高校檔案信息化管理工作改革與創新發展思路

文/廣東科學技術職業學院 楊瓊娃

我們現在正處于信息時代的背景之下，高等院校的檔案管理也在轉變為信息化，管理方式由之前的紙質管理變化成為現在的電子檔案，實行先進的數字化管理。高等院校檔案信息管理跟著時代信息化發展前進著，而且在管理中已經得到了預想的效果。但是，在高等院校檔案管理方面還存在著不少的問題。現在的高等院校檔案管理是在不斷地改革和創新的，我們需要采用信息化的方式來進行檔案的管理。

一、簡述當前高等院校檔案管理存在實質性問題

（一）落伍的管理理念。可以這么說，一直以來，高等院校的工作重心往往放在教學方面，這就導致忽視檔案管理工作。所以說，高等院校的檔案管理觀念落伍，對于這項工作沒有足夠的重視，這其中，經費不足嚴重影響了檔案管理工作，由于經費的不足，很難滿足管理工作的需要，就會降低工作的積極性。

（二）采用老套的方法進行檔案管理工作。所謂高等院校檔案的管理工作，其實就是對需要的資料進行整理收集的一個過程，所以檔案管理工作是單調無趣的，有的時候會面臨大量的檔案需要管理，這時候只依靠人工來完成，這樣就沒有辦法提高工作效率，就很難在規定的期限內完成工作。雖然現在大多數院校都使用計算機進行檔案管理，但也僅僅是具有搜索和查詢的功能，沒有真正提高工作效率。

（三）缺乏完善的檔案管理制度。就現在的情況來說，大部分高等院校的管理部門沒有盡到自己的責任，主要是沒有完善的檔案管理制度。由于這樣的原因，使得檔案管理顯得比較雜亂，這樣是不利于檔案管理工作順利開展的。

（四）缺少素質高的管理人員。我們現在是缺乏人才的時代，就算在學歷高的今天也是如此，檔案管理工作中需要專業型的人才，但是在實際中缺少這種專業人才。目前的工作人員大多是從其他部門抽調過來的，他們都是沒有接受過專業的培訓和技能的培訓，有的年齡較大的也不愿意接受培訓，這樣就會使整個檔案管理人員隊伍的素質偏低，長期以來，在一定程度上制約了檔案管理工作的發展與前進。

二、推動高校檔案信息化管理革新的策略

（一）采用信息化理念進行檔案信息管理。根據信息化發展的最新要求，高等院校檔案信息管理的革新需要現代化的管理理念。所以說，在高校開展這項工作時，應該順應時代的發展，時刻轉變自己的理念成為信息化的新模式，這樣做會進一步促進高校檔案信息管理工作的發展。高校檔案信息管理不單是保存和記載的工作，而是把整個學校的歷史發展過程全部記錄下來。所以說，只有把高校的歷史發展詳細記錄下來，才會更好地進行高校檔案信息化管理的革新。

（二）采用信息化管理模式完善高校檔案信息。隨著我國信息技術的突飛猛進發展，同時也推動了社會與時代的發展與進步，在這樣的大環境之下，使得高校檔案管理得到了相應的轉變，向著信息化模式慢慢在變化著。在整個高校檔案管理的過程當中，最重要的工作就是保障檔案資源的信息化建設。時刻將我們時代信息化的成果應用到具體的管理應用中，這樣做就會更明顯地提高檔案管理的工作效率，可以更好地保管檔案信息。

（三）制定健全的管理制度。在我們高校管理檔案的整個過程當中，一個健全的管理制度，可以為檔案管理工作提供一定的規章制度，同時對于檔案管理整個工作也起到規范性的作用，這樣做對高校檔案信息管理可以起到進一步的完善和健全作用。因為高校檔案存儲存在著增加的情況，我們需要制定一個專屬的檔案管理制度。

（四）培養專業管理人員。要想使高校檔案信息管理工作順利進行的話，時刻離不開優秀的管理人員參與其中。所以說，針對高校檔案信息的管理人員應該時刻增加自身的技能和專業知識，要明確知道高校檔案信息管理信息化模式革新的關鍵，并且這其中還需要不斷提高自身的保密性。同時高等院校也要注重專業人才的培養，需要定期舉行培訓，組織工作人員進行技能培訓和學習，目的是使管理人員能夠更好地提升自身的能力，我們的目標不單單是成為專業型的人才，還要成為綜合型的全新人才，保證高校檔案管理工作可以順利開展。

三、推動高校檔案信息化革新的有效途徑

（一）跟隨信息時代發展腳步前進。在實際開展高校檔案信息管理工作的過程中，我們應該時刻跟隨信息化發展的腳步。高校一定要根據國家的相關政策，從頭到尾整體性設計高校檔案信息管理的發展策略，目的是保證高校檔案信息化革新與國家戰略緊密結合在一起，借助國家發展信息技術的力量，來進行高校檔案信息化革新工作的發展。在現今信息技術的環境之下，高校應該緊密結合教育管理和檔案管理，組建一個檔案信息化管理系統。如果我們這么做需要不斷地提供革新需要的資金，作為高校檔案信息化建設的有利基礎，通過合理使用信息化的技術，推動高校檔案管理信息化工作的革新發展。

（二）采用數字化檔案推進發展。高校檔案信息管理的革新工作遠遠離不開與信息化技術的結合，努力挖掘出信息的源頭，保證高校可以獲得更豐富、更充足的參考信息。我們在設計高校檔案管理策略的時候，需要從上到下設計，這樣做可以將高校中不同部門的缺點打破，可以很好地把握住整個學校資源的流向問題，目的是保證檔案管理起來更加有效和集中。我們需要搭建檔案資源的數據信息中心和資源信息平臺，通過使用校園網絡平臺，保證高校數據得到共享。為高校檔案信息管理提供有力的工具，可以促進高校教育質量的發展與提高。革新的關鍵就是要將信息資源進行更完美的儲備和管理。第一步就是做好備份工作，尤其是一些比較重要有價值的信息，一定要做好備份。此外，還應該存儲一些信息資源，搭建出一個相應的數據庫，保證更多的資源可以使用，這樣才會使得高校信息管理工作可以順利進行。

（三）搭建全方位的服務平臺。通常在高校檔案信息管理革新的過程中，要采用信息化思維，這樣就可以滿足用戶的一些需求，保證高校檔案信息在改革和發展中能夠以更加快捷的方式前進。所以，我們必須搭建一個全方位的信息服務平臺，主要是結合校園網、微信、QQ等工具，目的是使得高校管理信息改革可以順利進行。在高校檔案信息管理的過程中，應該掌握信息技術的機會，搭建出一個全方位的信息服務平臺，在檔案管理中發揮出自己獨有的作用。如果我們建立科學的服務平臺，就會提高檔案管理的效率，同時可以更好地為師生服務。

四、結論

綜上所述，在高校整個檔案管理的過程當中，應該注意數據的保密性。所以說，需要保證高校檔案信息化管理工作中，所使用的網絡具有安全性，并且定期對檔案進行備份，防止出現信息丟失損壞的情況。開展高校檔案信息化管理工作是我們整個檔案信息管理的必然之路。在實際管理中，我們采取信息化的管理方式，這樣可以顯著提高檔案管理的水平和質量。在現在信息背景下，將高校檔案進行信息化改革是我們需要做的，是一個時代的契機。本篇文章根據高校檔案管理中存在的不足加以分析，給出了自己的建議和高校檔案信息化管理改革的策略，希望可以推動此項工作長期高效發展。