淺談紀念館藏品的檔案管理

文/劉胡蘭紀念館 張紅衛(wèi)

隨著社會經濟的迅速發(fā)展，我國越來越重視對紀念館藏品的管理工作，對紀念館藏品的檔案管理提出了更高要求，想要做好紀念館藏品檔案管理，就必須要真正認識到紀念館藏品的意義，使紀念館藏品檔案管理更具有合理性及規(guī)范性。紀念館的藏品是進行藏品宣傳、藏品陳列和研究等各項活動的重要基礎，科學有效的藏品檔案管理不僅可以提高紀念館的藝術品位，也能夠有效實現(xiàn)藏品的自身價值。

一、藏品檔案的內涵

紀念館藏品的檔案可以反映出藏品的來源、現(xiàn)狀、質地、重量、尺寸及名稱，還有一些藏品使用和研究中的記錄資料，其主要的檔案內涵涉及藏品檔案和有關藏品的檔案。就藏品檔案本身來說，主要包括了藏品入館的原始單據、藏品來源的原始記錄以及藏品的原始記錄等等。就有關藏品的檔案來說，主要包括了藏品的展出記錄、藏品的提用憑證、藏品的修復記錄以及藏品的注銷憑證四個方面。總之，藏品檔案直接反映了藏品的全部情況，能夠為紀念館的藏品管理工作提供有利依據。

二、傳統(tǒng)方式管理藏品檔案的優(yōu)點和不足

就目前來看，我國許多紀念館的藏品檔案管理依舊采用傳統(tǒng)方式，主要是以人工記錄進行藏品登記、藏品分類、藏品編目等，雖然這種檔案管理方式有一定優(yōu)勢，卻也有其相應的缺點。就傳統(tǒng)藏品檔案管理的優(yōu)點方面來說，傳統(tǒng)的藏品檔案管理已經較為成熟，無論是在管理制度方面，或是人員組織的結構方面都已經能夠滿足于藏品檔案管理的需求，且整個藏品檔案管理的程序比較系統(tǒng)化，可以有效保證藏品檔案管理的順利進行。就傳統(tǒng)藏品檔案管理的不足方面來說，手工記錄的藏品檔案需要消耗大量的人力和物力資源，尤其是在紀念館的深入發(fā)展背景下，給藏品檔案管理人員帶來諸多挑戰(zhàn)。同時，由于傳統(tǒng)藏品檔案是以紙張形式作為主要記錄手段，導致藏品檔案很容易出現(xiàn)丟失和損壞情況，對于藏品檔案的利用率也很難保障。

三、新形勢下紀念館藏品檔案管理的數(shù)字化建設和優(yōu)勢

在信息化時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經很難滿足于紀念館藏品檔案管理的需求，不僅會影響到藏品檔案管理的順利進行，也會帶來較大的資源浪費問題，極其不利于紀念館藏品檔案管理的科學發(fā)展。因此，對紀念館藏品檔案管理進行創(chuàng)新是必然趨勢，也是順應時代發(fā)展的基本要求。而數(shù)字化技術的應用能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理的不足之處，使紀念館藏品檔案管理的效率和質量得到有效提高，使藏品檔案的利用率得到進一步提高。在進行檔案管理的數(shù)字化建設過程中，管理人員可以利用數(shù)字化信息技術將各種信息資源以數(shù)字化形式存儲到網絡空間，以網絡化方式進行鏈接實現(xiàn)藏品檔案資源的共享。同時，管理人員還可以利用信息化藏品檔案管理系統(tǒng)對藏品的不同屬性進行任意排列和自由查詢，有效縮減不必要的文書工作。總之，相比較傳統(tǒng)的藏品檔案管理方式，數(shù)字化的藏品檔案管理更具有優(yōu)勢，不僅能夠使藏品檔案管理更加便利，有效提高藏品檔案管理的工作效率，也能夠有效保證檔案信息的規(guī)范性，有效保證藏品檔案的安全性，使藏品檔案的利用率得到有效提高。

四、在實際陳展中如何發(fā)揮藏品檔案的作用

藏品陳展是每個紀念館都要進行的一項必要活動，對紀念館的宣傳和發(fā)展有著至關重要的影響作用。而藏品檔案是對藏品全部情況進行記錄的重要資料，能夠準確反映藏品檔案的歷史價值、科學價值和藝術價值，對這些藏品檔案進行合理運用能夠使藏品陳展更具有合理性、科學性及有效性，使整個陳展工作的效率和質量得到有效提高。首先，在進行藏品陳展活動之前，管理人員需要根據藏品陳展的目的和方向對藏品檔案進行查閱，以便能夠在最短的時間找出符合陳展要求的藏品，并結合藏品檔案的記錄對各種藏品進行分類擺放，從藏品的歷史價值、藝術價值和科學價值等幾個角度對其進行擺放，從而為游客提供更加便利的參觀環(huán)境。其次，由于大部分游客缺乏專業(yè)的知識，無法對藏品的歷史價值、藝術價值和科學價值進行深入了解，這就很難保證藏品陳展的實際效果。在這種情況下，管理人員可以結合藏品檔案的記錄對其各種價值進行深入挖掘，繼而對一些重點知識和必要的知識進行整合，通過多種方式向游客進行傳播，從而有效發(fā)揮藏品檔案在實際陳展中的作用，使藏品陳展的目的得以順利實現(xiàn)。

五、結論

綜上所述，藏品檔案管理對紀念館的發(fā)展起著至關重要的影響作用，紀念館的領導層和管理層必須要加強對藏品檔案管理的重視性，不斷提高藏品檔案管理的效率和質量。由于傳統(tǒng)的檔案管理方式已經很難滿足于紀念館藏品檔案管理的需求，相關的工作人員應積極加強對數(shù)字化技術的應用，通過數(shù)字化的檔案管理使藏品檔案的利用率得到有效提高，充分發(fā)揮藏品檔案在實際陳展中的作用。