關(guān)于高速公路檔案管理的幾點(diǎn)體會(huì)
——以泉三高速公路為例

文/三明市交通建設(shè)集團(tuán)有限公司 羅革娜

一、在工程中各個(gè)階段開展檔案管理工作

（一）在工程的前期階段，注重過程資料的積累與收集，針對(duì)不同階段所產(chǎn)生的，反映與公路工程有關(guān)的重要活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件材料都進(jìn)行認(rèn)真的收集。如，項(xiàng)目設(shè)計(jì)類中的初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、變更設(shè)計(jì)；憑證類中的項(xiàng)目審批、預(yù)可行性研究、可行性研究、土地征用及招投標(biāo)過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)所形成的一系列招投標(biāo)資料等，構(gòu)成了方方面面的準(zhǔn)備階段的文件，做到檔案資料的完整、齊全，切實(shí)反映整體的工作內(nèi)容，呈現(xiàn)當(dāng)時(shí)的工作狀態(tài)，較全面地展示工程的歷程。

（二）在基礎(chǔ)資料形成階段，公司一開始就從制度化、規(guī)范化入手。要求各施工、監(jiān)理單位分階段、分步驟，按不同的規(guī)定要求對(duì)不同時(shí)期的工程資料采取不間斷拉網(wǎng)式檢查的辦法，從案卷的檔案制成材料和書寫材料正規(guī)，字跡工整、圖樣清晰、表格資料填寫規(guī)范、齊全、真實(shí)、可靠；圖文相符，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、利于長期保存，文件材料的審批、簽字手續(xù)完備及符合本項(xiàng)目特點(diǎn)的分類編號(hào)方案等方面出發(fā)，保證歸檔文件材料符合檔案驗(yàn)收的要求，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，提出問題，切實(shí)落實(shí)整改，將一些基礎(chǔ)資料的質(zhì)量問題控制在初始狀態(tài)。1.根據(jù)泉三高速公路的具體情況，以交通部《公路工程竣工文件資料立卷歸檔管理辦法》和福建省交通運(yùn)輸廳、福建省高速公路建設(shè)總指揮部、福建省檔案局《福建省高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》為準(zhǔn)繩，從“完整、準(zhǔn)確、齊全”出發(fā)，依據(jù)交通運(yùn)輸部《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》的劃分辦法，認(rèn)真審核各施工、監(jiān)理單位上報(bào)的單位、分部、分項(xiàng)工程劃分的正確性，保證項(xiàng)目無缺項(xiàng)、漏項(xiàng)。2.組織專業(yè)人員，結(jié)合泉三高速公路自身特點(diǎn)，對(duì)分項(xiàng)工程開工申請(qǐng)、施工放樣、施工原始記錄、試驗(yàn)檢測、現(xiàn)場質(zhì)量抽檢等幾方面做了具體的規(guī)定，確保了收集過程的完整，有效避免了基礎(chǔ)資料收集的殘缺不全和整理的不系統(tǒng)。3.為達(dá)到程序規(guī)范、科學(xué)管理，在工程實(shí)施前，項(xiàng)目公司統(tǒng)一下發(fā)了工程用表，使所形成的項(xiàng)目檔案資料相對(duì)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、統(tǒng)一。4.采取定期和不定期檢查相結(jié)合的方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，責(zé)成相關(guān)人員認(rèn)真整改，確保基礎(chǔ)資料的完整、準(zhǔn)確、齊全。每季度定期檢查各施工、監(jiān)理單位工程內(nèi)業(yè)資料整理歸檔情況。通過檢查和督促，有效保證了工程內(nèi)業(yè)資料形成的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和收集的及時(shí)性和完整性。

（三）保證資料齊全有序、真實(shí)可靠。在資料整理、歸檔階段，為了維護(hù)資料齊全有序、真實(shí)可靠，按照《福建省高速公路建設(shè)項(xiàng)目案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》和《福建省高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)規(guī)則》的要求，以高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案為對(duì)象，依據(jù)項(xiàng)目建設(shè)過程和管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，對(duì)照資料間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行歸檔整理。制定了符合本路段各項(xiàng)目的檔案分類編號(hào)，按：路基、路面、房建、綠化、機(jī)電及三大系統(tǒng)等，使全線項(xiàng)目檔案組卷有序，充分保證了全線項(xiàng)目檔案材料間的有機(jī)聯(lián)系，有利于檔案資料的檢索、開發(fā)、利用和排架管理。

