新時代檔案資源開發(fā)與管理中存在的問題與對策

文/湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院 郭湘仁

伴隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我們已經(jīng)步入一個全新的時代。新時代，信息數(shù)據(jù)海量增長，信息化滲入各大行業(yè)領(lǐng)域，信息技術(shù)不斷擴(kuò)大運用推廣。檔案是十分重要的信息資源，承載了社會歷史的發(fā)展與進(jìn)步，是機(jī)關(guān)、組織乃至個人在工作中產(chǎn)生并保存的記錄、文件或者資料。在這樣的背景下，如何有效利用新時代的電子政務(wù)、檔案信息開發(fā)、檔案管理技術(shù)等，真正意義上推動對檔案資源的開發(fā)與管理，轉(zhuǎn)變成檔案管理的重要研究課題。由此可見，對新時代檔案資源開發(fā)與管理中存在的主要問題與對策開展研究，有著十分重要的現(xiàn)實意義。

一、檔案資源開發(fā)與管理的意義

檔案是社會信息資源必不可少的一部分，是見證、還原、記錄社會歷史發(fā)展的重要方式之一。對于該種重要的信息資源而言，倘若其未能得到有效的開發(fā)與管理，顯然是一種極大的浪費，將喪失保存的價值與意義；倘若檔案資源出現(xiàn)檢索、傳播不暢等，同樣會使得信息價值大打折扣。因此，信息資源應(yīng)當(dāng)側(cè)重于開發(fā)與管理，唯有得到有效的開發(fā)與管理，其價值方可得到有效體現(xiàn)及實現(xiàn)。新時代背景下，檔案資源的開發(fā)與管理尤為關(guān)鍵，檔案部門應(yīng)當(dāng)推進(jìn)這項工作的有效創(chuàng)新，真正意義上滿足社會公眾對信息資源的需求，將各式各樣原始信息資源依托科學(xué)適用的信息處理技術(shù)，進(jìn)行有效的開發(fā)與管理，為社會公眾提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)。

二、新時代檔案資源開發(fā)與管理中存在的主要問題

新時代背景下，檔案資源開發(fā)與管理存在很多問題，且主要表現(xiàn)為：其一，創(chuàng)新理念不足。受傳統(tǒng)檔案資源管理模式影響，紙質(zhì)文件的廣泛運用在很大程度上制約了檔案資源的開發(fā)與管理。因為傳統(tǒng)檔案資源管理模式不利于檔案資源的傳播，不論是時間層面還是空間層面均受到極大的限制，使得開發(fā)與管理效率不盡人意。再加上管理人員學(xué)識有限，不具備創(chuàng)新理念，缺乏對于檔案資源開發(fā)與管理的改革意識，也不利于檔案資源的共享。其二，對檔案資源價值認(rèn)知不足。檔案資源信息化建設(shè)是檔案資源開發(fā)與管理的一個重要發(fā)展趨勢，是現(xiàn)階段實現(xiàn)檔案資源最大化開發(fā)的前提，應(yīng)當(dāng)提高重視度。然而在實際管理工作中，即便政府出臺了一系列法規(guī)政策，由于一些檔案管理人員對檔案價值認(rèn)知不足，無法與檔案資源信息化建設(shè)保持一致步調(diào)，嚴(yán)重阻礙了檔案資源開發(fā)與管理向前發(fā)展。其三，檔案資源不足。大多數(shù)檔案部門存放空間有限，自身檔案收集與管理能力也有限，使得檔案資源嚴(yán)重不足。近年來，即便我國檔案部門推進(jìn)了室館藏空間建設(shè)，文件管理規(guī)章制度也逐步完善。但現(xiàn)實操作中，檔案資源開發(fā)與管理依舊受限于檔案資源結(jié)構(gòu)不完善、設(shè)施設(shè)備陳舊等因素的影響，難以開展。

三、新時代檔案資源開發(fā)與管理對策

新時代背景下，檔案部門應(yīng)當(dāng)緊緊跟隨時代前進(jìn)步伐，不斷改革創(chuàng)新，加強(qiáng)對國內(nèi)外檔案開發(fā)與管理成功經(jīng)驗的學(xué)習(xí)借鑒，切實開展好檔案資源開發(fā)與管理工作。我們可從下述對策入手：

（一）樹立正確的檔案資源開發(fā)與管理理念。為了確保檔案資源開發(fā)與管理的順利進(jìn)行，首先要樹立正確的檔案資源開發(fā)與管理理念，具體而言：其一，對過往工作進(jìn)行全面歸納總結(jié)，找出過去檔案資源開發(fā)與管理中存在的不足之處，為后續(xù)相關(guān)工作的開展提供有力依據(jù)。其二，針對找出的不足之處尋根究源，找出檔案資源開發(fā)與管理理念中存在的問題。其三，樹立正確的檔案資源開發(fā)與管理理念，并開展檔案資源開發(fā)與管理的試推行工作。除此之外，還應(yīng)注重對其他機(jī)關(guān)、單位、企業(yè)成功管理經(jīng)驗的學(xué)習(xí)引入，促進(jìn)檔案資源開發(fā)與管理的有序開展。

