高校二級學院辦公室工作存在的問題之我見

文/長安大學經濟與管理學院 王菁

辦公室是一個單位對外的窗口，對內協助領導工作的機構。高校二級學院辦公室既是學院領導指導下的綜合管理和辦事機構，又是面對學院領導、學校各主管單位、全院師生的服務部門。它是高校不可或缺的銜接機構，但又往往缺乏來自學校的頂層設計，因此其發展步伐很難與時俱進，在推進和深化高校綜合改革的進程中或將形成阻礙，基于此，本文就高校二級學院辦公室工作存在的問題進行分析，希望得到高校有關方面的重視，排除阻礙，發揮辦公室的正常作用。

一、工作“雜”“繁”“細”與人手不足間產生矛盾

近年來，我國高等教育迅速發展，黨的十九大報告著眼于實現中華民族偉大復興的中國夢，聚焦新時代社會的基本矛盾，提出了建設教育強國新目標，對教育發展作出了一系列新的戰略部署和安排。高校二級學院辦公室居于學院管理系統的中心地位，在高校管理中起到橋梁作用，密切聯系二級學院和學校各職能處室，負責聯絡上下左右，協調校、院內外。學院辦公室要傳達學校出臺的各項規章制度，完成各職能部門通知的各種事務，配合學校落實人才引進、專家評估事項，組織教師申報科研項目、安排教學計劃，完成學校、學院下達的公務接待、負責學院安全、環境治理、甚至黨務、財務、工會工作等。而近幾年，教育部相關規定限制了高校管理人員的數量和編制，隨著學院專任教師的增加、各類人才的引進以及專業學位碩士人數的逐年增加，二級學院辦公室的管理人員壓力驟增。學校管理成“鞭打快?！?，最終會導致“快?！睕]了心力和動力，變成“慢牛”。

二、工作時效性強與一崗多責之間產生矛盾

為響應國家優化高等教育戰略布局加快“雙一流”建設，高校搶抓機遇，超前布局，對工作的時效性要求越來越高。目前的情況是，學校機關職能部門下達給學院任務時部門之間互不通氣，經常會有多個部門的任務紛至沓來，且每項任務都明確規定了完成時間，而學院的辦公室工作人員往往是一崗多責，要對應多個不同的校職能部門，同樣的情況在二級學院還會因為一個辦公室同時面對多個院領導而加劇。在這種情況下，學院辦公室人員只能加班加點，犧牲休息時間保證工作按時完成。有時，一項工作還需要學院辦公室多個部門協作完成，工作人員常常遇到自己崗位職責內的工作非常急迫，需要協作的工作更加急迫，有些時候連吃飯的時間都要擠出來工作。疲于應對的場面好像家常便飯。

三、工作要求高與人員專業性欠缺之間產生矛盾

學院辦公室的工作除了常規性工作，還有很多是其他部門都不管的事務，可以說是多向性與多功能的結合。辦公室成了解決疑難雜癥的機構，而無論面對什么樣的工作任務，領導都希望辦公室人員有“兵來將擋、水來土掩”的本事，十八般才藝樣樣精通，協助學院工作的順利開展。但是辦公室人員人數少，個人知識和技能結構都有欠缺，很難在短時間內形成一個“多面手”或“專業人士”，只能通過不斷學習，在實踐中培養各種專業技能。

四、學習緊迫性與工作時間缺彈性間產生矛盾

學院辦公室人員要想成為多面手、能夠與時俱進跟上學校的步伐，跟隨領導的眼光，以及伴隨高校管理權的下放，要求學院辦公室人員要有多方面的能力和技能，如應具備管理學、心理學、計算機技術與法律等相關專業技能。這些都使得系統性、持續性地為學院辦公室人員提供多種專業培訓成為迫在眉睫的一項任務。但學院辦公室人員不同于專任教師，上班時間要求嚴格，領導要求辦公室不能離人，能夠及時上傳下達，人手少輪不開崗，時刻進行日常事務的處理等，造成辦公室人員很少有機會和時間參加提高自身業務能力的學習，這就使得辦公室人員自我提升受到很大限制。

五、激發工作熱情與晉升通道窄之間產生矛盾

面對繁雜的工作，要想提高學院辦公室管理成效，當然離不開激發每一位辦公室管理人員的工作熱情、提高管理人員自身的思想認識，轉變工作作風和認識，樹立良好的服務意識和管理思維，激勵高校辦公室管理人員積極主動地投入到相關的工作中去。但是目前有些高校不允許管理人員評職稱，職務晉升制度也不完善，同級職稱的管理人員與教師的待遇存在差距，尤其二級學院話語權比不了學校職能部門，使得二級學院辦公室管理人員很難有獲得感、存在感，面對繁雜的工作難以激發工作熱情。

綜上所述，要想改善高校二級學院辦公室的工作狀態，提高辦公室管理質量，需要學校高度重視辦公室管理隊伍的建設和發展，深刻認識到二級學院辦公室在校院兩級管理工作中的重要作用，做好學校方面的頂層設計，及時增補二級學院辦公室缺編崗位，不定期組織各類崗位培訓和專題講座活動，為管理崗教師提供繼續深造且獲得學歷學位的機會，盡快打通管理人員晉升通道，科學制定考核模式，以此激發二級學院辦公室管理人員的工作熱情，積極投身到中國高等教育蓬勃發展的進程之中。