大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設探討

文/德州市農(nóng)業(yè)科學研究院 張艷菊

對于事業(yè)單位而言，人事檔案是傳統(tǒng)人事工作的重要組成部分，計算機僅是輔助記錄的作用。隨著數(shù)字信息化技術發(fā)展日趨成熟，人事檔案信息化也成為必然的發(fā)展趨勢。電子人事信息檔案有著明顯的兩個優(yōu)勢：一方面是人事檔案信息化可以依靠電腦獨立工作，不需要紙質及其他的配套管理，可以獨立運行操作，減少了工作人員的工作量并且提高了工作效率。另外一方面是采用電子人事檔案可以減少管理的組織，形成一條最短的信息鏈，讓人事工作者可以迅速接收到人才的信息，省去層層的申請和等待時間。人事檔案數(shù)字信息化后，檔案管理變得更加簡單方便，計算機、掃描儀等一些現(xiàn)代專業(yè)設備和技術可以把人事檔案信息變成圖片以及音頻等電子資料，有利于檔案工作者對人事檔案信息進行分類、整合、分析、加工。

一、人事檔案管理信息化特點

（一）人事檔案管理的重要性。從我國事業(yè)單位目前的運行情況來說，往往包括繁瑣的事項，事業(yè)單位不僅需要完成單位日常的工作內(nèi)容，還需要對其工作人員的人事和知識進行管理。人事檔案則是高校和用人單位對人才參與的各種實踐活動的最原始的記錄，包括出生日期、教育程度、思想品行以及特點特長等各個方面的情況，成為重要的人才信息資源，也是用人單位考察和選拔員工的一個極其重要的標準。事業(yè)單位在人事檔案管理中不斷引入先進的信息技術，已經(jīng)成為人事檔案管理手段變革的內(nèi)在前提，具有必然性。

（二）大數(shù)據(jù)和信息化的影響。從刻在龜殼和獸骨上的甲骨文，到現(xiàn)在的電子相片、錄像等新興的記錄方式，檔案的載體發(fā)生了巨大的改變。隨著大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，從傳統(tǒng)的紙質模式到現(xiàn)在的信息化管理模式的轉變歸其根本可以說是人事檔案自身發(fā)展的客觀要求。只有將人才的信息進行整合，并且按照不同的需求進行適當?shù)拈_發(fā)和利用，才能實現(xiàn)信息的增值并且提高信息資源的有效性。大數(shù)據(jù)即是對大量的數(shù)據(jù)進行整理分析，得出的是一種整體、全面的發(fā)展必然趨勢，給我們看世界提供了一種更加全面和新穎的方法，取代了過去憑借經(jīng)驗決定的時代。

二、人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺乏對人事檔案作用的深入認識。人事檔案不僅記錄著一個人的發(fā)展軌跡、愛好特長等信息，還能夠讓單位更好地了解人才的特點和能力，最大限度地實現(xiàn)人才資源的合理化使用。現(xiàn)實的人事管理中存在對人事檔案重要性認識不夠的問題，并且還有缺項漏項，對人才評價采取套話甚至是不實的評價等問題，這些都加大了人事檔案信息化管理的難度。并且隨著大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展越來越迅速，我國的政治、經(jīng)濟和文化等方面已經(jīng)跟隨新時代邁出了發(fā)展的步伐，而人事檔案管理上仍然是紙質的傳統(tǒng)檔案為主。紙質檔案存在有效利用次數(shù)少、時效性差，很容易受到地域的限制等問題，這種單一的管理模式已經(jīng)不能滿足大數(shù)據(jù)時代人們的要求，迫切需要進行改革。

（二）缺乏配套的設施和技術人員。對于事業(yè)單位的檔案存儲環(huán)境，多為面積不大的一間檔案室，加上幾臺老舊的電腦和為數(shù)不多的工作人員，設備更新緩慢并且缺乏相應的管理人員，或者管理專員的專業(yè)化程度不高等，這些因素都影響人事檔案數(shù)據(jù)庫信息化系統(tǒng)的建設。推進人事檔案管理的信息化，必不可少的就是計算機等網(wǎng)絡設備，但是部分事業(yè)單位存在資金和專業(yè)技術人員不足的情況，硬件條件的缺少直接限制了人事檔案管理信息化的進程。此外，人事檔案管理的工作人員的業(yè)務水平?jīng)Q定了檔案的保管方式和利用程度，而一般情況下事業(yè)單位缺少相應的復合型人才，導致檔案管理建設進程緩慢。目前事業(yè)單位多是使用自行研制的檔案管理系統(tǒng)，并未有統(tǒng)一的標準和操作方法，因此在檔案共享和使用上也存在問題，難以滿足大數(shù)據(jù)時代的新要求。

