試論新形勢下事業單位檔案管理與創新

文/菏澤市廣播電視臺 董曉聲

隨著社會的發展變革，當前我國事業單位檔案管理制度已經無法滿足社會發展變革的需要。基層單位在不斷豐富、完善干部人事制度的同時，也暴露出其潛在的弊端，如近些年屢見不鮮的干部人事檔案違法案例，就是我國當前干部人事檔案管理制度存在的主要弊端之一。從本質上來說，事業單位是我國政體的重要組成部分，是中國共產黨隊伍的核心力量之一，事業單位的干部人事檔案管理制度是實現中國共產黨科學、正確選人、用人的重要環節，對我國干部人事制度的發展有著巨大影響。因此，以依法治國、依法行政為前提，進行對事業單位干部人事制度的發展變革，是當前干部人事檔案管理制度的主要問題。

一、試論新形勢下事業單位檔案管理與創新的重要性

現階段，我國所采取的干部人事檔案制度其制度理念以及制度實施過程都有較為顯著的特殊性：圍繞黨建進行工作的開展，以黨管理干部；管理理念與檔案管理體制有著濃厚的政治色彩，重視政治性，忽視社會功能性。分析國外人事檔案管理制度可以發現，雖然西方發達國家在人事檔案管理上有著較為先進的制度理念，如美國，人事檔案管理制度其先進之處在于檔案的社會服務性。美國人事檔案制度是檔案為人、為社會服務，而我國則是人為檔案事業服務。與西方發達國家相比，我國人事檔案制度管理機制較為陳舊，干部人事檔案信息開發度較低，人事檔案制度缺乏靈活性。對此我們應當學習西方發達國家對于干部人事檔案管理制度的優點，結合我國實際國情，在依法治國、依法行政的前提下，根據我國相關法律條文規定實現我國干部人事檔案制度的改革。

二、當今事業單位檔案管理所存在的問題

（一）檔案的流動管理存在非法之處。流動群體因出現時間較短，使得尚未形成系統性的檔案管理機制很難實現對流動群體檔案信息的收集、匯總、管理，當前我國人事檔案管理缺乏法律體系保障，從立法角度來看，人事檔案管理存在留白。首先，當前我國在法律層面上對于流動群體人事檔案所有權尚未有明確規定，我國現有法律條例中對于流動群體檔案歸屬權沒有明確規定，導致流動群體對于自身檔案材料重視度較低，甚至出現丟檔、棄檔現象。由此當前我國應當對流動群體人事檔案歸屬權進行明確規定，以此對流動群體人事檔案管理進行規范化，進而避免出現丟檔、棄檔行為。其次，當前我國法律層面上對于流動群體人事檔案信息知情權沒有法律規定。各項法律法規中對于檔案資料知情權缺乏明確規定，對于流動人員人事檔案管理缺乏相應法律規范。

（二）檔案管理方式極不科學。立法不夠健全，執法力度不嚴。有法可依前提下，嚴格進行執法是實現檔案管理工作順利開展的唯一途徑。當前我國人事檔案執法工作有著法律規定，因此干部人事檔案執法工作應當依法進行，但也存在執法力度不嚴、檔案違規違法問題。

（三）事業單位檔案管理基層工作者數量和質量上有所欠缺。從事人事檔案管理工作的人員是基層檔案執法人員。基層檔案執法人員在開展人事檔案管理工作時首先要懂法，了解本職工作的法律要求以及各級組織、部門的指示。其次，從事事業單位干部檔案管理崗位的管理人員要具備過硬的政治素質和專業工作素養，在工作中嚴格遵守法律法規。加強干部人事檔案管理隊伍的建設是推動干部檔案執法工作順利進行的基礎。當前我國體制下，事業單位受到限制諸多，在對干部進行選拔、任用時缺乏自主權力，如對外招聘時需要當地人事部門審批，其編制需要由當地政府編制部門核定，部門與部門之間若出現工作不協調則會產生基層事業單位用人問題。

