對檔案數字化和數字檔案館的思考

文/福建永福電力設計股份有限公司 張弛

伴隨著計算機技術和網絡技術的發展，在檔案領域相繼出現了檔案管理自動化、檔案數字化以及數字檔案館等一系列新的概念。筆者通過本文，對現今的檔案數字化和數字檔案館發展作一些簡單的闡述。

檔案管理自動化是檔案從傳統的手工管理向數字化管理發展的標志性階段。這個階段主要是通過輸入案卷的條目信息，實現了案卷信息的網絡查詢以及在流通領域檔案案卷的實時借閱。通過計算機程序，消滅了賬簿、卡片和借閱本，實現了查詢和借閱的實時控制，達到檔案無紙化管理的程度。

檔案的數字化是實現檔案現代化的重要手段和必然趨勢。檔案實現數字化的意義在于把傳統的紙質檔案通過掃描的方式，將紙質檔案信息從傳統的紙質形態轉變成計算機可識別的數字化形態，同時，將傳統的案卷管理方式擴展延伸到數字化管理方式，并對此加以科學的分類存儲，建立相應的數據庫，以便數字檔案能在網絡環境中快速、簡便地查閱和利用。數字化工作使檔案管理的模式發生了開創性的變革。文書檔案從分類、組卷的案卷級管理進展到一文一卷、“年度—保管期限—流水號”三級分類的文件級管理；工程檔案從卷冊管理、進展管理到圖紙，這兩個進展大大提高了檔案工作的現代化程度，引發了檔案管理的變革。為了實現檔案的數字化，就存在大量繁重的掃描、錄入信息的工作，對過去庫藏的檔案實現數字化，掃描生成數字圖檔是唯一的解決辦法。但對正在產生和未來不斷產生的檔案，再這么掃描錄入下去，對檔案工作來說將是一個負擔，需要耗費大量的人力，這是一種被動式的數字檔案館。因此，檔案數字化工作的主要對象只能是庫藏的歷史檔案。

數字檔案是指運用當代計算機信息技術，自動收集在生產、管理過程中產生的電子文件信息，并對其進行管理的電子檔案。因此，只有通過數字技術接收，并自動收集在工程設計和后勤管理中產生的原始文件，并最終進行有效的管理，才是真正意義上的數字檔案。

數字檔案館是一種建立在有序的信息空間、開放的信息平臺，在現代化數字技術已經普及的前提下，利用信息技術，圍繞檔案信息這個核心，進行收集管理，通過現代網絡通信設施實現資源共享的數字信息系統。也就是說，數字檔案館是建立在館藏檔案數字化和實現數字檔案的基礎上，以網絡化的方式實現數據互聯，并加以利用，以達到實現檔案信息共享的目的。

所以建立數字檔案館極其重要的一點，就是實現檔案數字化。只有實現了館藏檔案的數字化，才能確立數字檔案館。下文中，筆者將圍繞檔案數字化建設的定位，以及數字檔案館建設兩個角度來分析、討論。

一、檔案數字化建設的定位

檔案數字化建設包括檔案管理手段現代化和檔案信息數字化。

檔案數字化建設的初期，只是采用數字化設備，以掃描儀和錄音解析器為主，對傳統介質的檔案進行掃描和解析。最終要開發出符合企業實際需求的應用系統，把和檔案信息息息相關的計算機技術、多媒體技術和網絡技術等新興技術手段融入數字檔案管理領域內。

檔案信息具有可利用性，即采用先進的數字化掃描和存儲技術，將各個時期、各個類別有利用價值的紙質檔案通過現代化管理手段，建成文件、資料、語音、視頻、圖形、圖像等多種形式的數據庫。數字化檔案信息應具備較高較強的可視性、較高的安全系數、更強大的通用性、更高的標準，能支撐網絡查詢和瀏覽。檔案信息實現可利用性是因為檔案信息具有共享性，可為各行各業提供跨類別的信息互聯，實現大范圍的信息資源共享。

檔案信息數字化是通過計算機將攝影、攝像、錄音、掃描圖像、掃描文字后OCR轉可編輯的電子版等等的數據存儲入數據庫，把各種介質的檔案信息轉變為可共享的數字檔案，為用戶提供利用，實現信息共享。檔案數字化建設不僅是單純地將文字、圖像通過掃描設備把傳統的紙質檔案掃描轉換為電子檔案，也不只是拘泥于開發一個數字系統來幫助單位進行檔案管理這么簡單，而是以計算機管理檔案為基礎，通過網絡平臺把檔案作為信息資源的主體共享出去的一種服務，最大限度去實現檔案數字化。

二、數字檔案館建設的特點

（一）檔案業務流程化和服務網絡化。充分利用計算機網絡平臺，對內建立業務數據處理流水，對外連接部門間局域網，為用戶獲取信息提供通暢的通道。

（二）檔案管理自動化。用信息化手段進行檔案管理工作，實現檔案管理自動化，可針對設計研發過程中形成的電子文件和辦公過程中產生的電子文稿、圖像、視頻等實行實時接收和歸檔，實現文檔一體化管理。

（三）檔案信息知識化。建立豐富的檔案信息資源庫，進一步發展面向知識的內容管理，提供主動式檔案編研成果服務和智能化內容導航，使檔案信息成為企業管理重要的信息資源和知識資源。這種檔案實體與信息的分離，將極大地豐富檔案信息，提高檔案信息可利用性，成為檔案數字化建設的重要參考。

三、數字檔案館建設的實現方法

數字檔案館建設與其他業務板塊的信息化建設一樣，是利用最新的技術開發企業的文化資源，其建設過程可以說是“一次知識的創新”。我們公司目前的數字檔案館建設已經基本實現了線上檔案流程，自動收集檔案信息，并通過網絡出版和歸檔。

1.將檔案數字化建設融入公司信息化建設體系中，充分發揮信息采集框架的基礎，按資源建設的需求進一步豐富和完備公司檔案信息。

2.實現檔案系統與其余部門的辦公系統無縫銜接。例如檔案系統已經與出版系統實現了無縫對接，工程圖紙直接在檔案系統中設計，設計完畢傳送至出版系統進行打印出版，之后自動回到檔案系統完成歸檔。隨著數字化建設的發展，公司各部門各類應用系統，都必須與檔案系統進行對接，實時收集各類信息。各部門都蘊藏著大量的檔案信息，是數字建設的重要信息源。

3.強化跨界檔案信息利用，突出檔案的信息共享性特點。數字化檔案管理模式改變了傳統的以案卷為中心的整理方式，采用以文件信息為中心的數據結構，支持多媒體化跨界應用，提供多種查詢方式的同時淡化了案卷和檔號的概念。

四、結語

信息化社會是未來的主題，實現全面檔案數字化建設是未來的趨勢，是順應時代發展的產物。如何在確立檔案管理數字化的基礎上，充分發揮檔案信息的作用，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務，是我們迫在眉睫的任務。