淺議醫(yī)院檔案價值及開發(fā)利用

宇泉錕 陳紅

摘 要：醫(yī)院檔案是現(xiàn)代化醫(yī)院管理工作的重要組成部分。本文在分析醫(yī)院檔案價值的基礎上，闡述醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用的原則，探討醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用的對策，以期提高醫(yī)院檔案開發(fā)利用的效率和質量，為醫(yī)院各項工作的科學決策提供詳實、有效的參考依據(jù)。

關鍵詞：醫(yī)院檔案；檔案價值；開發(fā)利用；檔案管理

作為醫(yī)院各項工作的原始記錄，醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理、醫(yī)療服務、科學研究等涉及醫(yī)院發(fā)展各方面的重要體現(xiàn)，在醫(yī)院領導規(guī)劃決策時能夠提供重要的參考和依據(jù)。檔案信息資源的開發(fā)與利用就是檔案管理部門根據(jù)社會需要，將收集到的檔案信息資料，按照不同的目的和要求，采用專業(yè)方法和現(xiàn)代化技術，進行不同方式、不同深度的發(fā)掘、采集、編纂、儲蓄、傳輸，并迅速、準確地以多種形式和渠道向社會提供系統(tǒng)的、高水平的檔案信息資源，以滿足檔案用戶的利用需要。真實、可靠的檔案資源對形成正確、科學的決策至關重要。

1 醫(yī)院檔案的價值

1）醫(yī)院檔案是醫(yī)院各項活動的真實記錄。醫(yī)院檔案主要有黨群、行政、醫(yī)療、科研、教學、設備、基建、財務、人事檔案，以及照片檔案、實物檔案、光盤檔案等，這些檔案都記錄了醫(yī)院各類活動的重要信息，內容涵蓋醫(yī)院管理、醫(yī)學發(fā)展、科研教學、后勤保障、財務運營和患者病歷等方面。

2）醫(yī)院檔案是醫(yī)療活動的總結。在日常診療服務工作中，會出現(xiàn)疑難雜癥或突發(fā)急救等病例，醫(yī)生需要正確、快速地對患者病情進行診斷分析，制定最優(yōu)治療方案，這就需要醫(yī)院檔案為醫(yī)生提供參考，在以往檔案中找到相似病例的診治經(jīng)驗，迅速、及時、正確地為患者進行救治。同時，科學研究和醫(yī)學教育也是醫(yī)院發(fā)展和提升競爭力的重要內容，醫(yī)院檔案作為醫(yī)療活動的總結，客觀反映了醫(yī)院主要任務和歷史風貌，為醫(yī)學科研和臨床教學提供了真實、豐富的參考信息，對醫(yī)院促進醫(yī)療技術發(fā)展起著至關重要的作用。

3）醫(yī)院檔案是醫(yī)院文化建設的重要載體。醫(yī)院文化是醫(yī)院的醫(yī)務工作者在醫(yī)療活動中所創(chuàng)造的物質財富和精神財富的總和，是一種具有醫(yī)院自身行業(yè)特點的文化。醫(yī)院檔案是醫(yī)院各項活動的歷史記載，真實反映醫(yī)院歷史，憑借文字、照片、音頻和視頻等形式記錄醫(yī)院歷來具有保存價值或產(chǎn)生一定影響力的各項活動。在醫(yī)院檔案管理的日常工作中，會對醫(yī)療、行政、科研、教學和財務等各項活動產(chǎn)生的信息進行收集、整理、歸檔，為醫(yī)院文化建設提供了詳實的參考信息，為醫(yī)院文化的建立和鞏固奠定了堅實的基礎。

2 醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用的原則

1）實用性。醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用的主要目的就是為醫(yī)院發(fā)展服務，因此實用性尤為重要。檔案的管理理念、管理模式和管理措施等，都要符合客觀需要，要具備廣泛的實際應用價值。醫(yī)院檔案管理要總結工作經(jīng)驗、發(fā)現(xiàn)利用規(guī)律、預測需求動向，提高檔案管理水平，提升檔案利用價值，促進檔案利用工作實現(xiàn)質的飛躍。

2）安全性。由于醫(yī)院部分檔案資源涉及行業(yè)機密材料，檔案資源的開發(fā)利用要強化對檔案安全性工作的重視，要明確檔案使用者的知悉范圍，保證不失密、不泄密。同時要規(guī)避重復利用的紙質檔案的磨損，力求檔案資源不受損，確保檔案信息的完整真實。在數(shù)據(jù)檔案管理方面，對于重要的檔案信息應有雙備份、自恢復技術和信息加密存儲等技術，最大限度降低檔案信息損失，也是醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用安全性原則的重要內容。

