淺談加強基礎(chǔ)檔案建設(shè)更好的為企業(yè)服務(wù)

畢衛(wèi)堃

【摘要】檔案基礎(chǔ)建設(shè)是檔案工作的基石，只有打牢這個基礎(chǔ)，檔案工作才能更好為社會進步和經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)，檔案事業(yè)發(fā)展才有后勁，才能更好的為企業(yè)服務(wù)。本文就如何加強檔案基礎(chǔ)建設(shè)進行了闡述。

【關(guān)鍵詞】檔案 建設(shè) 服務(wù)

黨的“十八大”以來，中央基于新形勢、新理念、新特點，做出“新常態(tài)”的重大戰(zhàn)略判斷，同時，對檔案工作也提出了新的更高的要求，尤其是在信息化建設(shè)發(fā)展的今天，基礎(chǔ)檔案建設(shè)應(yīng)作為企業(yè)檔案管理的核心和基石，利用現(xiàn)代化手段開展基礎(chǔ)檔案工作，實現(xiàn)檔案管理和信息資源的有效開發(fā)利用，更好地為企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。如何能在現(xiàn)代化管理的整體環(huán)境下，開展基礎(chǔ)基礎(chǔ)檔案建設(shè)，我將從以下幾個方面做詳細(xì)闡述。

一、檔案工作的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段我國檔案管理工作在技術(shù)和效率上得到了明顯的提高，解決了以往工作中存在的許多難題。近幾年國家經(jīng)濟飛速發(fā)展，文書檔案管理工作的進一步發(fā)展也離不開經(jīng)濟的支持。目前文書檔案管理部門還加強了對工作人員的管理，加強了文書檔案管理人員對工作責(zé)任的認(rèn)識，保證了文書檔案管理工作的有效進行，因此，基礎(chǔ)檔案建設(shè)是實現(xiàn)檔案的快速發(fā)展的基礎(chǔ)。

二、加強檔案基礎(chǔ)建設(shè)

在信息化建設(shè)發(fā)展的今天，檔案基礎(chǔ)建設(shè)顯得尤為的重要，首先，加強領(lǐng)導(dǎo)，為能將檔案工作的規(guī)范、有序的開展，應(yīng)將檔案工作納入主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的崗位責(zé)任制，落實崗位職責(zé)。要充分認(rèn)識檔案工作對企業(yè)改革發(fā)展的重要作用，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入本單位的工作計劃和發(fā)展規(guī)劃。確保開展檔案工作所需人員、經(jīng)費的落實，應(yīng)為企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展提供人才支撐和物質(zhì)保證。其次，強化檔案基礎(chǔ)建設(shè)。基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是檔案現(xiàn)代化管理的基石。基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)水平的高低也是檔案館考評定級的主要條件。做好檔案年度立卷接續(xù)工作，徹底消除室藏積存零散檔案未整理現(xiàn)象，及時糾正檔案整理質(zhì)量問題。要提高檔案管理的水平就必須實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進行工作。最后，加強檔案干部隊伍建設(shè)。檔案事業(yè)發(fā)展正處于關(guān)鍵時期，大量的新情況、新問題需要我們?nèi)ヌ接懀ソ鉀Q，在這種新形勢、新任務(wù)面前，加強檔案干部隊伍建設(shè)，提高檔案干部隊伍素質(zhì)尤為重要。因此，我們要提高其政治素質(zhì)、文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。強化檔案培訓(xùn)。開展多角度、多方位、多層次的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，強化檔案管理人員的基本功訓(xùn)練。同時，加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高工作水平。認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)基本知識，做到精益求精；虛心學(xué)習(xí)發(fā)達(dá)地區(qū)的先進經(jīng)驗和好的做法，做到相得益彰；以開拓創(chuàng)新的精神探索適應(yīng)新形勢新任務(wù)需要的檔案工作的新舉措，做到與時俱進。檔案管理人員要學(xué)習(xí)與掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化設(shè)備的實踐技術(shù)、電子計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)等，運用科學(xué)的方法和技術(shù)管理檔案，以實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，促進檔案工作的發(fā)展跟上當(dāng)今時代的節(jié)拍。

三、基礎(chǔ)檔案的建設(shè)有利于實現(xiàn)檔案基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

