信息時代下檔案管理工作的創新

摘 要：隨著信息時代的到來，各行各業都發生了一定的變化。作為一種重要的信息資源，檔案的管理也受到了影響，其管理工作也受到了各行業領域與企業的廣泛關注。而本文就是以信息時代為背景，淺談檔案管理工作的創新，以期能夠為有效落實檔案的管理工作提供可參考意見。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；創新

就檔案而言，這是我國的企業、機關部門、社會組織等單位進行社會活動記錄的原始材料，并通過圖片、文字、視頻等形式進行保存，以供查閱，也是一種非常重要的信息資源。而且，檔案管理也是一門非常重要的學科，隨著信息時代的到來，傳統的檔案管理就受到了信息技術所帶來的挑戰，為了更好地適應社會發展需求，檔案管理就需要實現創新。所以，以下本文將對信息時代下檔案管理工作的創新進行相應的探討。

一、信息時代下檔案管理工作實現創新的的必要性

隨著信息時代的到來，檔案管理就需要適應發展潮流實現創新，打破以往的管理模式，使用現代化的管理手段，促使管理工作朝著自動化的方面發展，以利于工作人員更方便地進行管理工作以及確保使用人員能夠及時獲取所需信息。檔案管理需要適應信息時代的發展需求，通過在線閱讀，使人們更便捷地獲取信息，以及使用信息技術，滿足人們網絡查詢的需求，從而提升工作效率。在信息時代下，檔案管理不僅會面臨著機遇，也會面臨著挑戰。信息時代下的檔案管理，不僅極大程度上方便了信息的整理與儲存，但對檔案管理的管理水平和工作效率也有著較高的要求。所以，就要求檔案管理的工作優化資源配置，實現物力、財力、人力地節省，從而更好地為企業單位服務。

二、檔案管理應用信息技術的優勢

就信息化檔案管理而言，就是要改變傳統的管理模式，使用信息技術，不斷地對檔案信息的收集、整理、保存等流程進行優化，信息技術的使用就會為檔案管理工作帶來很大的改變。在傳統的檔案管理中，檔案信息幾乎都是由圖片和文字所組成的，但信息技術的使用，檔案載體就發生了很大的改變，電子信息載體就會替代傳統檔案載體，而這也有效增加了信息地存儲量，使檔案管理更加地方便。信息技術的使用，使檔案查詢和使用更加地快捷，這就有效解決了檔案查找不便，使用流程較慢等問題了，在很大程度上就緩解了檔案管理者的工作壓力。通過互聯網，檔案的使用人員就可以在網上下載所需的信息資料，這樣就會有更快的查找速度，而且十分安全。使用者可以不受時間、空間、地域上的限制，隨時隨地下載檔案信息。信息技術可以使檔案之間聯系起來，促使檔案使用更加地靈活，從而加強檔案信息的價值。信息技術不僅可以讓檔案之間形成聯系，而且可以對檔案進行分類，促使檔案信息成為動態資源，以滿足使用的不同需求，從而發揮出更大的價值。

三、信息時代下檔案管理的特點

在信息時代，檔案管理工作需要充分應用信息技術實現檔案資源的收集、整理、保存等，而且檔案信息的使用服務過程。信息時代下的檔案管理主要具備這這些特點：首先，需要遵守我國檔案管理方面的法律法規；其次，檔案管理的實物保存轉變為電子檔案保存；還有就是在信息時代下，實現檔案管理的數字化與網絡化就可以提升檔案管理效率。

四、信息時代下檔案管理工作的現狀

在信息時代，信息技術就被廣泛應用，而這也為檔案管理提供了新的發展趨勢。但在信息時代，檔案管理工作中仍存在一些突出問題。首先，檔案管理的理念比較落后。在傳統的檔案管理中，會更加注重保管，沒有較強的實用性，而信息時代的檔案管理，就具備較強的實用性，這就要求檔案管理者具備較強的管理意識。其次，檔案管理模式比較滯后。在傳統的檔案管理中，會通過人工填寫進行儲存，這種保存方式缺乏及時性，而且資料檢索時間較慢，效率較低。最后，檔案管理的設計與規劃比較滯后。由于受到地域等方面的影響和限制，全國的檔案管理就沒有形成統一的規劃設計。另外，信息化檔案管理自身也存在變化因素，就很難實現一體化管理。

五、信息時代下檔案管理的創新策略

1、實現思想理念的創新。隨著時代的不斷發展進步，檔案管理的理念就首先需要實現創新，不僅需要在檔案的收藏管理上下功夫，還需要重視檔案使用的價值。在信息時代，就要求檔案管理能夠與時俱進，實現管理理念與方式的創新，不斷提升服務意識，提高服務質量。

2、實現服務方面的創新。首先，需要構建網絡服務平臺。在傳統的檔案管理中，主要使用人工的方式進行管理，而這樣就導致檔案查詢速度較慢，無法體現出較高的工作效率。通過構建網絡服務平臺，就可以為用戶提供更加方便的查詢服務。另外，需要建設自動化的檔案管理，主要是指對檔案進行電子資料的收集、整理和儲存，這樣就方便了用戶進行資料查詢，充分發揮出檔案的使用價值。

3、實現檔案信息數據庫的建設。由于我國步入了信息時代，各部門的管理工作都開始朝著信息化管理的方向發展，而實現信息化管理其中重要的環節就是建設檔案信息數據庫。但數據庫建設屬于一項長期、復雜的工程，在建設過程中就需要注重信息技術與管理工作的互相融合，根據檔案目錄庫，來形成可以進行檢索和查詢的數據庫，使檔案服務工作更加的便捷、高效。

4、實現檔案管理的數字化、現代化。當前，開展檔案管理工作，就需要結合時代的發展潮流，改變傳統的檔案保存方式，使用電子檔案保管，尤其是將檔案管理的信息化系統充分應用在檔案管理中，構建信息數據庫和網絡服務平臺，充分發揮出檔案的價值作用，以適應時代的發展需求。

5、全面提升檔案管理者的素質水平。對于企業的檔案管理工作來講，確保檔案管理者具備良好的素質水平是進行檔案管理的前提，所以，就需要全面提升檔案管理者的業務能力、綜合素質。可以進行培訓工作，要將水平高、素質高的人員安排在檔案管理的崗位上，并加強他們信息技術方面的培訓，使檔案管理者成為復合型人才，以利于檔案管理工作的開展。

六、結束語

總而言之，在信息時代，檔案管理工作不僅面臨著發展機遇，也會面臨著更多的挑戰，就就要求檔案管理實現創新，首先是要從思想理念的創新開始，提升服務意識，加強網絡服務平臺與信息數據庫的建設，從而更有效地提升檔案管理效率，使檔案管理能夠更好地服務于社會。以上就是本文對信息時代下檔案管理工作的創新所進行的全部研究分析，并提出這些淺顯意見，以期能夠為相關工作者和研究者帶來可參考意見。

參考文獻

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作者簡介

李亞敏（1989.03-），女，漢族，湖南省婁底市，檔案員，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。

（作者單位：湖南兵器長城機械有限公司）