淺議外貿企業客戶檔案管理

文/青島農業大學經濟學院（合作社學院） 高露華；萊陽市姜疃鎮人民政府政府社會事務服務站 宮建華

外貿企業是我國對外經貿交流的主力軍，世界市場的訂約人，對奠定我國成為世界貿易大國、走向貿易強國、實現“一帶一路”的戰略目標意義重大。外貿企業經營管理機制的完善，不僅影響到企業自身的健康發展，更關系到我國對外貿易事業的興旺。檔案管理是企業管理制度的重要組成部分，對外貿企業來講，加強客戶檔案管理是檔案管理工作的重中之重。

一、外貿企業客戶檔案管理的重要性

（一）《中華人民共和國檔案法》的要求。檔案工作在我國各項事業中發揮著基礎性的作用?！吨腥A人民共和國檔案法》規定：一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務；機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構或者檔案工作人員，負責保管本單位的檔案，并對所屬機構的檔案工作實行監督和指導。按《中華人民共和國檔案法實施辦法》（2017年修訂版）的規定，機關、團體、企業事業單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作依法開展；應依照《中華人民共和國檔案法》第七條的規定，貫徹執行有關法律、法規和國家有關方針政策，建立、健全本單位的檔案工作規章制度，指導本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作。外貿企業的檔案工作是國家檔案工作的組成部分，其檔案屬企業所有，受國家法律保護。其中的客戶檔案既屬于業務檔案，也屬于外事檔案，具有重要的保存價值和利用價值，一些資料甚至符合保密要求，企業負有向國家檔案管理部門移交檔案的義務。

（二）海關等行政管理部門監管的要求。審查外貿企業業務資料（合同、單證等）是法律法規賦予海關等行政管理部門的職責之一，體現了國家對外貿易管制的實施要求。以海關為例，國家為保證海關依法履行職責，通過《海關法》和其他法律、行政法規賦予海關的對進出境運輸工具、貨物、物品的監督管理權。對外貿企業，海關有權查閱、復制與進出境運輸工具、貨物、物品有關的合同、發票、賬冊、單據、記錄、文件、業務函電、錄音錄像制品和其他有關資料，其中如業務往來函電、合同等許多材料都是客戶檔案的形成來源。所以為滿足國家行政監管，也需要企業建立客戶檔案管理制度。

（三）外貿企業完善經營管理制度的要求。企業要實現良性健康發展，必須健全包括檔案管理等各項經營管理制度，客戶檔案是外貿企業完善經營管理制度、強化客戶管理的內容之一。但客戶檔案之所以是外貿企業檔案管理的重中之重，是因為較以國內市場為導向的企業來講，國外客戶是外貿企業的利益共同體、事業共同體、命運共同體。建立客戶關系是企業開拓海外市場的手段，維護客戶關系是企業穩定海外市場的途徑，選擇合作客戶是企業成功走向海外市場的關鍵。而這一切都建立在對客戶資信進行有效分析的基礎上，離不開對客戶信息資料的搜集、整理、利用、分析、篩選，所以建立健全客戶檔案是外貿企業實施客戶管理的有效措施，既有利于提高進出口業務質量與效率水平，也是服務企業長遠發展的信息保證。

二、外貿企業客戶檔案管理存在的問題

檔案管理制度不健全是當前外貿企業普遍存在的問題，突出表現在以下三個方面：

（一）客戶檔案的內容沒有厘清?？赡苁且驗橐幠Ｐ　⑺綘I或合伙性質等緣故，大多數外貿企業對檔案管理的內容不明了或不加規定，甚至沒有建立檔案管理制度。即使要求管理好客戶檔案資料，但許多企業檔案歸檔混亂，將客戶檔案材料與企業行政文件、業務文件混在一起。因此導致客戶檔案保護不規范、檔案利用水平低、客戶信息流失等問題。

