談如何利用網絡技術開展檔案信息服務

文/黑龍江大學 郭晴

在信息化的時代，如何利用先進的網絡技術開展檔案信息服務的問題成為檔案信息服務更好地滲入人們生活與工作之中的根本問題。

一、利用網絡技術開展檔案信息服務的優勢

（一）有益于檔案的保管。紙質化的檔案信息既不適合長時間的存放，也不方便被提取。隨著信息數量的日益增多，紙質化的檔案信息已經滿足不了人們的需求，而網絡作為虛擬的電子化產品，不僅可以節省空間，而且還方便于檔案的保管。例如照片檔案信息的保管，紙質化的照片檔案被提取時，往往被大量相似的照片干擾，這種情況下，檔案信息工作人員的工作相對地會比較復雜并沒有任何規律。而網絡技術背景下，照片檔案信息不僅可以長期保管，還可以在任何時間迅速地被檢索或者查看。

（二）可迅速地提取檔案信息。目前計算機網絡被人們廣泛地應用于世界各地，網絡技術背景下的檔案信息服務可以利用計算機網絡而實現檔案信息被提取的快捷性。網絡具有共享特性，網絡用戶可以隨時隨地查閱檔案信息并使用，不僅使搜尋檔案信息的時間得到有效的節省，還使檔案信息服務的工效得到明顯的提升。

（三）減輕檔案信息工作人員的任務量。隨著網絡技術的普及，人們的檔案信息被提取的同時，還有效地減輕了檔案信息工作人員的任務量。傳統檔案信息服務的方式是檔案信息用戶與檔案信息工作人員面對面地或者用電話進行溝通，在確定保管期限的前提下，查找相關記載，相匹配的檔案信息才能被找到，而利用網絡技術，檔案信息的工作人員可直接在網絡上搜索，使工作人員繁瑣的手動查找的負擔得到有效的減輕。

（四）使檔案部門進入大眾視野和社會之中。運用網絡技術傳播檔案信息，使檔案信息用戶的檔案信息相對開放，不僅可以滿足人們的要求以及提供開放式的服務理念，還可以使檔案信息更貼近社會和人們的生活，促進檔案信息服務的發展。

二、利用網絡技術開展檔案信息服務的過程中遇到的阻力

（一）安全問題沒有得到保障。在現在的網絡環境中，網絡安全問題始終沒有得到有效的解決，由于網絡平臺的開放性等特點，很多個人隱私受到被泄露的危險。由于網絡相對開放，盡管國家在網絡信息保密上擁有顯著成就，但是網絡檔案信息仍舊存在被盜竊的危險，所以，開展檔案信息服務的安全問題有待解決。

（二）軟件設施有待開發。目前網絡技術的軟件功能開發較少，并且已開發的功能技術含量較低，在一定程度上阻礙了網絡檔案信息服務的發展，所以，及時進行軟件設施的開發是一個必不可少的任務。

（三）檢索檔案信息出現問題。日益增多的網絡檔案信息數量需要快速的更新以及相近的詞語過多，導致檢索檔案信息時不全面或者檢索的信息并不匹配，成為網絡檔案信息服務的障礙。

（四）工作人員的綜合素質沒有保障。隨著網絡技術的更新換代，檔案信息服務需要的工作人員必須緊跟時代的步伐，具備較高的英語能力、應用計算機的能力以及整理檔案信息的能力，否則將會導致網絡檔案信息服務不能得到更好的應用。

三、如何利用網絡技術更好地開展檔案信息服務

（一）確保網絡的安全性。使信息的訪問權限受到控制，即客戶的檔案信息不能被除客戶以外的人提取。提高信息的保密程度，即對客戶的檔案信息加以保護，確保檔案信息不會被非法人員檢閱。防止信息被篡改，即擁有檔案信息客戶只能檢閱信息而不能加以改動或者打印。

（二）網上答疑，線上服務。在信息化時代中，通過網絡技術發展檔案信息服務，從而使人們足不出戶就可以享受服務，不僅可以有效節省人們的休息時間，還可以提高檔案信息服務的工作效率。

（三）開發網絡技術的功能。為了使網絡技術在檔案信息服務中發揮更大的作用，國家要加大對科學技術的投入并且開發相關檔案管理系統的軟件，使檔案信息服務的操作更方便、查找更快捷、功能更齊全。例如制作搜索引擎或者開發信息搜索網頁，使客戶能夠在萬千信息資源中查閱到有用的信息。

（四）建立龐大的數據庫。隨著社會的發展與網絡技術的不斷更新，越來越多的數據信息量更需要加以管理。建立龐大的數據庫，對各個檔案信息的成分加以分類，不僅可以提高客戶查找檔案信息的速度，還可以增強檔案信息服務的質量。

（五）提高檔案信息工作人員的綜合素質。檔案信息服務的發展與檔案信息服務的工作人員息息相關。檔案信息服務的工作人員綜合素質低，直接導致檔案信息服務的質量降低，影響檔案信息服務的發展，所以檔案工作人員需要對數字化技術、網絡通信技術以及多媒體技術有一定的了解并能夠熟練操作。

四、結語

總而言之，利用網絡技術開展檔案信息服務不僅需要確保網絡的安全性，還需要開發網絡技術的新功能并培養檔案信息工作人員的綜合素質，從而緊跟時代發展的腳步，提高網絡技術開展檔案信息服務的價值。