如何提高檔案管理與編研利用效率

文/曲阜市檔案局 王成舜

在我國，檔案既是一種重要的無形資產，也是促進社會發展與進步的重要資源，因此，應該對檔案管理與檔案編研利用工作給予足夠重視。但是，在目前的檔案管理與編研利用環境下，受傳統檔案管理觀念的影響，檔案管理與編研工作還存在較多問題，如對檔案的管理效率不高、編研能力有限等。針對這些不足之處，優化我國檔案管理與編研利用模式具有十分積極的現實意義。

一、當前檔案管理與編研利用工作中存在的瓶頸

（一）對于檔案工作重視程度不夠。一直以來，檔案管理工作沒有得到應有的重視。許多檔案管理人員認為檔案管理與編研利用工作可有可無，并不是的核心工作，在工作中出現十分散漫的狀態，不認真對待檔案工作的現象也是屢見不鮮。另外，有些檔案管理部門的領導也存在不重視檔案編研工作的現象，甚至沒有配備專門從事檔案編研工作的人員，而僅僅由一些檔案管理工作人員兼職，這些人在編研工作中缺乏專業知識，無法進行有效檔案收集與編研工作。由此可見，對于檔案管理工作不重視，成為影響檔案管理水平的重要因素。

（二）檔案管理與編研利用的信息化程度不高。信息技術的快速發展給許多行業領域帶來了全新的發展契機，檔案管理與編研利用工作也是如此，目前，檔案信息化已經成為發展的必然趨勢，也是檔案管理與編研利用工作急需解決的重要問題。但是從當前的檔案管理工作來看，并不是所有檔案管理工作都應用了信息化，許多還一直沿用傳統的檔案管理與編研方式，管理效率較低，并且耗費了大量的人工成本和時間成本，而且在檔案管理提檔升級的過程中，無法適應時代發展的趨勢，造成了檔案管理水平一直處于相對滯后的狀態，影響了的整體工作效率。

（三）缺乏健全完善的檔案管理與編研利用制度。制約檔案管理質量提升還有一個主要問題，那就是缺乏健全的檔案管理與編研利用制度。在檔案管理工作中，由于管理觀念傳統，并且對于檔案工作的重視程度不夠，因此并沒有制定完善的檔案管理工作制度，形成一套科學標準的檔案管理工作流程，導致在檔案管理的實際工作一直處于較為隨意的狀態。有些即使制定了相關管理制度，但是其中絕大部分照搬其它現成條文，沒有結合自身的實際特點，缺乏針對性和可操作性，沒有實際指導意義。

二、檔案管理與編研利用模式的構建和優化策略

從以上分析可以看出，目前我國檔案管理與編研利用過程中還存在較多問題，要想促進檔案管理工作更好發展，必須對檔案工作給予足夠重視，并且積極采取有效措施，解決檔案工作中存在的突出問題。具體的講，可以采取以下幾方面措施優化檔案管理模式：

（一）健全和完善檔案管理與編研利用模式。在檔案管理過程中，缺乏完善的管理與編研利用模式，檔案工作機制不健全，是制約檔案管理質量提升的主要問題。因此，應該積極構建完善的檔案管理工作機制。對于沒有構建檔案工作機制的部門，應該及時認識到檔案管理工作的重要性，并積極建立完善的檔案管理工作機制，規范檔案管理流程。同時，應該對檔案管理模式進行優化，合理配置檔案管理與編研的人才配置，確保每一項工作都能責任到人，并不斷完善檔案工作審核程序，提升管理效率，從而改掉傳統管理模式存在的缺陷和弊端，有效提升檔案管理工作的整體質量。

（二）提升檔案管理的信息化程度。信息化已經成為檔案管理領域的重要發展趨勢，因此，應該對現有的檔案管理與編研利用體系進行優化升級，提升檔案管理與編研的信息化管理水平。由于一些單位對于檔案管理工作不夠重視，因此相關的工作設備也十分陳舊，根本無法適應新時代檔案工作的需要。針對這個問題，應該專門撥付一部分資金，對檔案管理設備進行更新換代，引進先進的檔案管理設備和管理技術，將檔案管理工作從傳統管理模式逐漸過渡升級到信息化水平，從而有效提升檔案管理質量，在此過程中，能節省大量的人力和時間成本，有利于整體工作效率的提高。

（三）提高檔案管理人員的專業水平。在檔案管理實踐中，制約檔案管理工作質量提升的另外一個主要原因是管理人員的專業素質不高，因此，提高檔案管理人員的專業素質，也是構建和優化檔案管理模式的重要環節。首先，應該安排一定數量的人員專門從事檔案管理工作，并且這些從業人員應該具備一定的檔案管理知識，這樣才能在管理與編研利用工作中實現不斷優化。其次，有條件的單位也可以聘請有關領域的專家學者，對檔案管理人員開展培訓，從而提升檔案管理人員的專業素質，也可以加大投入力度，從外部引進一些優秀的檔案管理人才，優化人才結構，提高檔案管理人員的整體水平，為檔案管理與編研利用模式的構建和優化奠定堅實基礎。

三、結語

綜上所述，檔案管理與編研利用工作是確保檔案保存與利用的重要組成部分，應該給予足夠重視。要做好檔案管理與編研工作，就應該不斷創新和優化檔案管理模式，提升檔案信息化管理水平，并且也要構建健全完善的檔案管理工作機制，從而促進檔案管理工作質量進一步提升。