信息化條件下發展檔案管理工作探討

劉芳萍

摘 要：檔案管理是一項十分基礎的工作，同時也是一項非常重要的工作，但是從當前的檔案管理工作模式來看，傳統管理觀念的不利影響依然存在，整體管理效率不高。在當前的時代發展形勢下，這種傳統的檔案管理工作模式已經無法滿足工作要求，必須及時采取有效措施，提高檔案管理的工作效率。信息化技術在檔案管理領域中的應用，可以改變傳統檔案管理模式存在的缺陷，起到提升管理質量的預期作用。基于此，本文對信息化條件下發展檔案管理工作進行分析。

關鍵詞：信息化；檔案管理；工作

1 信息時代檔案管理工作的重要價值

信息時代背景下，檔案管理工作的價值主要體現在以下兩個方面：其一，對文獻資源經過二次加工，有效縮短了檔案加工的時間，促進了檔案信息的有效性。特別是針對原始檔案資料而言，將文檔經過計算機掃描后以電子文檔的形式進行保存，工作人員能夠很快調閱使用，這與傳統檔案管理模式相比較，傳統檔案管理模式下檔案原件因被過度借閱而導致損壞、丟失的情況減少，給予原始檔案資料更好的保護。近年來，隨著計算機技術的發展，各種計算機軟件得到了研發，使檔案資源的著錄、分類整理、調整得到了實現，有效緩解了檔案管理工作人員的工作強度、難度，使得檔案管理工作的效率得到了有效提升，使傳統檔案管理歸檔方式得到了改善。其二，檔案管理的信息化建設通過資金的一次性投入即可實現，但是檔案管理信息化建設后所獲得的實效卻是通過無數次的實踐體現的。檔案管理通過信息加工的方式開展，有效填補了傳統檔案管理中的資金問題，彌補了傳統檔案管理模式的下檔案管理存在的不足，通過檔案管理的信息化建設，檔案信息通過計算機軟件實現了快速錄入、快速檢索與快速提取，有效節省了傳統檔案管理的存儲空間，節省了檔案信息的檢索、查閱時間，還大大提升了檔案原件的安全性與檔案資料的利用率。此外，相關檔案信息通過計算機平臺在相關網站上進行公布，及時將檔案管理上的一些新情況、新變化公布給受眾。

2 檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理工作邊緣化

檔案也是一種信息資源，具有留存歷史，輔佐考證的巨大作用，然而，許多檔案管理者認為自己的工作可有可無，并不是核心工作，因此在工作中出現十分散漫的狀態，不認真對待檔案工作的現象也是屢見不鮮。另外，單位領導也存在不重視檔案管理工作的現象，甚至一些單位都沒有配備專門從事檔案管理工作的人員，而僅僅是一些人兼職，這些人在管理工作中缺乏專業知識，無法進行有效管理。可以說，對于檔案管理工作不重視是影響檔案管理水平的重要因素。

2.2 檔案管理模式陳舊，信息化程度較低

信息技術的快速發展給許多行業領域帶來了全新的發展契機，檔案管理工作也是如此，目前，檔案管理信息化已經成為發展的必然趨勢，也是檔案管理工作急需解決的重要問題。但是從當前的檔案管理工作來看，信息化檔案管理的程度并不高，許多單位還一直沿用傳統的檔案管理方式，管理效率較低，并且耗費了大量的人工成本和時間成本，而且在檔案管理提檔升級的過程中也無法適應時代發展的趨勢，造成了檔案管理水平一直處于相對滯后的狀態，影響了檔案管理的整體工作效率，這是當前檔案管理過程中面臨的主要問題。

3 信息化條件下提升檔案管理工作質量的有效途徑

3.1 提高對檔案管理工作及信息化建設的重視度

在管理檔案工作的過程中，只有充分認識到它的重要性，提高對它的重視度，才能更加快速地促進信息化建設的發展。信息化建設對于檔案管理工作具有重要作用，信息化建設為檔案管理工作提供了便利，同時提高了效率，檔案管理工作的信息化會加快檔案管理人員素質的提高。在這樣一個信息化技術日漸凸顯的時代，信息化已影響了我們大部分的工作生活，我們只有提高對它的重視度，提倡使用信息化的檔案管理，才能更好地順應信息化時代的潮流，才能改善檔案管理工作的現狀，促進社會的進步。

3.2 提高檔案管理人員整體水平

在信息化時代發展的背景下，檔案管理實踐中制約管理工作質量提升的一個主要原因就是管理人員的專業素質不高，欠缺一定的信息化應用能力，缺乏信息化技術水平。因此，提高檔案管理人員的專業素質，也是構建和優化檔案管理模式、提升檔案管理信息化程度的重要環節。對此，應該安排一定數量的人員專門從事檔案管理工作，并且這些從業人員除了應該具備一定的檔案管理基礎知識，還應該掌握一定的數據處理和信息化應用管理能力，這樣才能在檔案管理工作中實現不斷優化，加快檔案管理信息化進程。還可以聘請有關領域的專家學者，對檔案管理人員開展定期或者不定期的培訓，讓檔案管理人員不斷更新自己的知識結構，學會利用專業技術提升檔案管理信息化水平的能力，從而提升檔案管理人員的專業素質，為優化檔案管理模式、提升檔案管理信息化水平創造良好的前提條件。

3.3 優化信息化檔案管理模式

信息化檔案管理模式的優化，為信息時代檔案管理工作的創新發展奠定了模式基礎。一方面，相關管理人員應不斷就檔案管理模式進行創新，切實提高服務的水平與質量。就傳統的檔案管理模式而言，相對比較分散、系統建設不足，難滿足社會各層次群眾的需要，因此應統一對檔案資料進行管理、高效整合，并對系統進行備份，根據不同單位、機關制定相應的檔案模塊，促進管理程序的簡化。另一方面，應加強對管理系統的規范管理，對檔案管理工作各項細則予以明確，對硬件基礎設施建設應規范性處理各項技術指標、軟件升級等，從而實現對信息化檔案管理模式的優化。

3.4 建立信息化檔案管理平臺

信息化檔案管理平臺，通過統一對數據資料進行收集與處理，從而為檔案管理工作提供發展空間。首先應將科學技術與檔案管理工作結合起來，從檔案管理工作實際出發，秉持循序漸進的根本原則協調好，實現從檔案管理初級向高級轉變，建立綜合性檔案管理資料庫、分級化檔案管理資料庫，從而形成信息化的檔案管理平臺，切實提高信息化檔案管理工作的效率與水平。同時，應在創新思維的引領下建立檔案共享平臺，實現各個單位檔案資源的共享，將傳統檔案管理中時間、空間的限制問題徹底解決掉。此外，在建設信息化檔案管理平臺的過程之中，還應建立信息化檔案管理的反饋機制，檔案管理工作人員及時有效反饋工作過程之中存在的問題，督促工作人員對檔案管理資源進行優化，切實提高信息化檔案管理平臺的價值。

4 結語

信息時代下，創新是檔案管理工作發展必須執行的一個要求。新形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，要求檔案管理工作做到與時俱進，不斷進行創新，確保在文化事業大繁榮的環境下不斷發展。信息時代在對檔案管理工作進行創新的同時，應切實維護好公眾的權益，盡可能滿足社會公眾對順利獲取檔案信息資源的需求。此外，應加大對檔案資源信息庫安全問題的重視，切實將檔案信息化建設與社會信息化建設結合起來，完善檔案管理的基礎設施建設，促進檔案管理信息化完善，真正實現檔案管理的信息化。

參考文獻

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