淺談信息系統(tǒng)開發(fā)與提升水利檔案管理水平的關(guān)系

溫順紅

摘 要：隨著信息化技術(shù)的不斷深入，信息系統(tǒng)開發(fā)力度得到了相應(yīng)加強(qiáng)，并逐漸應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中，取得的應(yīng)用效果較為顯著。針對(duì)于此，文章立足于當(dāng)前水利檔案管理的實(shí)際特點(diǎn)，說明傳統(tǒng)檔案管理存在的弊端問題。在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步說明將信息系統(tǒng)作用于水利檔案管理中的重要性，指出信息系統(tǒng)開發(fā)與提升水利檔案管理水平之間的關(guān)系。旨在促進(jìn)水利檔案管理現(xiàn)代化、智能化發(fā)展進(jìn)程，為我國水利工程管理事業(yè)提供更便利的服務(wù)，僅供參考。

關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng)；水利檔案；檔案管理；管理工作

水利檔案始終是確保水利建設(shè)與管理安全、合理的基礎(chǔ)保障，能夠?yàn)楣芾砣藛T的科學(xué)決策工作提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，具有重要的管理意義。結(jié)合以往來看，水利檔案多以文字、圖表以及聲像等形式進(jìn)行記錄與保存。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)水利檔案管理工作存在的弊端問題愈加突顯，如檔案管理制度不全面、系統(tǒng)性亟待提高以及內(nèi)容冗雜、難以整理等，已經(jīng)無法適用于當(dāng)前時(shí)代當(dāng)中。針對(duì)于此，水利單位必須重視水利檔案信息化建設(shè)工作，積極地實(shí)現(xiàn)水利檔案與信息系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合的目的，促進(jìn)信息系統(tǒng)服務(wù)于水利檔案管理當(dāng)中，進(jìn)而為水利檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)保障。

1 水利工程檔案管理工作的實(shí)施必要性與主要特點(diǎn)

1.1 實(shí)施必要性

水利工程檔案對(duì)于水利工程建設(shè)與日常管理而言，具有重要的意義。以下是本人結(jié)合自身的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)與歸納水利工程檔案工作的實(shí)施必要性與重要意義，僅供參考。

1）水利工程檔案總結(jié)與歸納了以往工情、水情、建筑物以及機(jī)電設(shè)備使用情況等信息。如果發(fā)生防汛搶險(xiǎn)事故時(shí)，這些數(shù)據(jù)可以給決策者提供可參考的價(jià)值信息[1]。

2）水利工程隨著應(yīng)用時(shí)間的延長而會(huì)出現(xiàn)不同程度的隱患問題。針對(duì)于此，我們必須根據(jù)防洪標(biāo)準(zhǔn)或者規(guī)定要求進(jìn)行及時(shí)改善，需要對(duì)水利工程加以維修或者加固改造處理。在此過程中，我們需要參照水利工程檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行合理調(diào)整，消除各類隱患因素，確保工程主體安全。

3）研究人員可以根據(jù)水利工程檔案進(jìn)行水利方面的學(xué)術(shù)研究。研究人員可以根據(jù)前人的工作經(jīng)驗(yàn)以及記錄的相關(guān)資料，完善與優(yōu)化現(xiàn)階段水利技術(shù)存在的不足。并在此基礎(chǔ)上，借助先進(jìn)的方法或者設(shè)備，研制出最優(yōu)的成果[2]。

1.2 主要特點(diǎn)

1）綜合性強(qiáng)。水利行業(yè)在某些方面與農(nóng)業(yè)、電力、建筑以及氣象等行業(yè)息息相關(guān)，交叉性較強(qiáng)，且涉及到的學(xué)科眾多，呈現(xiàn)出的綜合性較強(qiáng)。由此我們?nèi)粘Ｋ鶓?yīng)用的水利檔案具備較高的復(fù)雜性與綜合性。

2）原始價(jià)值恒定不變。人類與水環(huán)境長期的相處過程中，積累了大量的原始數(shù)據(jù)，并以水文資料、地質(zhì)資料等形式展現(xiàn)出來。水利工程在最初建設(shè)階段，往往需要大量的水文資料、地質(zhì)資料等作為主要參考依據(jù)。可以說，這些資料歷經(jīng)的時(shí)間越長，其所呈現(xiàn)出的價(jià)值也就越高[3]。

3）地域性強(qiáng)。我國水域遼闊且分布范圍較廣，不同地域水資源在循環(huán)規(guī)律方面均存在不同程度的區(qū)別。即便是處于同一流域的河流，也存在上下游之分。由此可見水利檔案具備的地域性較強(qiáng)，數(shù)據(jù)資源豐富。

2 信息系統(tǒng)開發(fā)與提升水利檔案管理水平之間關(guān)聯(lián)性

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息化技術(shù)的不斷深入，以電子檔案為主的檔案形式逐漸取代以往紙質(zhì)檔案形式，并逐漸應(yīng)用于各個(gè)企業(yè)單位的日常管理當(dāng)中。結(jié)合電子檔案形式來看，往往多以電子報(bào)表、文件以及E-mail等形式存在。一般來說，上述電子檔案形式需要借助手機(jī)、電腦等現(xiàn)代化終端設(shè)備才能夠進(jìn)行有效查閱。而當(dāng)前我國多數(shù)企業(yè)單位在信息化管理方面都取得較大突破，電子檔案基本上不會(huì)受到空間距離的影響，傳輸速度較快。而將電子檔案應(yīng)用于水利檔案管理當(dāng)中，基本上規(guī)避以往遺漏、丟失等問題，利于水利檔案價(jià)值的有效提升[4]。

