檔案管理現代化的現狀與對策

文/四川省核工業地質局二八二大隊 葉生葳

一、目前檔案管理的現實狀況

檔案管理的現代化技術經過了幾代人的不斷努力和奮斗，已經有了較大的改變，從零開始到取得現如今的成就，都是一點一滴積累起來的。目前，我國的檔案管理現代化水平已經處于一個較高的階段，近幾年來取得的成就主要包括以下四個方面：一是國家自己經過不懈的努力研發出來的檔案管理技術已經比較成熟，應用起來也很方便，功能也很強大。二是檔案的數據在檔案管理的現代化方式下有了一個比較規范的操作流程，這樣的比較標準的管理是檔案管理進入自動化階段的一個基礎條件。當然計算機技術在數據處理階段占據著重要的地位。三是檔案現代化管理不僅在實踐中取得了較好的成果，其理論知識也在不斷地被研究，其進展也十分順利，有望向更高的階段提升。四是檔案管理現代化技術的發展靠的是有專業素養的人員，青年人是社會發展的希望，這就讓一些具有專業知識、有責任心的年輕人加入到檔案管理行業中，使檔案管理的專業人員更加充滿了年輕的氣息，也更加的專業。

雖然我國的檔案管理現代化進程越來越接高水平，但是我們也要不斷地自我批評，找到自己的不足加以改正。檔案管理現代化技術是一個新興的技術，雖然在不斷改進，但是技術還并未真正成熟。目前還存在一些比較普遍的問題：

（一）部分人對檔案管理現代化有一定的誤解。目前，還有一部分人認為，檔案管理現代化需要大量的現代化的儀器設備，有些人則認為有了現代化的管理設備就等同于有了現代化的管理技術。這些認知都是比較片面的。目前很多地方引進了現代化的管理設備，但是并沒有真正起到檔案管理的作用。出現這種情況的一個主要的問題就是，一些人認識不到如何去使用現代化的管理設備，雖然設備的技術需要去學習，但不是代表只有年輕人才可以進行這項工作。只有踏踏實實地從基礎開始學習，才能使用好這些新技術設備。其次對檔案進行分類管理是一種比較便捷的方式，只有這樣才能使檔案管理現代化成為可能。

（二）管理人員專業素養不夠。要想實現檔案管理的現代化，就必須要有專業的人員進行操作，只有技術過關才能更好地發揮這些高端設備的功能。但是目前的問題是這樣的專業人才是相對較少的。這項技術不僅包含著計算機技術還有檔案管理編目技術，因此同時能掌握這兩項技術，并且能夠聯系在一起的專業人員非常少，這對檔案管理現代化的進程有很大的阻礙。

（三）現代化管理前期的準備不足。很多單位在引進先進設備之前的準備工作并不充分，雖然在心理上做了足夠的工作，認為只要努力學習技術，就一定能夠很順利地接手現代化管理。但是在實際情況中，卻準備得不夠充分，認為自己能夠很容易地掌握這些管理技術，但是這個過程實際上是要從頭認真摸索、學習和鉆研的，需要積極、端正的態度。

（四）檔案管理現代化進程和標準不一致。雖然目前全國正在開展的檔案現代化工作，但并非所有的地區都能同時得到設備和技術，一些比較重要的部門可能較早獲得這些技術和裝備，更多的單位可能需要一定的過渡時間。另外一個重要的問題就是，即使擁有了先進的設備，但是設備的型號和性能都可能因為地區不同而存在一些差異，因此缺乏統一性，造成了現代化標準的定義也不相同。

二、解決現代化管理的方法

（一）加快研究的步伐。要把更多的精力放在研發上，在盡可能短的時間內，爭取研究出更加適用的技術，為檔案管理的現代化進程起到推進的作用。

（二）保證數據準備妥當。檔案管理的基礎就是數據準備充足，前期的工作中要做到人員的安排妥當，讓管理工作可以順利地進行下去。在一些比較細致的編目工作中，要做到細心，認真。

（三）管理系統要在實際應用時合理。我們應該根據實際，選擇適合相應單位的管理系統，盡量要做到簡單快捷、容易掌控。本身的兼容性要高，能夠實現與其他單位之間的數據共享和交換，這樣才能實現檔案管理的現代化。

（四）檔案管理人員的專業素養要過硬。檔案管理現代化技術是一項新興的技術，因此需要更專業的人員進行管理和操作。對于以前的一些老員工要進行相關的技術培訓，對于相關專業學生的學習，要更加注重計算機的教學，讓學生不僅僅能夠掌握管理技術也能很好地掌握計算機技術，這對于以后現代化的管理有很大的幫助。

三、總結

檔案管理現代化技術的進程，雖然我們取得了較好的成績，但是我們還存在著很多的有待解決的問題。我們要不斷加強專業知識的培訓，提高管理人員的專業素養，加強研究的力度，爭取早日實現檔案管理現代化。