（三）缺乏安全意識。人事檔案管理的信息化建設具有快捷、高效的優(yōu)勢，可以簡化管理手續(xù)和調(diào)動程序，提高工作效率，節(jié)省人力勞動，在事業(yè)單位的人事調(diào)動、處理人事突發(fā)狀況上優(yōu)勢明顯。但是正因為信息化可以迅速調(diào)動人員的個人隱私，這就給人事檔案管理的安全性提出了挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)信息化時代，因為個人信息泄露導致的經(jīng)濟詐騙、人身安全問題時常發(fā)生，也給人事檔案管理的工作人員敲響了警鐘，即要保護每一名工作人員的檔案信息安全，不能讓不法分子竊取到個人信息，進而威脅到個人正常生活。因此安全責任的意識必須牢記心中，這樣才能為人事檔案管理建立安全屏障。

三、加快人事檔案管理進程的建議

（一）宣傳加強信息化建設的意識。人事檔案的建設多是由學校和一些政府單位擔任加工的主體，因此這些加工主體在對人事檔案的加工上處于極其重要的位置。我國目前的人事檔案多是利用紙質檔案進行記錄，對于事業(yè)單位的人事檔案管理，當進行人事調(diào)動時就引發(fā)了調(diào)檔和流動的問題。但是人事檔案的調(diào)動可以說是一項涉及多部門的復雜工作，手續(xù)繁瑣復雜，可能會導致用人單位對接上存在時間差，進而引發(fā)一系列問題。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，人事檔案的管理也應該緊緊跟隨著時代的步伐，增強其科技信息化的含量，實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效管理與充分利用，最大限度地滿足人事工作的客觀需求。就事業(yè)單位而言，應該對在職的工作人員進行人事檔案信息化，并結合工作實際制定相應的規(guī)章制度，擴大宣傳，逐步加快人事檔案信息化建設的步伐，從而產(chǎn)生積極的助推作用，實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理向信息化邁進。

（二）做好試點逐步推進。隨著檔案管理對象和內(nèi)容的增加，在計算機網(wǎng)絡信息技術成熟的今天，需要建立檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)，進行檔案管理資源的數(shù)據(jù)庫的構建和集中式拓撲結構設計，提高檔案管理的效能和安全性。我國經(jīng)濟、農(nóng)業(yè)的發(fā)展常先設立部分試點，我們在大數(shù)據(jù)時代推進人事檔案信息化建設時也可向其學習。對于市里的事業(yè)單位，首先進行檔案管理信息化的宣傳，之后選定幾個有代表性的單位首先開展信息化管理的建設。可以向已經(jīng)采取檔案管理的單位或者企業(yè)學習，學習他們成功的經(jīng)驗，邀請主要負責工作人員進行技術指導，對可能出現(xiàn)的問題進行分析和規(guī)避，并請參與試點的工作人員積極反映意見和建議，逐步將試點的工作開展起來。最后能以試點的成功經(jīng)驗為代表，在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位進行宣傳和講解，最終達到整體信息化。

（三）提高管理人員業(yè)務工作水平。目前事業(yè)單位對于人事檔案的管理多設有專門的工作人員，這些檔案工作者的工作能力直接決定著人事檔案的管理方式和方法，通過對管理人員的業(yè)務培訓可以直接作用于檔案的管理。檔案管理人員首先要培訓的就是對檔案管理的意識和態(tài)度，要具備良好的思想道德素養(yǎng)，樹立以人為本的服務理念，這是檔案管理工作者不可忽略的一方面。除此之外就要提高檔案管理工作者的業(yè)務能力，可以通過高校定點培訓相應的人才進行檔案信息化管理，也可以通過對現(xiàn)有的工作人員進行定期的業(yè)務培訓，提高工作中發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的能力，促進人事檔案信息化建設。

四、結語

從紙質檔案開始向信息檔案的演變，讓我們體驗到一種具易保存、易復制的優(yōu)勢管理方式，這種周期短且操作便捷的檔案管理方式已經(jīng)深受人們喜愛。只有通過多方面的共同努力，才能切實提升事業(yè)單位人事檔案管理信息化水平，才能讓事業(yè)單位人事檔案管理的人才真正發(fā)揮出其優(yōu)勢，讓我國事業(yè)單位管理邁上新臺階。