論高校服務(wù)型檔案館的建設(shè)

楊文文

【摘要】高校檔案館存放的資料記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程和重大事件，是一部學(xué)校的發(fā)展史，讓學(xué)生及教職員工了解高校的歷史文化，繼而發(fā)揮借鑒、傳承、發(fā)揚(yáng)高校的傳統(tǒng)精神的重要意義。本著以史為鑒、以史明志的目的，高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)高校檔案館的建設(shè)也越來(lái)越重視，越來(lái)越強(qiáng)調(diào)建設(shè)服務(wù)型檔案館的概念。本文即通過(guò)分析目前檔案館存在的問(wèn)題，進(jìn)而提出相應(yīng)的建議。

【關(guān)鍵詞】高校；服務(wù)型；檔案館；建設(shè)

高校檔案館，一般會(huì)保存學(xué)生、教職員工檔案、教案及重要的文書(shū)等，有著豐富的館藏功能，對(duì)學(xué)生的深造、求職，教職員工的晉升、選任，以及學(xué)校重大事件的記錄與發(fā)掘，都有極其重要的作用。

一、高校檔案館工作中現(xiàn)存的問(wèn)題

（一）檔案意識(shí)欠缺，管理體系不夠完善。大部分高校從領(lǐng)導(dǎo)層面起就不夠重視檔案館建設(shè)，對(duì)檔案館作用認(rèn)識(shí)不足，管理精力不夠，往往會(huì)習(xí)慣性把較多精力、資金都投入到產(chǎn)出高、見(jiàn)效快的科研項(xiàng)目上，著重提高學(xué)校的聲譽(yù)，而對(duì)默默無(wú)聞的檔案館建設(shè)則關(guān)注力度不夠，更不可能有完善的管理體系。在具體管理上沒(méi)有責(zé)任到人，檔案出現(xiàn)問(wèn)題不知道該找誰(shuí)。在管理人員收集檔案材料時(shí)也不夠重視，對(duì)填寫(xiě)的真實(shí)性并未反復(fù)核實(shí)，甚至?xí)袡n案缺失的情況。

（二）管理員服務(wù)意識(shí)淡薄。因?yàn)闄n案館管理工作不容易出成績(jī)，大部分正當(dāng)壯年的教職員工不愿意接受檔案管理工作，學(xué)校也不愿意把人才資源浪費(fèi)在沉悶的檔案管理上，因此，很多學(xué)校的檔案管理員是社會(huì)上來(lái)領(lǐng)一份閑職的退休人員，并非檔案專(zhuān)業(yè)，很多素質(zhì)跟不上，不會(huì)進(jìn)行檔案處理數(shù)字化工作，整理檔案時(shí)丟三落四，并沒(méi)有把檔案管理當(dāng)作一份嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鱽?lái)對(duì)待，服務(wù)意識(shí)更加缺乏。

（三）檔案管理方式落后。相對(duì)于很多高校多媒體網(wǎng)絡(luò)教室的建立，檔案館卻往往還停留在人工操作狀態(tài)：一方面，學(xué)校對(duì)檔案館的資金投入不夠，而檔案館數(shù)字化需要大量的資金去購(gòu)買(mǎi)相應(yīng)設(shè)備及聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員建立、維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)；另一方面，大量檔案的接收、審核等需要各部門(mén)配合，因查詢(xún)方式過(guò)于落后，只能人工手動(dòng)查詢(xún)，花費(fèi)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，很難再有多余時(shí)間進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)；而且，因?yàn)榍捌诘墓芾硎侄吻啡保瑢?duì)檔案的保存不當(dāng)，導(dǎo)致部分檔案殘缺、分類(lèi)有誤，需要重新修復(fù)，對(duì)數(shù)字化管理造成了一定難度。

