淺談檔案信息化建設現狀、問題與對策

張珊珊

摘 要：檔案蘊含著豐富的經驗信息，為相關單位的后續發展起著一定的指導、借鑒作用。為此，當代人們逐漸重視檔案的信息價值，并積極進行檔案信息化建設工作。本文簡述了當今檔案信息化建設的現狀、問題及對策，以便為檔案信息化建設發展提供參考。

關鍵詞：檔案管理；信息化

檔案管理是各社會主體都較為重視的管理工作。到目前為止，檔案的信息化作用逐漸引起人們的重視，其信息化建設已得到初步發展。但在建設的過程中，其效率與質量受某些問題的影響，正處于緩慢上升狀態。

一、檔案信息化建設的現狀

（一）對檔案管理的重視度逐漸提升

近年來，隨著技術的不斷提升，信息化的發展已融入到各行各業之中。如何提升企業所獲得的信息安全性與可靠性成為人們關注重點話題。在此背景下管理者逐漸重視檔案的作用，受檔案建設的嚴謹性影響，檔案具備較多豐富有效的信息[1]。因此檔案信息化的作用逐漸突出，檔案信息化建設也從多角度展開。

（二）技術的發展為其建設提供支持

檔案信息化建設需要以一定的技術作為支持，從信息收集、信息整理、檔案管理、檔案使用等很多角度進行檔案信息化建設工作。當代電子信息技術的發展，提升了信息收集整理的工作效率，創新檔案管理方式，實現高效信息共享。因此，科技的發展為檔案信息化管理提供了有效的技術支持，促進信息化檔案建立的進一步實現。計算機網絡等數字化與信息化技術的應用，有效的保證了檔案信息化水平提高，為其進一步發展指明方向。

（三）檔案管理的信息化作用越發突出

社會各單位及部門多數建立起檔案資料信息庫，為其制定相關決策提供有效的參考，實現了管理決策的信息化與科學化。同時也反映出檔案信息化作用越來越突出。相關人員在進行決策的過程中越發重視對檔案信息的參考，提高決策的準確性與效率性。

（四）檔案管理系統促進檔案信息化

在技術發展的影響下，各級單位的檔案管理工作已由紙質存檔模式發展為現代信息化管理模式。利用計算機網絡建立檔案信息管理系統，促進檔案管理進步，更有助于檔案信息化使用，為檔案信息化建設提供有效途徑。

二、檔案信息化建設的問題

（一）重視度不足

雖然人們對檔案作用的重視度逐漸提高，但其對檔案信息化建設的重視度仍不足，導致其實際建設工作存在多種問題。一方面，人們需要檔案為其提供有效參考信息，另一方面，未改變傳統的檔案管理理念，使檔案管理仍處于傳統的管理模式中。造成檔案信息化無法滿足管理需求，降低人們對檔案信息化的重視度。

（二）檔案信息資源缺失

檔案信息化建設的基礎在于豐富完善的信息內容，否則檔案的信息職能將得不到有效發揮。就當前檔案信息化建設情況來看，其面臨最大的問題就是信息資源不完善，許多信息嚴重缺失。這導致檔案信息職能未得到完全發揮，其進一步建設難度較大。

（三）管理經費不足

人們在生產過程中管理經費多分配至生產資料的更新與完善，以此推動生產力的提升。這導致檔案管理的經費嚴重不足、檔案資料得不到完善、檔案管理技術無法提升、檔案信息提取與利用的水平有限。這些問題嚴重阻礙了檔案管理信息化建設水平，檔案的作用無法得到有效提升。

（四）檔案管理人員專業素質偏低

檔案管理人員管理專業素質的高低，會直接影響檔案信息化建設成果。而我國當前檔案管理人員隊伍建設的最普遍的現象為，管理人員幾乎非專業性人才，甚至部分人員學歷極低。這就導致管理人員檔案的重要性認識不足，未掌握所管理的檔案信息利用的有效方式，會降低管理的有效性。

（五）信息化建設技術落后

檔案信息化建設技術落后也是阻礙其進一步發展的關鍵因素，建設技術落后使檔案管理的模式未發生改變，從信息整理分析到最后的管理與分享都受到極大的影響。檔案信息化各項建設工作技術未得到提升，不利于對其信息的深入挖掘與利用，阻礙檔案信息職能的發揮。

三、檔案信息化建設的發展對策

（一）加強各級人員的重視程度

積極加強檔案信息技術化發展有效作用的宣傳工作，提升人們對檔案信息化建設工作的重視度。為此各級人員都應做好自身的宣傳工作，檔案管理人員應以一項檔案的信息內容為基礎進行整理分析，以此作為理論技術制定發展建議。然后將其傳達到領導手中，提高領導的重視度。而領導人員在充分重視該項工作后，應采取一定的措施提升整體員工對檔案信息化建設工作的重視度。

（二）完善檔案信息內容，豐富信息資源

定期對檔案的信息進行豐富與完善，保證信息的多樣性、全面性與準確性。通過各種手段不斷獲取更全面的信息。一方面通過實地收集，對前信息進行補充與完善；另一方面，利用現代化網絡技術收集更多的信息，對信息內容進行完善。無論采用哪種方式，都必須保證信息的真實性與準確性，以確保檔案的信息職能的有效發揮。

（三）適當增加管理經費

管理者應適當增加檔案信息化建設經費，為其各項工作的展開提供充足的資金支持。合理增加檔案管理建設經費，及時更新當前檔案信息化建設技術與系統，促進檔案信息化建設水平不斷不升。同時利用充足的經費擴大管理隊伍的整體素質與規模，建立專業化、高效率的檔案管理團隊，提高檔案信息化建設的人員隊伍水平。

（四）加強檔案管理人員素質培養

通過對管理人員進行的知識與技術的教育，培養出高素質的檔案管理人才，使其為檔案信息化建設工作做出貢獻。重視檔案管理人員的專業知識教育，提高其檔案管理綜合水平的同時，加強對其信息化技術的培養，使檔案管理人員掌握有效的檔案信息化建設技術，促進該項建設水平的進一步提升。

（五）創新檔案信息化建設技術

及時更新檔案信息化建設技術，以最先進的技術促進檔案信息化的發展。為此定期更新檔案管理信息系統，使系統的內容更加完善，更有效保障檔案信息職能的發揮。

結論：

當前人們對檔案信息化作用愈發關注，正利用各種先進技術促進檔案信息化發展。檔案信息化建設正處于發展階段，實際工作中存在較多問題阻礙其進步發展。相關人員必須加強對問題的有效處理，促進檔案信息化建設質量不斷提升。

參考文獻

[1]林靜.企業檔案管理信息化管理的問題與對策[J].城建檔案，2016，（5）：20-21.

[2]王靜霞.檔案信息化建設現狀、問題及對策[J].檔案天地，2014，（1）：48-49.

（作者單位：衡陽市委黨校）