企業檔案工作科學管理的方法

康青 李文婷

摘 要：隨著社會不斷進步，傳統的檔案管理工作已不適應新形勢的發展需要，轉變方向，拓寬思路，積極開發新的檔案信息資源，為社會服務已迫在眉捷。堅持以實用為中心為指導方針，拓寬檔案工作的思路，加大科研工作力度，科學地做好檔案管理工作，已成為關系到檔案事業發展所必須解決的重大課題之一，積極推進檔案管理的科學管理，成為當今檔案工作者認真研究的課題。

關鍵詞：企業檔案；科學管理；檔案管理

1.更新觀念、轉變方向，檔案工作必須適應新的形勢

提高整個社會的檔案意識，檔案工作者自身建設是關鍵。首先需有檔案工作者樹立起社會意識。檔案工作者長期處于封閉、半封閉的工作環境，大家安心工作，不怕苦、不怕累、不為名、不為利，勤勤懇懇、默默奉獻，但人們只講忠于職守、觀念陳舊、思想保守，沒有走出去，搞些社會活動，因此與社會的協調能力較遜、往往落后于形勢。

檔案工作亟待改變的有哪些呢？一是盡快改變封閉的局面，面向社會，積極參與社會活動，加強協調能力，為檔案工作拓寬道路，營造一個良好的社會環境，更好地為社會主義市場經濟服務；二是提高檔案工作人員的使命感和積極主動工作責任心，改變用人機制，充分發揮檔案工作者的作用，擴大服務領域，增加適合當前形勢的服務項目。開拓檔案工作的新局面，促進檔案事業的全面發展；三是強化對檔案工作者的專業培訓和知識教育。提高適應科學檔案工作的技能水平，培養一支具有效益和質量的年青的檔案生力軍，把他們培育成有較高業務素質，又具有較強的開拓創新意識的專業人員。只有這樣有步驟有計劃的培養人才、建設隊伍、才能更好地為新時期的檔案工作服好務。

2.利用電子信息技術，實現檔案網絡管理

首先，利用現有的檔案管理軟件，運用檔案各功能模塊，達到目錄級進而逐步達到文件級管理檔案。做好電子文件的整理工作，進一步提高單位檔案服務水平。作為檔案管理工作信息化的第一步，建立和完善電子文件將產生諸多優勢。一是電子文件的利用不再受“孤本”的限制，可以實現一份檔案同時供多人共享。二是電子檔案能夠被快速檢索。并能根據獲取的資料，擴大查詢范圍，隨時快速查詢新的資料，提高了檔案信息利用的全面性、系統性和時效性。三是電子文件可以通過計算機網絡進行遠距離傳輸，使異地傳輸、查閱利用更方便、更快捷，消除了利用者與檔案信息的距離，為跨地區查詢信息提供了便利的條件，實現了信息資源的共享。其次，有步驟地開展庫存檔案的數據庫系統建設，保證在將檔案資料完整地輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料變成數據資料，實現紙質檔案和電子檔案并存。

3.做好企業檔案的保管和保密工作

現在企業的檔案有兩種：一種是紙質檔案；一種是電子檔案，對這兩種檔案要加強保護和保密工作。首先要做好企業檔案的保護，特別是紙質檔案，保存企業檔案的庫房要防火、防盜、防高溫、防濕、防光、防蟲、防有害氣體、防塵，并經常對其進行通風，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現象及各類事故的發生；對企業電子檔案也要采取必要的措施，并加強信息保護。企業檔案工作中保密工作也是檔案管理工作中不可缺少的一個必要條件，檔案的借閱必須有審批，否則，任何人不能翻閱檔案。

4.要搞好檔案工作標準化、信息化建設

檔案工作信息化，是促進企業信息資源全面收集、整合、開發的重要基礎，通過檔案信息化建設，能夠實現對企業信息資源的集中管理，成千上萬倍地提高利用效率，全方位地支持企業決策和各級信息服務，潛在的經濟和社會效益難以估算。而檔案信息化的基礎是檔案工作的標準化，沒有經過標準化整理的檔案不可能實現信息化。檔案管理工作要步入正規化、法制化、標準化、信息化，要充分發揮檔案在企業經濟活動中的作用。

5.引入科學管理理念，開展檔案工作六步循環

為加強企業檔案工作，實現科學管理，結合管理學上PDCA工作法及現代過程管理，開展“檔案六步循環工作法”。

P-Plan：計劃，無論你做什么，首先要制定工作計劃；D-Do：行動，有了計劃就應該依據計劃立即行動；C-Check：檢查，依據計劃行動起來后，就要把行動的結果與計劃進行比較，檢查結果與計劃之間是否有偏差，查找原因；A-Action：修正，查找出原因，如果是行動偏離計劃，就要修正自己的行動，如果是計劃偏離了實際，就要修正計劃，返回到第一步，重復以上四步，直到完成工作。

現代過程管理，不再是簡單的過程監督和控制，它是一個四環節的人性化管理過程：有序化――目的化――自動化――合理化，充分調動人的積極性和主動性，最大程度地實現預期目標。

檔案六步循環工作法，以每一季度為一個工作循環，每循環分為“目標、措施、執行、考核、總結、交流”六個步驟，這里重點強調的是總結和交流：①總結。各級檔案人員要全面總結檔案工作的目標、措施、執行、考核情況，認真撰寫檔案工作的總結材料，仔細查找不足，總結經驗教訓，明確下步工作計劃，提出相關工作建議。通過總結檔案工作人員可以無形中提高寫作水平，能在有意無意中謀取領導對檔案工作的支持，同時也可為以后的工作材料提供素材。②交流。要通過單位內部專兼職檔案員之間、本系統各單位之間及全國兄弟單位之間的廣泛交流，達到互通有無、共同提高的目的。通過交流，及時選樹典型，推廣先進經驗，切實加強各級檔案工作的溝通、交流與培訓，強化監督指導與信息反饋，不斷打造出檔案工作亮點，以點帶面，促進檔案工作的全面發展。

6.建立一支適應新形勢的檔案工作隊伍

計算機系統的現代化設備導入檔案領域使檔案工作自動化飛速的發展，檔案工作者亟待解決的是學會計算計的操作，更需要提高對數據庫網絡和文件信息有個清晰的認識。當前，檔案工作現代化管理僅限于檢索和標引著錄過度時期，過去，檔案人員對計算機知識了解太少，不能充分發揮各種軟、硬件的作用，制約了檔案工作現代化的發展。國家要想充分發揮作用，調動廣大檔案工作人員的積極性，必須對現有的在崗人員進行系統的相關計算機知識的培訓。同時，對其人員進行要立足現在、面對將來、教材選擇要具有鮮明檔案工作特點的檔案信息處理，檔案數據庫，結構和儲存方法，機讀檔案檢索方法，檔案計算機管理系統的開發，信息網絡及實用檔案管理軟件操作等方向發展。教育的重點是提高機關、事業單位、企業等檔案管理人員的業務和管理能力，推進檔案管理現代化健康的發展。

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（作者單位：南京市交通投資建設控股（集團）有限責任公司）