辦公用品信息化管理模式

王芳 李紅

摘 要：傳統的辦公用品管理中，存在著諸多的浪費現象，并且，單位一般也缺乏規范的領用標準。公司可以通過限額的管理措施，以及完善的領用審批手續，并且引入辦公用品管理信息系統，為辦公用品的庫存管理建立電子賬單，力爭做到辦公用品管理的系統化、規范化、科學化、自動化，最終實現物品利用率最大化，節約資源，控制運行成本。

關鍵詞：辦公用品；管理信息系統；運行成本

1.前言：在各個領域中，隨著精益化管理、信息化建設的應用，單位內辦公用品管理也逐漸成為企業節能降耗、壓縮成本的一個重點。但是，在大多數企業中，目前仍然采用原始的手工做賬形式。在當今信息革命的浪潮中，顯然，傳統的記賬已經不能滿足高效率、快節奏的現代工作流程的要要。因此，設計并開發一套適合辦公用品信息管理的系統，加強日常生活中，辦公用品使用各環節的嚴格管控，降低單位的管理費用，并且，對各類信息進行詳細的統計與分析，對于提高辦公效率，規范辦公用品的管理，具有十分重要的現實意義。

2. 辦公用品使用及管理的現狀分析：

通過對單位辦公用品管理及使用情況進行調研與分析，了解到關于員工在日常辦公用品的使用方面態度、日常管理以及審批的模式均存在著很多問題，隨著時間的加長，辦公用品的浪費也越來越多。調查顯示，由于很多員工從來不關注辦公用品使用情況。因此，在日常辦公中，就存在著各種浪費以及不必要的損耗，同時，由于辦公用品領用制度的不完善、管理制度不規范、懲罰制度不明確，這就讓很多人鉆了空子等。

最為突出的一方面，就是紙張的使用存在巨大的浪費。雖然當下網絡技術的發展使得網上辦公越來越方便，然而，無紙化辦公依然在短時間內無法完全取代傳統的紙質辦公，在一些會議的場合，還要將文件打印出來，人手一份，在大型會議的場合更是需要準備多份，但是，紙質的文件在使用過后，通常不會進行回收重復的利用，這樣就導致每年存在大量的紙張浪費。而且，在文檔的修改或調整中，往往就會因為只有一個錯字，就廢棄所有打印好的文件，并且，這類文件基本都是單面使用，這就對辦公資源造成極大的浪費。傳統的鋼筆、圓珠筆由簽字筆所替代，中性筆通?？梢愿鼡Q筆芯繼續使用，但是也很少有人愿意去更換。大多數是由于沒有這樣的意識，多數員工都是直接領取簽字筆，卻很少有人領取筆芯，所以，基本上不去更換，小的浪費積少則成多，最終使得辦公用品的浪費問題也逐漸的浮出水面。其次，大多數單位也沒有規范的辦公用品領用標準，這就造成了單位辦公用品費用支出不固定，不斷地出現新的需求，導致辦公費用也不斷增加，同時，也使得企業的管理成本有所增加。

3.應對措施及建議：

隨著許多單位信息化建設的不斷發展，企業的使用信息系統進行管理勢在必行，單位通過引入辦公用品管理的信息系統，能夠增強辦公用品在各個環節的監管，并且大大的提高辦公用品工作的管理效率，從而提高企業的現代化管理水平，實現精益化管理。做到節省了人力物力，減輕了員工手工處理辦公用品的工作負擔，最終也必將產生經濟效益。

（1）限額管理：通過對以往使用量的分析，把每個人員工在一定時期內使用的辦公用品進行定額化或定量化，并且引入領用次數，以及領取總量的限額管理模式，對領取頻率高的物資，設置部門領取的最高限額。使得每個人從思想上認識到辦公用品的浪費的問題，可以真正做到相互監督，這樣就可以彌補辦公用品管理上的缺失。

（2）完善領用審批手續：針對不同的用戶，可以給予不同的權限，系統上的審批手續要更加嚴格、規范，減少隨意領用和重復領用。由于系統和庫存量的關聯，也將有效的減少無效領用的發生。

（3）建立辦公用品庫存管理電子賬單：辦公用品的采購、入庫、領取情況均錄入系統，并且生成報表，這樣更容易對數據進行統計與分析，能夠及時的發現問題，調整管理的思路?？梢灾庇^看到庫存現狀，實現對辦公用品余額信息進行查詢，并實時更新庫存情況，領用缺貨時形成缺貨登記表，明確采購的內容，有利于保持最優庫存。

4.辦公用品管理信息系統主要功能模塊：

主要實現功能包括以下幾個方面：物品的入庫信息管理，物品的領取信息管理，出庫信息管理以及查詢庫存信息。

（1）基本信息的管理功能：對人員、機構信息以及權限設置，辦公用品基本信息的查詢、添加、刪除和修改功能，根據所需要實現的，適當的添加或修改型號規格等信息。同時，維護部門及人員相關信息，把各部門領用限額進行體現。對用戶管理、日志管理等信息進行管理與維護，并能夠進行對應的權限管理及數據備份。

（2）入庫及庫存管理功能：把辦公用品進行分類并登記入庫，就可以隨時的查詢入庫辦公用品的基本信息資料。根據入庫的信息、領用的信息，自動更新辦公用品的庫存數據，最終實現對庫存情況的實時監控。當庫存不足的時候，生成缺貨單或采購單，以便管理員能夠根據缺貨單采購商品。

（3）辦公用品出庫領用功能：部門的內勤可以根據自己的需求，申請使用單位的辦公用品。同時，對所需的物品申請表進行修改，無法領用的生成缺貨登記表；部門的領導和分管領導使用領用管理界面對辦公用品的領用申請進行審批，就可以查看所需要領用的辦公用品品類信息以及庫存的信息，然后對是否領用給予批示；庫房管理員可以添加、修改、刪除、查詢辦公用品的出庫信息。除了根據用戶權限限制品種，還要限制申請的數量。

（4）辦公用品查詢及報表功能：系統的用戶能設定某個條件查詢一類或者某種產品庫存情況，并生成按部門、人員或辦公用品名稱排布的各類統計報表。在統計和查詢方面能夠支持單一條件查詢、多個條件組合查詢、模糊查詢和精確查詢四種方式。

5.結束語：

辦公用品的管理作為資產管理的一個重要的組成部分，如果對辦公用品進行有效的管理，就能夠使物品利用率最大化，節約資源，控制管理的成本。利用計算機來代替人工處理一些重復而且工作量大的工作，這樣不僅可以節約人力和資源成本，而且還能提高整個辦公用品管理工作的透明度，便于對辦公的監管和監督。從而使管理者使用更加便捷、數據更加準確、獲取更加及時，使其更規范化、科學化、人性化、網絡化。

參考文獻：

[1]周燦.關于辦公用品管理現狀及措施的探討[J].對策建議.2015（11）