檔案館的危機(jī)管理及優(yōu)化路徑分析

文/云南省昭通市檔案館 陳銳

檔案館作為社會基本的檔案管理機(jī)構(gòu)，而且也是對外開放的公共場所，其工作有著十分重要的意義。特別是隨著信息化的趨勢逐漸體現(xiàn)出來，我國檔案館工作的改革優(yōu)化成為重要的核心課題，必須要追隨信息趨勢完善工作體系才能確保檔案管理工作的效率與質(zhì)量，但是信息化的時(shí)代背景帶來了更大的機(jī)遇，也同時(shí)帶來了更大的危機(jī)，影響著管理安全，為此必須要思考危機(jī)管理策略，確保管理工作的革新。

一、檔案館實(shí)施危機(jī)管理的必要性分析

（一）從檔案形態(tài)分析。所謂檔案，主要是指人們在各類社會活動的過程中，直接形成的對活動內(nèi)容、過程及最終結(jié)論的記錄。其主要的本質(zhì)特性也是原始記錄性，是管理工作的依據(jù)，而隨著我國步入了信息化的時(shí)代，檔案形態(tài)的變化，也成為了必然趨勢，為了達(dá)成高效管理、環(huán)保管理的目標(biāo)，檔案內(nèi)容在逐漸向著虛擬化、數(shù)據(jù)化的方向轉(zhuǎn)變。這樣的轉(zhuǎn)變顯然給我國檔案館的檔案管理工作帶來了更大的機(jī)遇，但也同時(shí)帶來了更大的挑戰(zhàn)與問題，即是非實(shí)體檔案的管理危機(jī)。隨著檔案形態(tài)逐漸從實(shí)體形態(tài)向虛擬形態(tài)的不斷轉(zhuǎn)變，也更容易受到來自網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不利因素的負(fù)面影響，進(jìn)而影響到檔案管理安全。鑒于檔案的行政性，以及一定范圍內(nèi)的機(jī)密性，如果以數(shù)據(jù)形式存在，一旦網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)，檔案資料被竊取、篡改的幾率就很大。而且檔案的版本獨(dú)一性及內(nèi)容的典型性，會導(dǎo)致在受到破壞或是竊取后很難恢復(fù)，而且許多材料甚至關(guān)系到各個(gè)領(lǐng)域的整體發(fā)展，關(guān)系到國家整體的政治安全。所以在當(dāng)前的虛擬化趨勢下，信息安全危機(jī)是最應(yīng)當(dāng)?shù)玫匠浞种匾暤闹饕獑栴}。

（二）從檔案館所處社會環(huán)境分析。鑒于許多領(lǐng)域的檔案不僅數(shù)量越來越大，而且類型也愈發(fā)復(fù)雜，所以檔案維護(hù)的難度以及所要耗費(fèi)的管理費(fèi)用也越來越大，實(shí)體管理自然已經(jīng)無法在當(dāng)前的時(shí)代滿足實(shí)際管理需求。即便是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境當(dāng)中落實(shí)檔案管理，鑒于我國網(wǎng)絡(luò)安全管理權(quán)限分級機(jī)制以及管理體系不夠完善，技術(shù)缺乏革新，所以自然更難達(dá)成實(shí)際的管理需求，會使檔案管理工作面臨更大的風(fēng)險(xiǎn)。

二、檔案危機(jī)潛伏期的常態(tài)管理

檔案危機(jī)的出現(xiàn)都有一定的原因與先兆，所以為確保檔案管理的可靠性，就必須要首先結(jié)合當(dāng)前的趨勢，明確潛在風(fēng)險(xiǎn)，隨著時(shí)代的推進(jìn)，信息技術(shù)在檔案館中得到更廣泛的普及，檔案館中可能引發(fā)檔案管理問題的誘因也越來越多。總結(jié)起來主要分為兩個(gè)大類：其一是非人為的風(fēng)險(xiǎn)誘因，其二是人為的風(fēng)險(xiǎn)誘因。要首先判定檔案的問題在于系統(tǒng)的缺陷，還是人為的竊取行為或是操作的失誤，明確判斷，才能更好做出應(yīng)對。此外必須要合理針對檔案風(fēng)險(xiǎn)的級別進(jìn)行明確，特別是在發(fā)現(xiàn)多項(xiàng)檔案風(fēng)險(xiǎn)存在時(shí)，要首先明確輕重緩急，才能避免混亂，更加有序地去處理風(fēng)險(xiǎn)，避免風(fēng)險(xiǎn)隱患演變成實(shí)際的問題。此外還必須要做好評估，找出風(fēng)險(xiǎn)的根源是十分重要的，在實(shí)際管理過程中，要對檔案館實(shí)體管理環(huán)境以及網(wǎng)絡(luò)管理環(huán)境進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)測，特別是針對網(wǎng)絡(luò)管理平臺環(huán)境，必須要運(yùn)用不間斷監(jiān)管系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)測，要積極利用預(yù)測性的技術(shù)去完成全面監(jiān)管的目標(biāo)，并作出更精準(zhǔn)的預(yù)測，針對實(shí)際預(yù)測結(jié)果合理采取防范措施。此外，即便風(fēng)險(xiǎn)并未出現(xiàn)，為避免檔案管理出現(xiàn)重大風(fēng)險(xiǎn)，也必須要事先制定出具體且合理的危機(jī)事件應(yīng)急預(yù)案，以確保檔案管理工作有章可循。要盡可能完善預(yù)案的內(nèi)容，隨著預(yù)案的可靠性不斷提升，一旦實(shí)際中出現(xiàn)檔案管理問題，應(yīng)急處理的時(shí)間也會更短，達(dá)成第一時(shí)間止損。此外還必須要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案工作人員的防范意識，要嚴(yán)謹(jǐn)開展風(fēng)險(xiǎn)管理培訓(xùn)，并且不斷激發(fā)管理人員的專業(yè)意識，確保管理人員的整體素養(yǎng)提升，才能更好地依靠自身能力去維護(hù)檔案安全。