（二）檔案管理的權屬不明確。檔案管理屬于外貿企業自主實施，由誰負責管理客戶檔案事關企業的商業機密和檔案作用的發揮。目前企業對客戶檔案主要采取以下四種管理模式：一是由企業指定專人管理。一些外貿企業對客戶檔案采取設立客服專員職位的管理辦法，由專人負責客戶資料收集、整理和完善客戶檔案管理。這類管理模式有較為詳盡的檔案管理制度，客戶資料集中到企業，供業務部門查詢。二是由業務員個人管理。即由業務部門的業務員根據與國外客戶的業務交往情況，自行管理合同等文件及維護客戶關系。這類管理模式大多缺乏統一的檔案管理制度，容易產生客戶信息泄露、業務員跳槽帶走客戶等問題。三是由業務部門管理。即由業務部門集中管理本部門的客戶檔案，通常多是指定本部門的某業務員專管。這類管理模式雖屬于按企業規定建立檔案，但易造成業務部門獨斷，不利于企業部門之間協調。四是由檔案部門和業務部門共同管理。即企業設置檔案管理機構（如客戶信息中心或檔案室），由該機構承擔企業全部檔案文件管理與監督檢查職能，各業務部根據交易情況整理客戶檔案，并在交易完成后按規定上交檔案管理機構。這類管理模式由企業集中統一管理客戶檔案，檔案調度使用規范，但實踐中真正建立起這種機構并有效地發揮作用的外貿企業甚少。實際上，真正建立起專門機構管理客戶檔案的企業不多，由業務員兼管成為行業習慣。

（三）檔案管理的辦法原始、混亂。從已有檔案管理要求的企業來看，檔案管理辦法原始，大多企業仍處在紙質檔案管理時代，而且由于沒有建立起統一的檔案管理機構，檔案分散、類型紊亂、歸檔不及時、歸檔時缺乏系統整理等弊病百出，導致檔案文件價值低、利用效率低?？傮w來看，多數外貿企業缺乏檔案管理知識，沒有建立和完善檔案管理制度，使得檔案管理缺少組織保證，難以對客戶檔案實施科學整理與鑒定，無法實現妥善保管和提供利用。

三、提升外貿企業客戶檔案管理水平的建議

（一）樹立檔案管理觀念。檔案管理不僅是法律要求，而且客戶檔案事關企業的商業秘密，更是衡量企業業務管理工作水平高低的重要標準，其經濟意義在于能夠提高外貿業務工作的質量與效率。因此應樹立檔案管理觀念，強化外貿業務文件與檔案形成程序和特點知識，把建立健全檔案管理制度納入企業經營管理機制，重視客戶檔案管理工作，使之成為企業日常業務管理工作的重要組成部分。

（二）明確客戶檔案管理的權屬?？蛻魴n案必須由公司集中統一管理。各外貿企業可以根據規模大小、客戶眾寡、業務量多少等，采取以下兩種模式：一是設立專門的業務檔案管理機構，如通過檔案科集中統一管理業務部門形成的各類檔案。這一模式適用于經營規模較大的綜合性外貿企業以及非私營性質的企業，檔案管理辦法通常有法律規范依據，檔案形成內容有嚴格要求，客戶檔案屬于檔案管理的一部分。二是由辦公室設檔案室專門負責客戶檔案管理。這一模式適合專業性外貿公司或小型企業，主要體現檔案管理服務于企業效益的目的。鑒于這類企業行業中數量居多，其客戶檔案管理是本文主要研究內容。