（四）服務(wù)方式不夠主動(dòng)。傳統(tǒng)的工作模式是檔案查詢(xún)者自行來(lái)檔案館查找資料，在查找遇到困難時(shí)再去詢(xún)問(wèn)管理人員，但查詢(xún)者往往對(duì)具體事項(xiàng)不了解，需要管理人員反復(fù)解釋?zhuān)速M(fèi)了大量的時(shí)間。如檔案館能提供主動(dòng)服務(wù)，通過(guò)宣傳讓大家都能了解檔案館的功能，讓查詢(xún)者了解詳細(xì)情況后再查找，則會(huì)節(jié)省時(shí)間，而且效果更好。

二、關(guān)于建立服務(wù)型檔案館的策略

（一）加強(qiáng)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)。科學(xué)、合理的分工。根據(jù)檔案管理人員不同的組成，各自的特點(diǎn)，進(jìn)行合理分工。如年紀(jì)較大的館員，在檔案館工作時(shí)間較長(zhǎng)，對(duì)館藏較了解，可以做審卷、登記、裝訂等分類(lèi)整理工作，年紀(jì)輕的館員，學(xué)習(xí)能力較強(qiáng)，對(duì)計(jì)算機(jī)等新事物接受較快，可以將分類(lèi)、裝訂好的館藏卷進(jìn)行掃描，或者直接將內(nèi)容輸入電腦中，完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，并兼顧查詢(xún)服務(wù)。這樣，每名館員都可以利用自己的優(yōu)勢(shì)與同事合作，最大化提高工作效率。專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。學(xué)校應(yīng)撥調(diào)部分資金，專(zhuān)門(mén)用于館員的專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，檔案方面期刊的訂閱，到友鄰單位參觀，互相取長(zhǎng)補(bǔ)短等。同事之間發(fā)現(xiàn)問(wèn)題也要加強(qiáng)溝通，共同解決問(wèn)題，通過(guò)學(xué)習(xí)得到的前沿理論也需要和同事分享，在共同學(xué)習(xí)中提高。

（二）完善檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案的數(shù)字化處理是一項(xiàng)繁重、復(fù)雜、耗時(shí)長(zhǎng)的巨大工程，可以按年份先后順序，計(jì)劃在一定時(shí)間內(nèi)逐步完成，在制定計(jì)劃時(shí)需對(duì)具體流程有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以免在具體整理中手忙腳亂。工作流程需明確，主要有登記、拆卷、修復(fù)、錄入目錄保存、掃描、備份，以及審核無(wú)誤后重新裝訂成冊(cè)，入庫(kù)保存，其中，每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)設(shè)置固定人員，責(zé)任到人，以免分工不明。

（三）加強(qiáng)對(duì)檔案館的宣傳。1.完善網(wǎng)站建設(shè)。檔案館的官網(wǎng)首頁(yè)即詳細(xì)表明檔案館的具體功能，如能提供哪些服務(wù)，具體服務(wù)方式，常見(jiàn)問(wèn)題，查檔具體手續(xù)流程等，簡(jiǎn)潔明了，一目了然，為用戶(hù)提供了方便，也減少了浪費(fèi)在無(wú)頭緒詢(xún)問(wèn)的時(shí)間。2.熱線(xiàn)電話(huà)。可以設(shè)立專(zhuān)門(mén)的熱線(xiàn)電話(huà)，明確查詢(xún)服務(wù)時(shí)間。工作人員需及時(shí)接聽(tīng)電話(huà)，做好記錄，有查詢(xún)結(jié)果時(shí)需及時(shí)反饋給用戶(hù)；工作人員需事先熟悉各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，以便準(zhǔn)確回答用戶(hù)的問(wèn)題，提供必要的幫助。借助各種平臺(tái)。根據(jù)人們常用的平臺(tái)方式宣傳、查詢(xún)，如可以建立微信平臺(tái)，申請(qǐng)自己的二維碼，在平臺(tái)上發(fā)布檔案館實(shí)時(shí)信息，用戶(hù)查詢(xún)時(shí)可以通過(guò)平臺(tái)直接上傳查詢(xún)需要的證件信息等，進(jìn)一步為用戶(hù)提供了便利。

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