新時期供電企業檔案管理信息化建設方案探究

文/廣東電網有限責任公司江門蓬江供電局 許敏玲

為了促進檔案管理信息化建設健康發展，需要及時總結經驗，作為檔案管理人員要加大對檔案的管理力度，積極實現精細化管理。針對當前存在的投資建設信息化的資金不足、信息化規劃不完善等問題，采取科學措施，及時探討供電企業檔案管理信息化建設的創新方案，有效提升供電企業在市場中的競爭力。

一、供電企業檔案信息化管理的重要意義

在新時期下，供電企業檔案的搜集、傳送、處理、保護以及使用等過程都具有了信息化和數字化的特征，大數據時代的到來使得檔案管理成為提高供電企業競爭力和專業技術水平的主要途徑。傳統管理手段無法滿足社會發展需求，因此供電企業必須要積極進行檔案管理信息化建設方案的有效創新，將檔案進行備份，采用數據庫、人工智能等現代化手段實現供電企業管理的信息化服務，這對供電企業穩定發展起到了至關重要的作用。

二、供電企業檔案管理信息化建設方案探討

電力檔案管理涉及的內容較多，要及時根據檔案管理重點及其性質來設立專門的檔案信息化管理機構，對供電企業檔案信息進行獨立管理和利用。供電企業檔案信息化系統主要目標是實現企業檔案系統信息與所屬機構檔案信息的互聯互通，及時采用分布式的檔案信息建設方案，對系統的安全性能提出更高要求。

（一）檔案管理目標。通過采用檔案信息化管理的方式來對供電企業檔案的管理程序進行規范，積極采取在線歸檔的方法來對工作流程進行合理優化，并通過網絡化服務來進行在線查詢、利用等操作，充分體現了檔案信息化建設的有效性。

（二）網絡化系統功能方案。檔案信息系統主要提供了檔案信息從形成到使用的整個管理過程，對文件產生進行超前控制，其主要內容為：文件初步鑒定、標識歸檔、邏輯歸檔等多項內容，只有這樣才能達到國際檔案機構規定的檔案管理功能，使網絡化檔案信息管理系統具備了文件材料、管理規程、信息管理等功能。不僅能夠對文本文件進行管理，還為人員及時提供了圖片、聲像等多種形式文件管理功能。采用網絡管理的模式將檔案物理存放位置及時記錄下來，對檔案形成、專題匯編作出全方位的管理，不僅提高了檔案信息化管理效率，還最大限度節約了人力和物力。構建虛擬化的檔案館，實現專門的檔案管理部門對檔案信息進行統一管理和維護，這樣用戶可以根據局域網，在任何時刻都能進行檔案信息共享，為用戶提供了更加便捷的閱覽和查詢服務，大大提升用戶滿意度。對供電企業檔案信息進行全方位數字化管理，及時建立一體化文檔管理系統，對各種電子文件進行遠程控制，為工作人員隨時接收異地檔案信息提供了更多的便利，積極實現供電企業檔案信息流程管理信息化、數字化。建立數字化檔案信息資源庫，最大限度挖掘有效信息，以此方式為供電企業生產管理以及決策等工作提供可靠數據，不僅涵蓋了原有檔案信息資源，還擴大到語音、圖紙、圖形圖像等領域，及時形成了規模更大的檔案信息知識庫，還能夠對檔案數據進行有效的組織和挖掘，促進供電企業檔案管理水平的進一步提升。

（三）系統管理技術方案。構建開放式檔案信息管理系統，明確檔案信息保存和維護等過程。在網絡環境下，供電企業需將檔案管理系統的可拓展性和標準化作為技術方案，使其具有檔案信息獲取、存儲、管理、交換、利用、服務等多項功能。及時為檔案工作人員提供個性化，無縫集成的檔案查詢系統，同時該系統還為用戶提供了這些界面：搜索界面，用戶提交界面，系統管理界面，采用虛擬機器，讓用戶直接通過瀏覽器就可以進行檔案信息管理訪問，借助強大工作引擎來構建檔案信息審批流程。分布式檔案信息系統主要是建立在JAVA語言和J2EE平臺上，檔案應用程序、計算過程以及處理數據都廣泛分布在網絡中，在采用遠程操控方法的基礎上，實現對檔案業務信息遠程數據的及時移交，檔案管理機構通過網絡傳輸將有關檔案信息發送至數據庫中，更好地保障了檔案管理信息化管理技術方案的實用性。

三、強化檔案信息化管理建設的主要措施

（一）提高檔案信息搜集效率。隨著網絡技術的飛速發展，在大數據時代，作為檔案信息管理人員必須要認識到檔案信息搜集工作的重要性，積極擴大檔案信息搜集主體，指定專人進行檔案信息搜集，同時依靠社會組織參與的力量，有效提高檔案信息搜集效率利用互聯網來進行檔案信息搜集，這樣不僅可以有效提高檔案信息搜集效率，還使現代化技術的優勢得到了充分體現。

（二）積極創新檔案信息服務方式。檔案工作就是要服務于用戶，大大提升檔案價值。轉變檔案服務觀念，樹立以用戶需求為中心的檔案服務意識，對用戶及時提供全程服務，在此過程中需要充分了解不同用戶需要的檔案資源，大力推廣智能化和個性化服務，及時將檔案資源信息進行歸納和整理，通過網絡渠道向用戶推送檔案資源。

（三）加大檔案信息管理力度。為了確保檔案信息的安全性，需要根據實際情況來構建科學有效的檔案安全管理體系，制定具有可行性的檔案信息安全管理制度，主要對檔案保管以及丟失問題進行明確規定，必須要保證檔案信息的完整性。促使工作人員及時明確檔案信息安全管理職責，嚴格按照檔案信息安全管理制度進行操作。重視社區服務，定期給社區人們普及檔案信息安全有關知識，全面擴大檔案信息安全管理制度的宣傳范圍，從而確保社區服務與供電企業檔案管理信息化建設的同步進行。營造良好和諧的檔案信息管理氛圍，加大對工作人員的管理力度，為檔案信息提供安全保障。

（四）增大檔案信息化建設的投入力度。增添現代化檔案管理設備，積極構建硬件基礎設施，尤其是要做好檔案資源的防高溫、防塵、防火等工作，安排專人對檔案資源庫進行管理，成立檔案閱覽室，檔案管理辦公室，這樣做有助于對檔案進行統一有效的管理，促進檔案管理效率的提升。制定相關的管理制度，比如檔案管理辦公室規程、檔案閱覽室日常行為規范，檔案管理辦公人員日常操守，積極推進檔案管理信息化建設步伐的穩步進行。

四、結束語

在互聯網時代，檔案管理人員要積極探討檔案信息化建設的創新思路，明確檔案管理信息化建設的具體方案，樹立以用戶需求為中心的檔案觀念，并積極配合檔案管理工作，這對我國供電企業發展以及整體經濟提升都具有深遠意義。