（三）明晰客戶檔案的形成內容。明晰客戶檔案的形成內容是提高檔案管理質量的基礎?？蛻魴n案的形成內容通常應至少包括以下內容：1.客戶信息。（1）客戶靜態信息。主要是與客戶建交時所獲得的客戶信息，其中有的是客戶提供的，有的是通過對客戶資信咨詢的途徑獲取。這些信息資料一般應包括：客戶的名稱、地址、國別以及聯系方式等通信信息，企業性質、注冊資金、經營狀況等企業情況信息，開戶行名稱、地址及銀行賬號等款項往來信息，企業負責人、政治背景、與政界的關系等主管人信息，以及其他等等。（2）客戶動態信息。主要是記載與客戶建交后，在業務往來過程中發生的客戶信息變更。2.業務函電。（1）一般業務函電。即與客戶在建交后的一般商務往來函電資料。（2）重要業務函電。主要是與交易磋商過程有關的往來函電資料，屬于紙質合同。3.履約情況。包括合同信息（如合同號碼）、履約金額、款項收付、單據復本、合同完成時間等等。4.其他。如合同爭議、索賠與理賠、仲裁文件等等。

（四）完善客戶檔案管理與歸檔的辦法。對專業性外貿公司來講，將分散在業務部門的各類檔案資料進行統一集中管理，需要明確檔案的層次類型、形成制度和歸檔辦法等。1.檔案的層次類型。檔案的層次類型關系到案卷組織和檔案文件排列的科學性，是優化檔案管理的基礎。按其內容與作用，企業檔案可分為重要業務檔案和一般業務檔案：前者是指按海關、稅務等國家行政部門規定必須在一定期限內保存以備查證（如加工貿易、出口退稅等業務單證），以及與國外客戶的往來函電、對外貿易合同等滿足外貿業務查證需要的文檔資料；后者是指企業制度性文件、業務指南性文件等公開透明的文檔資料?？蛻魴n案屬于重要業務檔案，是企業的商業秘密。2.客戶檔案的積累與形成?？蛻魴n案形成于業務中的日常積累。應該在明確檔案內容的基礎上，制定外貿業務文件平時積累制度，要求業務員重視積累與客戶交往過程中形成的文件。即企業明確積累辦法與內容，業務員按要求積累、整理客戶檔案，這既有助于業務員有效開展業務工作，維護好客戶關系，又能保證客戶資料齊全有序，防止客戶信息外泄，也為下一步歸檔打好基礎。為指導業務員做好客戶檔案材料積累，企業可以事先制作案卷文夾，由業務員根據新舊客戶情況領用，按要求排列保存業務文件、填制文件目錄、記錄交易信息。3.明確歸檔辦法。客戶檔案必須及時歸檔。企業可以根據不同情況，要求業務員在履約結束后一定期限、公司業務年度匯總等時限內將積累的客戶資料上交到檔案室。檔案室可以按照國家或地區建檔、記錄、排列保存，每個客戶單獨建檔，檔案信息每年都由分管的業務員進行核實，根據交易情況隨時加以補充，以保證檔案信息能及時準確地反映客戶變化情況。

（五）完善客戶檔案管理技術，提高客戶檔案的利用水平。檔案管理人員不能只負責客戶檔案的歸檔管理，還應當提高檔案管理水平，完善客戶檔案管理技術。一是要根據業務員提交的檔案信息編制檢索工具，以便于業務部門和有關人員查詢客戶信息。二是編輯客戶檔案分析材料。在企業需要對客戶授信、在國外市場擇定合作伙伴等重大業務環節，檔案管理人員應根據有關客戶的檔案材料，從客戶的基本信息、資信情況、履約情況等方面加以分析，為企業決策提供依據。三是研究傳統檔案管理技術與現代化管理手段的結合，在做好傳統紙質檔案保存工作的同時，建立和完善電子檔案。

四、結論

外貿企業健全客戶檔案管理制度的直接目的是滿足企業業務開展的需要，同時又能將客戶資料統一到企業管理層，防止商業秘密外泄。但企業應樹立長遠發展目標，要走出去，成為跨國企業；當企業需要在國外選擇包銷商或經銷商、代理商，以及開展合資合作經營時，客戶檔案的重要性會愈發突出。因此，建立和完善客戶檔案，不僅僅是為了提高業務效率，也是服務外貿企業長遠發展的需要。