究其原因，主要是因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理多以紙質(zhì)文件形式存在，并交由相關(guān)部門進(jìn)行妥善保管。對(duì)于大多數(shù)檔案收集工作而言，往往需要大量的時(shí)間進(jìn)行收集，因此水利單位基本上都會(huì)采取一年歸結(jié)一次檔案的方式進(jìn)行妥當(dāng)整理。然而，這種收集與管理方式使得某些檔案不能夠得到及時(shí)利用或者處理，具備的時(shí)效性能嚴(yán)重下降。再加上紙質(zhì)檔案很容易受到潮氣等因素影響而出現(xiàn)不同程度的損害問題，會(huì)進(jìn)一步降低檔案價(jià)值。而將檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合，基本上可以解決以往檔案損害問題，且可以有效提升檔案管理效率，具備較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性。

3 信息系統(tǒng)在水利檔案管理當(dāng)中的實(shí)踐應(yīng)用

3.1 促進(jìn)檔案時(shí)效性價(jià)值的有效提升

將信息系統(tǒng)應(yīng)用于水利工程檔案管理當(dāng)中，能夠最大限度地提升檔案管理水平。究其原因，主要是因?yàn)殡娮訖n案可以結(jié)合信息化技術(shù)，及時(shí)更新部分老舊的檔案信息，呈現(xiàn)出的時(shí)效性特點(diǎn)較明顯。最主要的是，對(duì)于施工過程中存在的隱患問題或者失誤問題能夠進(jìn)行及時(shí)記錄，確保后續(xù)工作不會(huì)出現(xiàn)類似錯(cuò)誤。與此同時(shí)，水利工程管理人員可以結(jié)合電子檔案內(nèi)容，夯實(shí)施工管理力度，確保工程的施工質(zhì)量。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理而言，電子檔案能夠快速地識(shí)別水利單位當(dāng)前的問題所在，積極改進(jìn)并完善，確保水利建設(shè)事業(yè)安全、合理。

3.2 提升檔案信息的傳輸速度

傳統(tǒng)檔案記錄往往多以一份檔案形式存在，相關(guān)部門在查閱檔案時(shí)，存在較多不便之處。倘若存在較多人員同時(shí)需要查閱檔案的情況，很有可能會(huì)出現(xiàn)秩序混亂現(xiàn)象。而電子檔案主要是以電子文件形式存在于專門檔案保存系統(tǒng)當(dāng)中，無論是復(fù)制或者修改，都具有較大的便利性。舉例而言，相關(guān)部門需要查看水利檔案時(shí)，管理人員可以復(fù)制檔案內(nèi)容，并利用電子郵件或者QQ等形式進(jìn)行群發(fā)，解決以往紙質(zhì)查閱等方面的麻煩。通過利用信息系統(tǒng)，大體上打破了以往空間限制作用，基本上可以實(shí)現(xiàn)“遠(yuǎn)程操控”要求。長期以往，能夠有效提升檔案信息的傳輸速度，解決以往傳輸效率不高的問題。

3.3 降低工作人員工作量，提升工作效率

信息系統(tǒng)與水利檔案管理相結(jié)合，基本上可以解決以往檔案管理工作人員任務(wù)量過于繁重的問題，不需要水利工程管理單位專設(shè)大量空間放置這些紙質(zhì)檔案。如此一來，不僅可以節(jié)省工作人員工作時(shí)間、降低工作量，還可以節(jié)省水利單位日常開支，利于本單位的經(jīng)濟(jì)效益。最重要的是，實(shí)行信息化檔案管理可以有效規(guī)避以往人工管理存在的失誤問題，最大限度地確保水利工程檔案準(zhǔn)確無誤，為后續(xù)施工或者管理提供科學(xué)依據(jù)。由此可得，信息系統(tǒng)開發(fā)與提升水利檔案管理水平之間始終存在相互依存、相互促進(jìn)的關(guān)系，值得推廣與普及應(yīng)用。

4 結(jié)論

總而言之，無論對(duì)于何種性質(zhì)的單位而言，做好檔案管理工作都是確保單位資源合理、安全的基礎(chǔ)保障，對(duì)于后續(xù)工作流程具有重要的指導(dǎo)意義。水利檔案在水利日常管理活動(dòng)當(dāng)中，能夠充分改善單位內(nèi)部存在的不足問題，確保我國水利事業(yè)得以長足發(fā)展。針對(duì)于此，水利單位必須在檔案收集與管理方面，加強(qiáng)管理力度。適當(dāng)?shù)亟Y(jié)合信息系統(tǒng)功能，優(yōu)化水利檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理工作得以與科技、時(shí)代相融合。相信通過全體人員的不懈努力，水利檔案管理工作將會(huì)得到進(jìn)一步完善與發(fā)展，為我國水利事業(yè)的繁榮建設(shè)提供基礎(chǔ)保障。

參考文獻(xiàn)

[1]盧冶.淺談信息系統(tǒng)在水利檔案管理中的應(yīng)用[J].蘭臺(tái)世界，2012（S4）：71-72.

[2]王增永，韓立山.水利檔案管理信息化建設(shè)存在問題及對(duì)策研究[J].河北水利，2017（01）：47.

[3]張芳婕.信息時(shí)代下水利檔案資源的開發(fā)與應(yīng)用研究[J].蘭臺(tái)世界，2017（S1）：65.

[4]谷春香.信息化建設(shè)中的水利檔案管理工作淺析[J].農(nóng)業(yè)與技術(shù)，2013，33（11）：252.