（四）事業單位檔案管理模式落后。新中國后形成干部人事管理制度及管理模式后，由于政策影響以及對原始資料進行保護，在干部人事檔案管理制度以及管理模式上尚未進行改革。現階段我國干部人事檔案管理仍處于實物保管形式，該方式過于原始，且紙質檔案、實物材料分類、材料裝訂模式需要大量人力物力成本。對于一些人員較多的單位，檔案分類、整理工作較為繁瑣。干部檔案管理工作應由專職人員負責，需具有專門的工作場地，但隨著檔案數量的增加，場地、人力將會成為檔案管理工作開展的限制因素。近些年來組織部門開展對干部人事檔案規范整理工作，無形之中加大了基層單位工作量，造成不必要的社會消耗。若仍采取上述原始的檔案管理模式，不但無法利用檔案事業的社會服務性，同時還會因為其檔案事業開展造成的巨大社會消耗阻礙社會發展。目前雖然存在一些單位運用新媒體技術進行電子檔案系統建設，但該過程中仍然以紙質檔案作為依托，且由于在法律層面上沒有電子檔案系統建設的法律依據以及缺乏規范性的參考文件，在電子檔案系統建設過程中，由于缺乏對該領域的認識，發展速度較為緩慢。

三、事業單位檔案管理創新發展策略

（一）進一步完善相關法律法規。立法機關應當對現有法律法規進行分析，通過社會調查、走訪的方式，了解基層單位在檔案管理工作中存在的問題，聽取基層意見，結合社會發展趨勢，對當前法律法規進行修正，從而適應社會發展需要；對流動人員現狀進行調查研究，通過立法保障流動人員權利；應當加強立法機關與執法單位之間的聯系，通過立法執法有效銜接進行對立法的完善。我國應當對流動人員檔案歸屬問題相應條款進行立法填補法律空白。首先，流動人員檔案管理應當遵循國家檔案管理原則，流動人員與編制內人員相比較來說，其檔案管理形式、管理機構等方面具有較強靈活性，但仍需保證檔案管理、檔案轉遞過程的機密性。

（二）培養優秀的檔案管理隊伍。隨著我國社會的快速發展，傳統思想、陳舊制度已無法適應社會發展需要。干部人事檔案管理工作雖然較為繁瑣，但從事該工作的專業人員由于受過專業培訓能夠快速了解政治動向，對專業知識的學習能力較強。對于干部檔案管理工作來說，其帶有較強的政策性，因此從事該工作的人員需要具備過硬的政治素養，同時對與時俱進的專業知識進行學習也是日常工作之一。通過對該崗位工作人員的定期培訓，加強工作人員的政治意識，提高工作人員的政治素養，強化工作人員的法律觀念，同時通過定期培訓使得工作人員能夠不斷學習專業知識，確保檔案管理工作的規范性。

（三）注重細節，彌補漏洞。細數過往的干部檔案犯罪事例，絕大多數都是在檔案保管和流程上耍了花樣；在干部檔案的轉移時修改信息、泄漏干部檔案的信息、在檔案管理時私自篡改、在檔案審核時弄虛作假等。管理人員疏忽的地方，等到事故發生時才會發現。此時發現漏洞已經無用，木已成舟。所以，各部門都應該重視起來，謹慎其事，及時發現問題并改正，爭取做到滴水不漏。要想徹底消除違法事件的發生，就要做到嚴審每一個步驟，檢查每一個細節，防患于未然。首先，各單位要高度重視，把握原則，不放過每一個細節。其次，要在程序上嚴格落實主體責任，每一個環節上都明確負責人來檢查、簽字，確保做到滴水不漏。

四、結語

通過以上分析可以看出，近幾年，檔案管理工作能夠遵照相關法律法規及上級文件精神，在許多方面都取得了較大的進展。在工作不斷進步的同時，也為事業單位選拔、考量人才做作了較大幫助與貢獻，更是推動了我黨的選拔、聘用人才體系的發展。希望文中的分析可以更好地促進事業單位檔案管理的科學發展。