工程項目中檔案管控的規(guī)范化實踐研究

文/貴州省貴陽市開磷集團礦肥有限責任公司 廖益金

一、工程項目檔案的概況

（一）工程項目檔案管控規(guī)范化的重要性。工程項目的檔案的資料涉及項目從前期的準備到后期投入建成的整個過程中的需要進行收集、整理和歸檔的所有文件資料。通過建立、健全并完善工程項目的檔案資料，能夠有效地保存工程的原始記錄，同時可以將施工過程中的管理方式和經(jīng)驗記錄下來，供參考。工程項目的檔案資料是企業(yè)對工程建設(shè)的整體反映，也是工程項目驗收的依據(jù)。作為檔案管理人員壓力非常大，故加強檔案管理規(guī)范化能夠有效幫助工作人員完善檔案資料，給檔案管理帶來便利。

（二）工程項目檔案的特點。第一，專業(yè)性較強。工程項目的檔案文件除了少部分的項目管理文件，大多是技術(shù)方面、專業(yè)性較強的檔案資料，對于檔案管理人員而言，并不熟悉這方面的內(nèi)容，而技術(shù)性強的技術(shù)人員對于檔案管理的工作又不擅長，所以容易在檔案資料的收集和整理過程中，產(chǎn)生分歧和矛盾，從而出現(xiàn)歸檔文件返工的情況。因此，檔案管理人員在進行工程項目檔案資料的收集和整理時，要不斷學習工程項目建設(shè)的專業(yè)知識，掌握工程施工相關(guān)文件的時間邏輯關(guān)系，拓寬資料收集的思路，并虛心向?qū)I(yè)技術(shù)人員請教。第二，涉及領(lǐng)域廣。工程項目的建設(shè)從初期準備到后期建設(shè)牽涉多家設(shè)計單位、施工單位以及建設(shè)單位、監(jiān)理單位、上級部門等數(shù)十家部門單位。所以在檔案資料的管理上牽涉的領(lǐng)域也就更加廣泛。第三，時間跨度大。一個工程項目從可行性研究、施工圖設(shè)計、土地勘測定界、勘察設(shè)計、確定施工及監(jiān)理單位、工程施工、三級驗收、試運行到最后竣工驗收，一般在跨越幾個月、一兩年甚至更長。因此檔案資料的時間跨度隨著工程項目的進展而有所拉長。

二、工程項目檔案管控規(guī)范化的實踐舉措

為了確保工程項目檔案管控的規(guī)范化，在了解了工程檔案管控的特點和內(nèi)容的基礎(chǔ)上，對檔案資料加強管理和規(guī)范，確保資料的完整性和準確性。具體需要從以下幾方面著手：

（一）將“依法歸檔”與“建立健全規(guī)章制度”相結(jié)合。首先，工程項目檔案管理的重要途徑是依法對工程項目的文件資料等進行收集、整理和歸檔，在工程項目的建設(shè)中，利用多種方式和途徑，對《檔案法》等相關(guān)的國家檔案管理條例進行廣泛的宣傳和傳播，建立、健全和完善工程項目的檔案管理制度，完善檔案資料歸檔整理的要求，明確檔案資料的收集整理的責任制和歸檔移交的審查制度，根據(jù)施工文件的相關(guān)要求和標準進行資料的收集和整理，落實責任制。其次，監(jiān)理單位落實自身的監(jiān)督職責和責任，對項目的文件尤其是竣工圖和竣工文件的準確性、完整性、系統(tǒng)性進行負責、監(jiān)督、檢查、審核、簽字確認。再次，建設(shè)單位的負責人要對項目的文件進行復查和簽字確認，按照規(guī)定的程序?qū)Σ牧线M行歸檔移交。

（二）將工程項目檔案的“收集、整理工作”與“工程項目建設(shè)實施過程”相結(jié)合。在工程項目檔案資料管理中強調(diào)三同步，把工程項目檔案的“收集、整理工作”與“工程項目建設(shè)實施過程”結(jié)合。所謂三同步指的是：第一，工程項目開始之后就把竣工圖和施工技術(shù)的記錄同步進行。第二，工程施工過程中將竣工圖的積累、整編和審定與施工技術(shù)記錄同步進行。第三，工程在驗收過程中，將竣工圖和提交成套合格的施工技術(shù)記錄同步進行。

（三）將“業(yè)務指導”與“檔案接收”相結(jié)合。所謂的業(yè)務指導指的是檔案收集整理和歸檔的方法和手段，是檔案收集最終的目標和結(jié)果。業(yè)務指導方面需要做到的是：時常深入工地，堅持對項目進行實時跟蹤，收集施工現(xiàn)場的相關(guān)信息，熟悉項目工程的施工進展，對檔案材料的收集和整理的情況進行檢查和指導，將歸檔的檔案資料的整理要求進行明確。在具體的檔案管理工作中，必須要積極主動地參與到各個建設(shè)的活動中，對于工程的竣工和驗收工作也要積極參與，把檔案的收集和歸檔應用到實際的施工現(xiàn)場中。如果在施工過程中遇到無法解決的難題，需要及時向上級領(lǐng)導匯報，和相關(guān)的參建單位進行有效的溝通和交流，積極爭取參建單位的支持和配合，在工程項目的移交之前就把相關(guān)的問題處理好，確保檔案資料的完整性和準確性。另外，在檔案資料的接收方面，要把三級審查程序落實到位，建立建設(shè)工程檔案初驗認可制和檔案驗收合格移交制。具體工作中要求工程在竣工之前必須進行檔案的初步驗收并簽字，經(jīng)過監(jiān)理單位驗收合格、建設(shè)單位的專業(yè)組負責人復查審核通過以及移交建設(shè)單位檔案管理部門對工程項目檔案的整理按國家整理規(guī)范進行檢查，并且符合檔案管理規(guī)范化的要求之后，才能夠進行移交手續(xù)的辦理和工程的結(jié)算。

三、總結(jié)

綜上所述，在做好檔案庫存房管理，確保檔案安全的同時，應進一步突出檔案的利用工作，充分發(fā)揮工程建設(shè)項目檔案為公司的生產(chǎn)、經(jīng)營和持續(xù)發(fā)展的作用。建立檔案利用反饋登記制度，對檔案利用情況有登記、有統(tǒng)計分析，總結(jié)利用規(guī)律，提高利用服務質(zhì)量。