（四）進(jìn)行工程檔案檢查。在檔案驗(yàn)收階段，根據(jù)福建省高速公路建設(shè)總指揮部《關(guān)于我省高速公路項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的若干意見》精神，為確保檔案驗(yàn)收工作的順利進(jìn)行，泉三高速公路自開工伊始就成立了項(xiàng)目檔案自檢小組，對(duì)全線44家參建單位進(jìn)行工程檔案檢查工作，針對(duì)檢查中存在的問題下發(fā)了整改通知單，要求各參建單位限期整改。如，變更資料一覽表按要求重新編制；個(gè)別案卷題名不準(zhǔn)確等。

二、開展檔案數(shù)字化管理工作

檔案數(shù)量的龐大，給館藏及檢索管理造成很大的壓力。為提高檔案管理工作的科技含量，減輕館藏壓力，方便檢索管理，泉三公路開展了對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行“數(shù)字化”管理工作。在立卷前期工作中，由技術(shù)公司提供檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，通過對(duì)案卷文件掃描，影像處理、建立索引、數(shù)據(jù)校對(duì)，使紙質(zhì)檔案數(shù)字化，采用光盤、硬盤作為存貯介質(zhì)，便于館藏；將所有施工單位分項(xiàng)工程程序化、結(jié)構(gòu)化、工序文件完整化、電子化，真正起到了電子原文與實(shí)體檔案相對(duì)應(yīng)，檔案系統(tǒng)平臺(tái)還能夠自動(dòng)產(chǎn)生卷內(nèi)目錄與案卷封面功能，節(jié)省了檔案加工時(shí)間，電子原文與案卷?xiàng)l目相對(duì)應(yīng)；采用福建省高速公路SX檔案管理查詢系統(tǒng)軟件，通過各種檢索條件均能迅速對(duì)案卷進(jìn)行查詢利用，既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理，促進(jìn)檔案管理信息化，適應(yīng)檔案信息資源共享要求，使檔案的使用和工程的展示得到統(tǒng)一，進(jìn)一步發(fā)揮工程檔案的應(yīng)有作用，為高速公路運(yùn)營的養(yǎng)護(hù)、維修、普查提供最原始的基礎(chǔ)資料。

三、增強(qiáng)安全防范意識(shí)，強(qiáng)化檔案安全管理工作

由于檔案數(shù)量比較多，檔案安全的管理工作尤為重要，要引起高度重視。各部門務(wù)必增強(qiáng)檔案安全防范意識(shí)，特別是保密意識(shí)，嚴(yán)守黨和國家機(jī)密，認(rèn)真執(zhí)行安全保密法規(guī)制度和紀(jì)律，確保檔案材料安全，并特別重視檔案接收、傳遞過程和保管階段。

在接收、傳遞過程中，嚴(yán)格執(zhí)行登記制度，認(rèn)真辦理檔案接收、查閱、借閱登記手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不允許任何人私自將檔案帶出檔案庫房，防止文件丟失。

在保管階段，項(xiàng)目公司設(shè)有專門檔案庫房，所有檔案資料在檔案柜里集中存放，由專人負(fù)責(zé)管理。庫房內(nèi)配備了溫濕度器、空調(diào)、除濕機(jī)等必要的硬件設(shè)施；在防火防盜方面采取有效措施，庫房內(nèi)置滅火器，門窗齊全并安裝防盜網(wǎng)，專人每天進(jìn)行巡視，扎實(shí)做好工程檔案的“八防”工作，確保檔案的完整和安全。

泉三高速公路已于2012年8月進(jìn)行了檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，驗(yàn)收組認(rèn)為，泉三項(xiàng)目各類不同載體文件材料齊全、完整和準(zhǔn)確，檔案整理規(guī)范，通過專項(xiàng)驗(yàn)收，2014年3月以建設(shè)項(xiàng)目綜合得分94.82通過竣工驗(yàn)收，2017年1月此項(xiàng)目榮獲第十四屆中國土木工程詹天佑獎(jiǎng)，填補(bǔ)我省交通建設(shè)項(xiàng)目在這一獎(jiǎng)項(xiàng)上的空白，書寫了歷史。