（二）推進(jìn)檔案資源的優(yōu)化整合。新時代背景下，為了開展好檔案資源開發(fā)與管理工作，應(yīng)當(dāng)推進(jìn)檔案資源的優(yōu)化整合，具體而言：其一，構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案資源管理模式。建起獨立的檔案資源管理中心，依托檔案資源管理中心實現(xiàn)對檔案資源的全面統(tǒng)一管理，并打造一站式服務(wù)平臺，提供搜索、查詢、利用等服務(wù)，確保檔案資源的充分共享，自源頭上提高檔案資源的有效利用。與此同時，注重與社會不同部門機(jī)構(gòu)的橫向聯(lián)合，推進(jìn)社會整體資源的優(yōu)化整合，構(gòu)建起科學(xué)健全的檔案資源數(shù)據(jù)庫，確保整個社會的檔案資源得到充分開發(fā)，還可設(shè)立及不斷完善檔案室網(wǎng)頁、微信公眾號、微博等，依托不同媒介向全社會發(fā)布實時準(zhǔn)確的檔案資源目錄，為人們快速獲取自身需求信息創(chuàng)造有效便利。其二，檔案資源管理原本即是一個系統(tǒng)的社會整體，然而在新時代，檔案資源逐漸被分離成各個相互獨立的系統(tǒng)，該種分離是社會精細(xì)化發(fā)展的一大產(chǎn)物，對檔案資源開發(fā)與管理帶來了極大沖擊。為減少因檔案資源分離造成的檔案資源浪費，我們需要不斷加強(qiáng)社會不同活動主體相互間的有效聯(lián)系，推動檔案管理機(jī)構(gòu)與不同活動主體之間的交流互動，這樣既能使檔案資源管理部門相互間保持彼此獨立，還能更好地為社會公眾提供服務(wù)，進(jìn)一步促進(jìn)檔案資源開發(fā)與管理工作的發(fā)展。其三，一方面，應(yīng)當(dāng)調(diào)節(jié)好檔案資源開發(fā)與管理和檔案資源保密相互間的關(guān)系，開發(fā)與管理和保密表面上看存在一定沖突，但實際上它們是可以共存的，只有當(dāng)檔案資源開發(fā)以保密工作為前提，才能更好地推進(jìn)檔案資源的開發(fā)與管理。所以做好檔案資源保密工作，并合理為受眾解密相關(guān)檔案資源信息，或公開相關(guān)社會發(fā)展需求的檔案資源信息，進(jìn)一步促進(jìn)檔案資源開發(fā)與管理的有序開展。另一方面，應(yīng)當(dāng)調(diào)節(jié)好繼承與創(chuàng)新相互間的關(guān)系，在檔案資源開發(fā)與管理過程中，尊重繼承，但始終將創(chuàng)新放在首要位置，借助創(chuàng)新方式方法，加強(qiáng)對檔案信息資源的采集、分析、歸納，進(jìn)一步構(gòu)建起科學(xué)完備的檔案資源管理系統(tǒng)，確保檔案資源的實時更新。

（三）增強(qiáng)社會公眾對檔案資源開發(fā)與管理的參與力度。新時代背景下，社會公眾的參與對檔案資源開發(fā)與管理而言至關(guān)重要。因此，我們應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)社會公眾對檔案資源開發(fā)與管理的參與力度。其一，推進(jìn)檔案資源與社會公眾日常生活的有效相融。要想調(diào)動起社會公眾參與檔案資源開發(fā)與管理的主觀能動性，需要加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案資源的有效利用，從中提煉出相關(guān)特殊內(nèi)容，然后對該部分內(nèi)容進(jìn)行有效編輯處理后，依托社會媒體傳輸給社會公眾，推進(jìn)檔案資源與社會公眾日常生活的有效相融，使社會公眾對檔案資源產(chǎn)生濃厚興趣。其二，培育社會公眾檔案文化。社會公眾缺乏參與檔案資源開發(fā)與管理的興趣，很大一項原因在于社會公眾缺乏對檔案資源的有效認(rèn)識，所以可依托培育社會公眾的檔案文化以不斷解決這一問題。不僅要加強(qiáng)檔案宣傳，檔案部門還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與教育部門的有效合作，促進(jìn)檔案資源與學(xué)生課堂的相互結(jié)合，豐富課堂內(nèi)容。除此之外，檔案部門還可提供不同種類的檔案志愿服務(wù)崗位，鼓勵社會公眾通過參與檔案志愿活動，提高對檔案資源的認(rèn)識，進(jìn)而為檔案資源開發(fā)與管理提供社會層面的有力支持。

四、結(jié)束語

總而言之，伴隨時代的不斷發(fā)展進(jìn)步，過去的檔案資源開發(fā)與管理方式方法已難以滿足新時代的發(fā)展需求。檔案資源開發(fā)與管理不僅是時代發(fā)展進(jìn)步的需求，也是時代賦予人們的重要使命，還是檔案資源管理事業(yè)應(yīng)對新時代不斷發(fā)展的重要舉措。所以，檔案部門應(yīng)當(dāng)不斷研究總結(jié)，提高對檔案資源開發(fā)與管理意義的有效認(rèn)識，不斷對新時代檔案資源開發(fā)與管理中存在的主要問題進(jìn)行深入剖析，樹立正確的檔案資源開發(fā)與管理理念，推進(jìn)對檔案資源的優(yōu)化整合，增強(qiáng)社會公眾對檔案資源開發(fā)與管理的參與力度等，積極促進(jìn)檔案資源開發(fā)與管理工作的順利開展。