論高校服務型檔案館的建設

楊文文

【摘要】高校檔案館存放的資料記錄了學校的發展歷程和重大事件，是一部學校的發展史，讓學生及教職員工了解高校的歷史文化，繼而發揮借鑒、傳承、發揚高校的傳統精神的重要意義。本著以史為鑒、以史明志的目的，高校領導對高校檔案館的建設也越來越重視，越來越強調建設服務型檔案館的概念。本文即通過分析目前檔案館存在的問題，進而提出相應的建議。

【關鍵詞】高校；服務型；檔案館；建設

高校檔案館，一般會保存學生、教職員工檔案、教案及重要的文書等，有著豐富的館藏功能，對學生的深造、求職，教職員工的晉升、選任，以及學校重大事件的記錄與發掘，都有極其重要的作用。

一、高校檔案館工作中現存的問題

（一）檔案意識欠缺，管理體系不夠完善。大部分高校從領導層面起就不夠重視檔案館建設，對檔案館作用認識不足，管理精力不夠，往往會習慣性把較多精力、資金都投入到產出高、見效快的科研項目上，著重提高學校的聲譽，而對默默無聞的檔案館建設則關注力度不夠，更不可能有完善的管理體系。在具體管理上沒有責任到人，檔案出現問題不知道該找誰。在管理人員收集檔案材料時也不夠重視，對填寫的真實性并未反復核實，甚至會有檔案缺失的情況。

（二）管理員服務意識淡薄。因為檔案館管理工作不容易出成績，大部分正當壯年的教職員工不愿意接受檔案管理工作，學校也不愿意把人才資源浪費在沉悶的檔案管理上，因此，很多學校的檔案管理員是社會上來領一份閑職的退休人員，并非檔案專業，很多素質跟不上，不會進行檔案處理數字化工作，整理檔案時丟三落四，并沒有把檔案管理當作一份嚴謹的工作來對待，服務意識更加缺乏。

（三）檔案管理方式落后。相對于很多高校多媒體網絡教室的建立，檔案館卻往往還停留在人工操作狀態：一方面，學校對檔案館的資金投入不夠，而檔案館數字化需要大量的資金去購買相應設備及聘請專業人員建立、維護數據庫；另一方面，大量檔案的接收、審核等需要各部門配合，因查詢方式過于落后，只能人工手動查詢，花費時間過長，很難再有多余時間進行數字化建設；而且，因為前期的管理手段欠缺，對檔案的保存不當，導致部分檔案殘缺、分類有誤，需要重新修復，對數字化管理造成了一定難度。

（四）服務方式不夠主動。傳統的工作模式是檔案查詢者自行來檔案館查找資料，在查找遇到困難時再去詢問管理人員，但查詢者往往對具體事項不了解，需要管理人員反復解釋，浪費了大量的時間。如檔案館能提供主動服務，通過宣傳讓大家都能了解檔案館的功能，讓查詢者了解詳細情況后再查找，則會節省時間，而且效果更好。

二、關于建立服務型檔案館的策略

（一）加強檔案管理人員專業素質培訓。科學、合理的分工。根據檔案管理人員不同的組成，各自的特點，進行合理分工。如年紀較大的館員，在檔案館工作時間較長，對館藏較了解，可以做審卷、登記、裝訂等分類整理工作，年紀輕的館員，學習能力較強，對計算機等新事物接受較快，可以將分類、裝訂好的館藏卷進行掃描，或者直接將內容輸入電腦中，完善數據庫建設，并兼顧查詢服務。這樣，每名館員都可以利用自己的優勢與同事合作，最大化提高工作效率。專業培訓。學校應撥調部分資金，專門用于館員的專業學習培訓，檔案方面期刊的訂閱，到友鄰單位參觀，互相取長補短等。同事之間發現問題也要加強溝通，共同解決問題，通過學習得到的前沿理論也需要和同事分享，在共同學習中提高。

（二）完善檔案數字化建設。檔案的數字化處理是一項繁重、復雜、耗時長的巨大工程，可以按年份先后順序，計劃在一定時間內逐步完成，在制定計劃時需對具體流程有統一標準，以免在具體整理中手忙腳亂。工作流程需明確，主要有登記、拆卷、修復、錄入目錄保存、掃描、備份，以及審核無誤后重新裝訂成冊，入庫保存，其中，每個環節都應設置固定人員，責任到人，以免分工不明。

（三）加強對檔案館的宣傳。1.完善網站建設。檔案館的官網首頁即詳細表明檔案館的具體功能，如能提供哪些服務，具體服務方式，常見問題，查檔具體手續流程等，簡潔明了，一目了然，為用戶提供了方便，也減少了浪費在無頭緒詢問的時間。2.熱線電話。可以設立專門的熱線電話，明確查詢服務時間。工作人員需及時接聽電話，做好記錄，有查詢結果時需及時反饋給用戶；工作人員需事先熟悉各項業務流程，以便準確回答用戶的問題，提供必要的幫助。借助各種平臺。根據人們常用的平臺方式宣傳、查詢，如可以建立微信平臺，申請自己的二維碼，在平臺上發布檔案館實時信息，用戶查詢時可以通過平臺直接上傳查詢需要的證件信息等，進一步為用戶提供了便利。

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