三、檔案危機(jī)發(fā)生期的應(yīng)急管理

檔案館當(dāng)中，檔案所包含的范圍是十分廣泛的，更有許多檔案，涉及重要的機(jī)密信息，所以一旦檔案管理工作出現(xiàn)危機(jī)，便很容易給檔案館帶來極其巨大的損失。為此我國檔案管理的相關(guān)部門以及所屬的各級政府單位，都必須要加大對危機(jī)應(yīng)急管理工作的支持力度。在實(shí)際管理過程中，需要安排專業(yè)的相關(guān)人員隊(duì)伍，在管理工作出現(xiàn)危機(jī)時(shí)第一時(shí)間采取協(xié)助措施，相關(guān)人員必須要首先明確應(yīng)急搶救工作的實(shí)際需要，了解應(yīng)急管理的內(nèi)容，其中主要包括檔案管理危機(jī)的確認(rèn)與預(yù)估、檔案管理工作危機(jī)的應(yīng)急預(yù)案的實(shí)際應(yīng)用、檔案管理危機(jī)管理體系的建設(shè)以及應(yīng)急技術(shù)的改革等等。簡而言之，最重要的核心，是檔案管理危機(jī)預(yù)警體系的完善。

四、檔案危機(jī)恢復(fù)期的后續(xù)管理

在檔案危機(jī)解決之后，檔案的恢復(fù)工作是最為重要的一環(huán)，這項(xiàng)工作的質(zhì)量，直接影響著檔案館的功能體現(xiàn)。后續(xù)的恢復(fù)工作，主要包括以下幾點(diǎn)內(nèi)容：其一是對檔案損失情況的統(tǒng)計(jì)、對檔案修復(fù)方案的訂立以及對檔案館危機(jī)處理概況的評估等。特別是在信息化的大環(huán)境下，檔案系統(tǒng)使用者的安全意識養(yǎng)成是至關(guān)重要的，是后續(xù)維護(hù)工作的一大要點(diǎn)。檔案館必須要首先對相關(guān)人員的信息素養(yǎng)進(jìn)行培養(yǎng)，引入新的檔案管理系統(tǒng)，或是新增了系統(tǒng)功能，都必須在第一時(shí)間展開系統(tǒng)性的培訓(xùn)，確保相關(guān)人員能夠嫻熟運(yùn)用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案危機(jī)管理，此外平日也要養(yǎng)成良好的用網(wǎng)習(xí)慣，才能避免檔案竊取、篡改等問題的出現(xiàn)，例如在啟用檔案管理系統(tǒng)前后，應(yīng)當(dāng)養(yǎng)成進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全檢測的習(xí)慣，而且在登出系統(tǒng)時(shí)，必須要事先注銷自身的賬戶，消除登錄用戶名及登錄密碼的記錄，才能避免被他人重復(fù)登錄。此外隨著檔案系統(tǒng)的服務(wù)模式愈發(fā)傾向多樣性，在檔案管理的信息系統(tǒng)當(dāng)中隱藏的風(fēng)險(xiǎn)類型也越來越多。其一是檔案混亂導(dǎo)致的檔案丟失，即是說檔案依然存在于系統(tǒng)當(dāng)中，但是卻因未設(shè)立明確的搜索路徑，或是建檔時(shí)的信息缺失，而導(dǎo)致難以搜尋。不僅如此，實(shí)體與信息化檔案的備份制度也是導(dǎo)致檔案風(fēng)險(xiǎn)的問題之一，因?yàn)橹挥薪柚鷤浞菹到y(tǒng)，才能夠完成后期的檔案信息恢復(fù)重建工作。考慮到這樣的問題，就必須要對檔案管理信息系統(tǒng)的分支及搜索路徑進(jìn)行明確。針對不同類別、不同級別、不同環(huán)節(jié)的檔案，都要針對性的規(guī)劃系統(tǒng)區(qū)塊，以確保能夠通過系統(tǒng)分支及關(guān)鍵詞搜索等路徑精準(zhǔn)找到檔案信息，這樣一來，在恢復(fù)階段，對檔案信息進(jìn)行核對時(shí)，工作效率及精準(zhǔn)性也會更高。備份系統(tǒng)的完善更是決定著在檔案風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)后、丟失的、被竊取的、被篡改的檔案是否能夠找回，并且精準(zhǔn)還原。因此必須要建立起智能化的檔案備份機(jī)制，并且允許設(shè)置檔案自動上傳備份的時(shí)限，隨著系統(tǒng)當(dāng)中檔案備份機(jī)制的不斷完善，檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)自然也會得到控制，避免問題與風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生，進(jìn)而維護(hù)檔案安全。后續(xù)維護(hù)管理策略，對于檔案館的整體信息安全性維護(hù)有著十分重要的意義，是不可忽略的。

五、結(jié)語

檔案館的管理工作，決定著各個(gè)領(lǐng)域的檔案信息安全，特別是在信息化的趨勢下，隨著檔案逐漸從實(shí)體化向著虛擬化發(fā)展，出現(xiàn)檔案管理危機(jī)的幾率也越來越高，為了避免檔案管理工作的效率及質(zhì)量受到影響，必須要對危機(jī)管理體系進(jìn)行優(yōu)化，以確保達(dá)成工作目標(biāo)，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。