檔案的基礎(chǔ)建設(shè)是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的前提條件和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案的基礎(chǔ)建設(shè)必須一步一個腳印的從基礎(chǔ)工作做起。首先，是實現(xiàn)基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，例如：應(yīng)建立檔案著錄和檔案索引的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，才能建立一個統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫，才能實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化檢索，實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化，這是建設(shè)基礎(chǔ)檔案的基礎(chǔ)工作。其次，是按照國家和地區(qū)檔案管理的各項行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，建立了一套符合企業(yè)自身實際、反映企業(yè)自身特色的檔案科學(xué)管理系統(tǒng)。同時在國家關(guān)于企業(yè)檔案工作實現(xiàn)科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)化管理的政策倡導(dǎo)下，建立、完善了一套科學(xué)的檔案管理體系，在軟硬件建設(shè)上齊頭并進，進一步完善基礎(chǔ)檔案的基礎(chǔ)管理工作，這是基礎(chǔ)檔案建立的基石。

四、提高思維意識，堅持檔案建設(shè)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同步進行

文書是檔案的前身，檔案是文書的歸宿，檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來。基礎(chǔ)檔案又是通過紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化過來的，因此，公文在制發(fā)形成過程中質(zhì)量如何，不僅會直接影響到檔案的質(zhì)量，而且也決定檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量問題。提高檔案的實體質(zhì)量，對基礎(chǔ)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化具有重要的意義。其中，住宅集團在發(fā)展過程中形成了一套相對完備的公文處理流程。有自己完成的一套OA辦公自動化系統(tǒng)，無紙化辦公成為集團公文管理的一大優(yōu)勢，無紙化辦公一方面無需傳統(tǒng)紙質(zhì)載體，通過局域網(wǎng)系統(tǒng)的逐級傳送，減少了文件實際傳閱辦理過程中的諸多不便和各種隱患，使企業(yè)的各類文件的存儲、歸檔、調(diào)閱實現(xiàn)了無紙化管理。通過辦公自動化建設(shè)，完成了覆蓋文書、會計、合同、照片、錄音錄像等各類檔案的數(shù)字化工作，基礎(chǔ)檔案建設(shè)已初步建立，有效提高了檔案收集整理工作的效率，大大的縮短了檔案查閱時間。

五、不斷創(chuàng)新基礎(chǔ)檔案管理手段，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

檔案離不開現(xiàn)代化的管理手段、依靠這些科學(xué)手段是實現(xiàn)基礎(chǔ)檔案管理的必由之路。隨著計算機技術(shù)與通信技術(shù)的快速發(fā)展，電子文件作為現(xiàn)行文件的主要形式提到了新的高度。電子文件如何實現(xiàn)安全、有效的保管利用成為基礎(chǔ)檔案建設(shè)的一個重要課題，對于電子文件，實現(xiàn)完整、便捷的讀取是關(guān)鍵，而維護電子文件載體的安全則是基本，因此要做好電子文件的及時備份、防毒工作；要對文件進行定期整理；做好電子檔案的授權(quán)、有效的控制、修改更換、電子文件簽署以及系統(tǒng)安全問題等。計算機檢索系統(tǒng)要做好定期更新，對應(yīng)用軟件做到及時升級換代，要把確保系統(tǒng)運行的穩(wěn)定和安全放在首要位置。

新時期的基礎(chǔ)檔案工作建設(shè)要充分實現(xiàn)自身價值，發(fā)揮現(xiàn)實效益，就必須圍繞著企業(yè)實際需要提供服務(wù)，利用檔案資源為企業(yè)的改革和發(fā)展提供第一手材料，使基礎(chǔ)檔案管理工作逐步向深層次、高標(biāo)準(zhǔn)方向發(fā)展，更好地為企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)和管理工作服務(wù)。

因此，基礎(chǔ)檔案管理是信息時代發(fā)展的基礎(chǔ)，在數(shù)字化管理的過程中，仍然離不開檔案管理的基礎(chǔ)性工作，只有扎扎實實做好檔案管理的基礎(chǔ)性工作，才能確保檔案信息資料的嚴(yán)格、準(zhǔn)確、全面。檔案管理人員要不斷地學(xué)習(xí)和進步，了解掌握信息時代的特點，加強科技學(xué)習(xí)、管理研究及熟練操作技術(shù)。這樣才能在信息化時代的大潮中，胸有成竹地全面管理和科學(xué)化操作檔案管理技術(shù)，提高檔案管理工作質(zhì)量，實現(xiàn)管理技術(shù)和檔案工作的創(chuàng)新型發(fā)展，更好的為企業(yè)服務(wù)。