產權屬檔案管理部門應確保檔案中四大類文件材料的收集齊全，保證其真實性，要嚴格按照規定，對房地產權屬檔案的各種資料進行驗收，保證權屬檔案與權屬現狀相一致，以確保房地產權屬檔案的客觀、真實。

（二）改變現有房地產權屬檔案管理模式，對其進行“集約化”“動態化”管理

“集約化”管理是檔案管理機構為提高效率而采取的一種做法。“集”即“集中”，指集中人力、物力、財力、管理技術等要素，對房地產權屬檔案進行集中管理。“約”是指以節儉、約束、高效為價值目標，達到降低成本、高效管理的目的。上海市、區兩級的房地產交易部門應建立健全房地產權屬檔案全市統一的管理模式。隨著房地產市場的日益強大和日趨健康成熟地發展，交易過程中產生的權籍檔案也將有增無減。而權屬檔案數字化的開展，使房地產權屬檔案的影像件得到充分利用。在“加強管理、充分利用”的前提下，實現房地產權屬檔案統一管理、統一存放、統一查閱，從根本上解決當前權屬檔案多頭管理、零散存放、多部門查閱的管理體制問題。對利用率較低的房地產權屬檔案，如貸款結清的抵押房地產登記資料、已辦理房屋交接的預告房地產登記資料、已發生產權轉移的歷史房地產登記資料等，可以移交到全市統一的庫房進行存放，查閱時使用相關的影像件。

“動態化”管理是指以房屋單位為基本單位進行房地產權屬檔案的管理。有關該房屋的產權轉移、名稱變更、他項權利設立等都應該體現在這一盒檔案案卷中。房屋情況出現異動變更時，對其進行整合，歸入最初的權證號檔案中，并在其權證號的相應位置插入標識卡指引其去向。同時，根據整合的紙質檔案對應電子檔案進行相應的標注、修改，以便隨時能便捷地檢索到與實際相符的動態電子檔案。

（三）加強房地產權屬檔案的鑒定、銷毀工作

各級房管部門和交易管理機構應當切實加強房地產權屬檔案鑒定工作，從有利于發揮檔案的作用、便于

2.查封登記已解除滿5年；

3.地役權登記已注銷滿2年；

4.預告登記已注銷滿2年；

5.異議登記已注銷滿2年。

按照房地產權屬檔案的鑒定和銷毀條件，將已建立異地容災體系數據存放點完成房地產權屬檔案電子目錄、電子登記簿以及紙質檔案的數字化加工處理和異地保存工作的需銷毀的房地產權屬檔案，列入正式鑒定、銷毀程序。檔案的安全管理及應對突發事件出發，提高檔案案卷質量，優化檔案構造，有效精化館藏，降低管理成本。在國家尚未出臺具體標準前，房屋管理部門可會同各級檔案管理部門、理論研究機構先行試點，制定有關房地產權屬檔案管理技術規范與標準，從制度上規范房地產權屬檔案的歸檔范圍、保管期限、檔案鑒定等技術要點，可參照住建部《房地產登記技術規程》要求，制訂房地產權籍檔案鑒定銷毀范圍：

1.抵押權登記已注銷滿5年；

（四）利用信息化成果，彌補檔案整理立卷模式的不足

從檔案產生源頭抓起，精煉檔案材料，及時對房地產權屬檔案進行數字掃描，利用信息化手段，改變落后的立卷模式和排架方式，實行多方位快速檢索和動態管理，從業務部門登記收件環節起即剔除權屬檔案的重復件，從源頭把關，達到精簡檔案的目的。把房地產權屬檔案的管理和應用工作理順，加快權屬檔案影像資料的利用。同時，在范圍上做到全覆蓋權屬檔案影像資料，在時間上對權屬檔案的數字化做到及時、高效，并且做細、做深權屬檔案的影像資料工作，這樣房地產權屬檔案的管理和應用工作才能更上一個層次。同時，把紙質權屬檔案按條件有規劃地集中存放，在利用時使用影像件，以大大降低庫房的脹庫率，使權屬檔案的使用率、有效性都大大提高。

（五）加強庫房管理，使“八防”措施落實到位

1988年1月15日城鄉建設環境保護部印發的《城鄉建設檔案保管期限暫行規定》規定，城鄉房地產權屬檔案需永久保存。而保存房地產權屬檔案的庫房在技術管理方面要堅持“以防為主，防治結合”的原則，并做好防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等“八防”工作。要科學地安設溫濕度記錄儀表，配備去濕機，空調設備，設置消毒室或消毒箱，配置空氣過濾裝置，定期進行蟲霉檢查和處理，配備消防器材，安裝火警及防盜報警裝置，實施防盜措施等，以保證房地產權屬檔案有良好的保存環境。

房地產權屬檔案管理是房地產專業檔案管理范圍內一個極為重要的領域，涉及百姓民生。隨著社會經濟的進一步繁榮和法制的不斷完善，其管理理論、技術、方法都值得深入研究，需要檔案管理人員加強學習與研究，結合實踐、開拓創新，以負責、務實的態度開展交流與討論，積極制定相關的房地產權屬檔案管理性標準，改變和提升 “集約化”和“動態化”管理模式，充分利用現代科技，更大程度地發揮其在城市發展建設、社會民生服務、保護百姓切身利益、維護社會安定等各方面的作用。