淺談三個體系對檔案收集工作的指導

文/廣東省有色金屬地質局 蔡婷婷

一、資源體系對于收集工作的指導

檔案的收集主要是將分散的檔案文件，放置到同一個文件夾里進行保管。在檔案集中管理和檔案資源不斷開發的過程中，關于檔案收集的質量影響到檔案收集活動的開展。如果檔案收集不完整，或者是檔案收集過程中無用的資料過多，就會導致整個檔案館藏的資料體系受到相應的影響。在收集盡可能多的檔案過程中，要加強民生檔案，提高檔案資源的覆蓋率，保證人民的檔案有檔可查。

（一）建設覆蓋人民群眾的檔案資源管理體系。黨的重要理念是為人民服務，人民群眾是國家發展的主人，也是國家發展的動力。中國共產黨發展和建設的最主要的宏觀理想就是建設每一個人自由、全面發展的共產主義社會。而覆蓋人民群眾的檔案體系，記錄了每一個人的生活，同時也和人民切實利益相關。涉及到每一個人的醫療、教育、就業、房產等一系列關于民生的價值文字。檔案體系的建設，覆蓋于社會的各個層面和各個階層，檔案體系如果不健全，就背離了我國檔案館的三個建設的初衷，也背離了國家建設過程中為人民服務的標準和以人為本的原則。

（二）加強對于檔案的收集。檔案主要來源于社會的各個階層的社會活動，記錄了活動的主要內容，并且通過文字、圖片、音頻、視頻等方式保留和存在。在現行的檔案單位中會保存一段時間然后移交到下一個儲存檔案的地方。檔案館儲存的地方不僅僅在于單位，還有所有有價值保存檔案的地方。有的時候，有些個人的歷史檔案會散落在人民群眾手中，不具有很好的保管條件。

二、發展三個體系理論，加強檔案收集工作

檔案收集是檔案工作的基礎，收集的情況在一定程度上影響了檔案利用的效率。如果對于檔案收集的價值小、質量差或者數量少，那么就很難從檔案中獲取他們所需要的信息，檔案收集工作并不是一個人可以控制的，為了方便社會各個方面對于檔案館的利用，應該加強對于檔案的收集。

（一）控制進館數量。通常來說，檔案館中所儲存的檔案數量非常多，可以查詢到所需要查詢人的所有信息。但是實際上檔案館數量多，不能很好地保證檔案資源控制在一定范圍之內。從檔案館的工作角度上來看，檔案資源越來越多，就需要提供更多的庫房，或者是加派人手，加強對于檔案工作的管理。因為檔案館所藏的檔案資料非常多，在海量的結果中逐一查詢，找到自己所需的檔案可能性較小，所以檔案館接收的過程中，只接收自己范圍之內的檔案，不要隨意收集不屬于自己范圍之內的檔案或者是漏掉接收范圍之內的檔案。

（二）加強整理檔案收集的門類。檔案館如果要收集黨政相關的文書、關于科技、訴訟檔案以及專門檔案的時候，需要收集相關的文字、照片、音頻、研究報告、統計數據等文件。所以檔案館在收集的過程中要提高收集的效率，加強對于收集門類的歸納整理。在檔案館收集的各類檔案中，要對于本地區的變化、歷史沿襲、文化等重大事件的檔案進行分門別類的歸納和整理。無論是對于人民群眾、醫療衛生、教育都要進行分類整理。檔案在收集過程中，要以記錄保障服務民生為主要的存儲方向，加強對于檔案工作的收集和開展。

三、加強檔案工作收集的安全體系建設

檔案的安全關系到檔案收集的方方面面，維護檔案的安全就需要建設相應的管理手段和技術方法手段。防止檔案存在損壞或者人為破壞的現象，盡量延長檔案儲存的壽命，確保檔案可以在合理的利用范圍之內。保證機密的檔案，不會存在泄漏的情形，在一定范圍之內加強對于檔案的利用和儲存。檔案管理工作人員，可以借助相應的管理方法，防止檔案材料會受到損害的現象，延長檔案儲存的壽命。在檔案管理過程中，應該加強對于以下幾個方面的管理。

（一）加強對于檔案管理工作人員的培訓。檔案工作管理者應該明確自己在檔案管理過程中所具備的責任。要嚴格按照檔案管理的相應規范，加強對于自己行為的監管，提高自身的管理素質。同時在檔案管理過程中，應該加強對于檔案工作人員的培訓，相關管理人員不能亂涂、亂畫，要保持檔案的原貌。不能出現以權謀私、亂用檔案、泄露檔案機密等現象。檔案資源內容紛繁多樣，所以檔案工作管理人員應該科學地對于檔案的潛在價值進行判斷。工作人員除了需要增強自身的專業素質之外，還需要積極加強對于知識的儲備，了解歷史、地理、行政管理等知識。管理人員要科學公正的，加強對于每一份檔案的儲存和統計。

（二）加強檔案的異地備份和數字化備份。隨著檔案的不斷完善，很多時候檔案管理的安全性，受到了人為和自然因素的影響。人為的因素還可以進行監管，但自然的因素在一定程度上就無法控制，安全問題導致檔案付出的代價是不可估量的。例如2008年汶川發生的地震，導致四川省的檔案館事業受到了重創。為了加強對于檔案的管理，就需要在檔案被收進館時，對于珍貴的資料和利用率較高的資料，加強數字化的管理和數字化的保存。

四、結束語

現代化社會不斷發展的過程中，檔案儲存作用非常重要。這也要求我國檔案館應該加強檔案管理工作三個體系的理解。我國檔案工作者應該具備三個體系的思想，并且將相關體系融入到檔案工作的環節，推動檔案工作和檔案工作事業的發展。