簡述工程檔案資料的科學化管理策略

文/廣州開發區城市建設和房地產檔案館 陳寧

在市場經濟的影響下，基礎設施建設加強，建筑工程深入到社會發展的各個領域。為了推動建筑工程的健康發展，國家出臺了諸多相關法律法規，其中也不乏檔案管理規范與制度，目的是為檔案工作的開展提供指導性作用。另外，面對新的發展環境，檔案管理工作的要求與標準也隨之提升。工程檔案實現了對工程項目全過程的準確記錄，彰顯價值資料的作用，為日后查閱與使用提供便利與參考。由此可見，建筑工程的有序發展離不開檔案資源的支持，檔案資料科學化管理不容忽視。但是目前，工程檔案管理較之工程建設本身凸顯滯后性，二者協調性不足，在根本上對工程檔案管理產生不良影響，需要給予高度關注，實現二者的同步性。

一、深入剖析工程檔案資料管理中存在的問題

（一）檔案資料管理工作尚未引起足夠的重視，受關注程度不高。為了有效提升工程項目管理水平，增強管理能力，政府與相關機構也結合工程發展實踐，制定了針對性的制度與規范，但是，鑒于工程資料自身的特征，如材料收集周期較長、涉及諸多環節與流程、知識范圍較廣等，增強了檔案資料管理的繁雜性與多樣性。另外，一些外部因素的存在也會促使工程檔案管理被忽視。從本質上分析，工程檔案資料管理與工程本身關系緊密，但是，不良因素的存在使得檔案管理的發展困難重重，這就使得工程進度受到影響，工程無法有序推進。反之，一旦工程檔案管理不科學，資料保管不善，工程建設也會偏離規劃設計。在工程建設實踐中，參建主體更多關注的是施工質量與施工進度，工程檔案管理工作尚未引起足夠的重視。

（二）檔案資源管理觀念薄弱，凸顯滯后性。立足當前工程項目建設發展實際，普遍存在檔案資料管理觀念較弱的情況，收集與歸檔工作很難與工程實際同步進行，滯后問題嚴重，同時，工作積極性不高。另外，工程檔案管理工作具有較強的專業性，但是，檔案管理人才卻十分匱乏，具備較高素質與能力的人才嚴重不足，缺乏對工程建設以及檔案管理的深刻認識。之所以出現這種情況，主要源于管理者檔案管理思想的薄弱性，尚未認識到檔案資料的真正價值。

（三）檔案資料管理機制與制度不完善，無法為管理工作提供制度性保障。在工程項目建設中，鑒于經費與人員方面的因素，尚未設置專門檔案資料管理部門，管理制度不完善，機制缺乏健全性，甚至很多檔案管理人員是兼職人員，工作專業性無法保障。檔案管理工作整體上落后于工程建設。鑒于工程在規模與數量上的快速擴張，傳統工程檔案資源管理水平與現實需求凸顯不同步性，不協調性尤為突出。

二、如何有效提高工程檔案資料科學化管理水平

（一）增強檔案資料管理觀念，構建科學化的管理思維。信息技術的發展為工程檔案管理工作帶來了新機遇，處于全新的發展背景之下，需要堅持與時俱進，運用科學管理思維，增強管理觀念，全面貫徹以人為本的思想，深化整個檔案管理工作。具體講，作為工程管理者，要在觀念上重視檔案管理工作，發揮聯動功能，為檔案資料管理工作的順利開展奠定基礎，創造條件。

（二）重視構建科學的檔案管理制度，實現檔案管理與工程建設的同步性。為了給工程建設創造更好的發展條件，推動工程順利進行，工程進度與檔案管理需要保持統一性與同步性。為了達到這一目標，需要設置專業與專門的檔案管理部門，完善管理制度，組建高素質的檔案管理隊伍，配備高素質與能力的專業人才，在深刻掌握檔案管理知識的同時，還要了解工程建設的相關知識。另外，要對檔案資料管理機構的職責進行合理劃分，責任到人，形成更加科學與合理的檔案管理網絡，為人員之間信息的交流與共享提供平臺。

（三）建立完善的檔案資料管理機制，全面提高工程檔案資料管理水平。首先，要重視收集工作，保障檔案資料的整理與工程建設步伐一致，實現不同環節、各個階段工作的無縫對接，有效維護資料的可靠性與完整性。鑒于建筑工程自身的特殊性，深受多種因素的影響，要對檔案資料收集范圍、質量與要求進行明確，制定詳細的規劃與方案，確保分工合理，職責明確，實現對工程建設各個環節與整個流程信息的全面收錄，為整個過程的科學性奠定基礎。其次，為了有效提高檔案資料管理水平，要重視人員培養與教育，嚴格進行人才的選拔。立足工作實踐，要積極開展專業技能培訓，保證其能夠及時掌握最新的行業信息與知識，擁有先進的管理理念。同時，重視工程檔案資料管理信息化建設，提高管理人員信息化應用水平。積極推廣先進信息技術，構建現代化檔案管理新模式，組建資源信息化系統，發揮數據庫作用。

三、結束語

綜上，在建筑工程建設發展中，工程檔案資料管理工作不容忽視，強化對工程項目全過程信息的收錄，對整個建筑行業的長遠發展有著深遠意義。因此，要加快工程檔案資料管理科學化發展與建設，運用先進的管理思維，加快機制完善，深入開展人員培訓，在根本上有效發揮檔案資料對工程建設的指導性功能，為工程建設長遠、健康發展提供堅實保障。