3）創(chuàng)新性。醫(yī)院檔案資源的開發(fā)利用不僅要符合檔案管理的普遍性規(guī)范，還要順應政治、經(jīng)濟、科技和文化等方面的發(fā)展潮流，用創(chuàng)新性的思維指導檔案資源的開發(fā)利用。學習先進的檔案管理思想，充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，在檔案管理理念和方法上大膽創(chuàng)新，最大限度地開發(fā)利用檔案資源，為醫(yī)院發(fā)展帶來更大的社會效益和經(jīng)濟效益。

3 醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用的對策

1）管理理念由被動型向主動型轉變。檔案管理人員必須從過去封閉、為少數(shù)人服務的舊理念中走出來，不斷開拓創(chuàng)新，緊密圍繞醫(yī)院中心工作，加強服務意識，充分利用現(xiàn)代化科學手段和工具，創(chuàng)新多種檔案開發(fā)和利用渠道，提高檔案利用效率。在醫(yī)院檔案資源價值的開發(fā)過程中，要以檔案使用者的需求為導向，收集、分析檔案利用的反饋信息，包括對檔案管理者水平、服務方式、服務水平和信息需求等方面內容，改變過去檔案服務的單一模式，主動了解檔案資源效益發(fā)揮情況，拓寬檔案資源的開發(fā)和利用范圍，切實提高檔案資源的開發(fā)利用水平。

2）創(chuàng)新檔案資源的利用和服務方式。在當前“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代背景下，醫(yī)院檔案資源的開發(fā)利用要以數(shù)據(jù)檔案平臺為支撐，并向檔案數(shù)據(jù)利用和服務的科技化方向發(fā)展。依托信息化技術收集、整理和開發(fā)檔案資源，從醫(yī)院發(fā)展的全局視角建設檔案信息管理系統(tǒng)，將檔案信息管理系統(tǒng)規(guī)劃融入醫(yī)院信息系統(tǒng)規(guī)劃中，開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)的輔助工程，編制科學、便捷的檔案檢索和利用工具，創(chuàng)新數(shù)據(jù)檔案信息產(chǎn)品形式。設立檔案在線交流平臺，建立快速有效的信息反饋機制，確保檔案管理人員能全面、快速、實時地掌握檔案用戶需求，為更好地開發(fā)和利用醫(yī)院檔案資源提供有效參考。

3）深化檔案編研工作。醫(yī)院檔案編研是醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用的一種重要形式，是實現(xiàn)醫(yī)院檔案價值的最好渠道。為保證編研工作開展的科學性、有序性、有效性，檔案部門應周期性出臺編研工作的總體規(guī)劃，并適時制訂階段性計劃。要統(tǒng)籌規(guī)劃編研開發(fā)工作，著重在選題策劃、檔案資源和編研力量整合。要注重館藏檔案和利用需求研究，加強選題策劃的針對性，提升服務能力。只有契合用戶需求的編研成果才具備強大的生命力，檔案資源的開發(fā)利用才能真正服務于醫(yī)院發(fā)展。

4）樹立開放的服務形象。為切實提高醫(yī)院檔案資源的開發(fā)利用效率，更好地為醫(yī)院發(fā)展服務，檔案管理者要加強檔案宣傳工作，不斷拓展檔案工作宣傳方式，打破以往檔案工作的神秘性。檔案機構需要構建自身的發(fā)布源，將適合公開與共享的檔案信息通過門戶網(wǎng)站、官方微博、微信公眾號、網(wǎng)絡論壇等平臺發(fā)布到互聯(lián)網(wǎng)上，有效拓展檔案信息的利用范圍，不斷培養(yǎng)用戶的檔案意識和使用技能，構建符合用戶特點的檔案資源利用模式，為檔案用戶提供個性化的信息服務，塑造開放、靈活、高效的服務形象。

醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)，是醫(yī)學科學研究的基礎，是醫(yī)院進行宣傳教育的生動素材。 醫(yī)院檔案資源的開發(fā)利用直接影響醫(yī)院各項工作能否順利開展，因此必須重視檔案資源的開發(fā)利用在醫(yī)院整體管理工作中的不可或缺性。在當前我國深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的環(huán)境下，醫(yī)院檔案資源的開發(fā)利用工作要從根本上實現(xiàn)理念創(chuàng)新，多層次、多角度、多形式地開發(fā)利用檔案資源，充分挖掘檔案資源價值，以滿足醫(yī)療、科研、教學和管理等工作的需要，更好地為醫(yī)院發(fā)展服務。

參考文獻

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[4]張林，檔案工作在信息化背景下的新模式，蘭臺世界，2018年4月增刊，第41頁。

作者簡介

宇泉錕（1989-），女，江蘇省南京市，研究生，畢業(yè)于南京師范大學，館員，研究方向：檔案管理。

通訊作者

陳紅（1961-），女，安徽銅陵，研究生，畢業(yè)于東南大學，研究館員，研究方向：檔案管理。