信息化執(zhí)法模式下衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案管理的思考

文/河北省衛(wèi)生計生委綜合監(jiān)督執(zhí)法局 張穎 陳宏 張冬夏

各級衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)在進(jìn)行衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法的過程中，需要做好原始工作記錄，可以對當(dāng)時行政執(zhí)法的合法性、公正性和公開性等進(jìn)行真實(shí)且客觀的反映，而這一原始工作記錄即被稱之為衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案，可作為衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法管理的重要依據(jù)，能夠?yàn)閳?zhí)法人員是否發(fā)生了違反禁止性規(guī)定或者義務(wù)性規(guī)定等行為而提供有效依據(jù)。而隨著信息化建設(shè)在衛(wèi)生監(jiān)督領(lǐng)域的發(fā)展與運(yùn)用，信息化執(zhí)法模式應(yīng)運(yùn)而生，其檔案管理也開展了信息化建設(shè)。

一、當(dāng)前衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法中的業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)況

在衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)中，業(yè)務(wù)檔案管理發(fā)揮著非常重要的作用。而衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案涵括了行政審核和處罰案卷、衛(wèi)生監(jiān)督日常文書、衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法投訴舉辦以及各種檢測檢驗(yàn)報告等多種內(nèi)容，且衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的執(zhí)法人員數(shù)量較多，其人員材料來源較廣泛，導(dǎo)致衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案管理工作的任務(wù)較繁重，管理人員的壓力較大。在實(shí)際的業(yè)務(wù)檔案管理工作中，存在著以下問題：

（一）管理意識薄弱，業(yè)務(wù)能力較低。檔案管理在衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)中占據(jù)著基礎(chǔ)地位，且屬于后臺性的業(yè)務(wù)范疇。當(dāng)前衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)偏向重視提高專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)能力，卻忽略了檔案部門管理人員的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)。因此，一些管理人員不但缺乏較強(qiáng)的管理意識，其業(yè)務(wù)能力也比較低，業(yè)務(wù)知識面比較窄，無法及時更新相關(guān)業(yè)務(wù)知識，在信息化和數(shù)據(jù)化環(huán)境下，這部分管理人員很難掌握應(yīng)有的技術(shù)、知識和管理要點(diǎn)，甚至在對檔案進(jìn)行整理與歸檔時，缺少統(tǒng)一規(guī)范化的流程，再加上沒有實(shí)行專人負(fù)責(zé)制，業(yè)務(wù)檔案存在損壞或遺失嚴(yán)重的情況，不但難以做好信息化執(zhí)法模式下的業(yè)務(wù)檔案管理工作，也直接影響了衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案利用價值的發(fā)揮。

（二）執(zhí)法工作與檔案管理工作的信息化不同步。雖然衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)在信息化執(zhí)法模式下加強(qiáng)了平日業(yè)務(wù)執(zhí)法的工作效率及水平，信息化程度非常高，但是相對的檔案管理卻存在信息化程度較低的問題，兩項(xiàng)息息相關(guān)的工作在信息化建設(shè)進(jìn)程中卻呈現(xiàn)出不同步的問題，檔案管理工作的滯后性比較突出。這主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)問題：1.檔案管理停留在收集實(shí)物檔案的層面，缺少紙質(zhì)與電子文檔共存的雙軌制管理機(jī)制，即便部分衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)推行了電子文檔，但是許多辦公無紙化環(huán)境下產(chǎn)生的電子材料并沒有完全被納入歸檔范圍中。2.在衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)中推廣應(yīng)用的信息系統(tǒng)與移動執(zhí)法終端缺乏檔案模塊，無法實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法信息和相關(guān)檔案管理的同步更新。

二、基于信息化執(zhí)法模式的檔案管理對策

（一）促進(jìn)檔案管理人員的知識更新與業(yè)務(wù)能力提高。衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)該定期為檔案管理人員開展培訓(xùn)，擴(kuò)大其專業(yè)知識面，使其增強(qiáng)自主知識更新的能力，并且掌握信息化執(zhí)法背景下衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案管理的相關(guān)技術(shù)、技能，以有效提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。在培訓(xùn)內(nèi)容方面，不僅要包括專業(yè)知識及技能培訓(xùn)，還需要包括檔案法律法規(guī)等內(nèi)容的培訓(xùn)及指導(dǎo)，增強(qiáng)檔案管理人員對檔案的統(tǒng)一性、規(guī)范化和信息化管理意識。而要實(shí)現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一規(guī)范化，還需要衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)制定檔案管理的統(tǒng)一制度，即形成自上而下的規(guī)范化歸檔規(guī)范機(jī)制。另外，要將日常監(jiān)督檔案納入綜合檔案室，為其建立完整的數(shù)據(jù)，從而利于日后的查閱與管理，同時也為檔案資料保管的長期性與完整性提供保障。

（二）增加檔案收集歸檔范圍。信息化執(zhí)法模式適應(yīng)了信息化時代下衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作的新要求，而其業(yè)務(wù)檔案管理也應(yīng)該建立數(shù)字化檔案質(zhì)量管理體系，以滿足時代的需要。在這個基礎(chǔ)上，可擴(kuò)大衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案的收集范圍，包括衛(wèi)生審核、行政處罰、日常監(jiān)督文書、衛(wèi)生監(jiān)督投訴舉報文件、各種衛(wèi)生監(jiān)督檢測檢驗(yàn)報告等方面的檔案收集工作。另外，檔案部門的管理人員不但要做好紙質(zhì)檔案歸檔工作，還需要全面整合信息化電子檔案與日常衛(wèi)生監(jiān)督過程的相關(guān)圖片、影像及錄音等資料，再將其綜合歸檔。

（三）落實(shí)檔案雙軌制，促進(jìn)檔案資源共享。在衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案管理的信息化進(jìn)程中，檔案部門應(yīng)該落實(shí)紙質(zhì)與電子類檔案的雙軌制，促進(jìn)檔案資源共享，提高檔案的有效利用率，從而為信息化衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作提供支持。在這個方面，可在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中錄入衛(wèi)生審核與執(zhí)法相關(guān)檔案的查閱目錄，便于查閱者對目錄的快速查閱。衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)是一種比較復(fù)雜的醫(yī)療監(jiān)管機(jī)構(gòu)，應(yīng)該為衛(wèi)生監(jiān)督人員的現(xiàn)場檢查執(zhí)法工作提供足夠便利的條件。可為其配備移動執(zhí)法設(shè)備，便于其隨時核實(shí)系統(tǒng)信息，查閱相關(guān)電子資源。另外，信息化執(zhí)法模式下衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案管理工作的安全性與保密性比較強(qiáng)，具有良好的信息安全保護(hù)功能。

三、結(jié)束語

總而言之，在信息化執(zhí)法模式的創(chuàng)新應(yīng)用背景下，衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案管理工作需要采取有效措施克服其中依舊存在的問題，有效地發(fā)揮檔案管理工作的作用，為衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作提供基礎(chǔ)性的支持，并為衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法管理提供重要的有效依據(jù)。