淺談等級(jí)醫(yī)院評(píng)審視角下的醫(yī)院綜合檔案管理問(wèn)題

文/石家莊市藁城人民醫(yī)院 彭永賓

等級(jí)醫(yī)院評(píng)價(jià)作為一個(gè)醫(yī)院整體實(shí)力與整體水平的充分體現(xiàn)，其從“質(zhì)量、安全、服務(wù)、控制、業(yè)績(jī)”等各個(gè)角度，全方面、多層次對(duì)醫(yī)院展開(kāi)系統(tǒng)評(píng)估，其中，檔案管理還是等級(jí)醫(yī)院評(píng)價(jià)中關(guān)鍵的部分。作為醫(yī)院開(kāi)展醫(yī)療、研究、培訓(xùn)、行政管理和其他活動(dòng)產(chǎn)生的歷史信息，醫(yī)院檔案信息是醫(yī)院業(yè)務(wù)的脈絡(luò)與骨架，屬于醫(yī)院管理的關(guān)鍵依據(jù)與核心資料。因此，做好檔案信息的采集、整理、劃分、組卷活動(dòng)，是保證等級(jí)醫(yī)院評(píng)價(jià)成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

一、醫(yī)院檔案管理活動(dòng)的現(xiàn)狀

（一）醫(yī)院檔案管理者缺乏重視。在醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，各級(jí)管理者大都重視醫(yī)療技術(shù)的改進(jìn)，對(duì)檔案管理的關(guān)鍵未引起重視，也未對(duì)檔案工作制定出詳細(xì)的計(jì)劃與要求。主要表現(xiàn)為：不注意存儲(chǔ)，因?yàn)楦鞑块T(mén)資料是各自存儲(chǔ)，零散管理，未及時(shí)整理入檔，更說(shuō)不上使用；少數(shù)管理者缺少檔案管理的基本知識(shí)；不完善有效使用，有的部門(mén)將檔案管理信息視為科室以及個(gè)人的信息，占為己用，甚至出現(xiàn)人離崗信息就拿走的情況，檔案信息的使用未實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化。

（二）醫(yī)院檔案管理數(shù)字化程度低。當(dāng)前，檔案檢索設(shè)備類(lèi)型單調(diào)、功能不夠、搜索速度不快、效率不高，以往的檔案使用方法已無(wú)法滿足檔案用戶(hù)與檔案資料加工的要求，盡管很多醫(yī)院已開(kāi)始采用電子檔案，但因?yàn)樵谲浖O(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)階段檔案管理人員參與很少，造成軟件開(kāi)發(fā)人員無(wú)法充分實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要求，出現(xiàn)了數(shù)據(jù)輸入困難、資料歸類(lèi)不合理、檢索結(jié)果不正確的情況。

二、等級(jí)醫(yī)院評(píng)價(jià)背景下加強(qiáng)醫(yī)院整體檔案管理的途徑

等級(jí)醫(yī)院評(píng)價(jià)是對(duì)醫(yī)院管理能力、醫(yī)院科技水平、服務(wù)質(zhì)量等綜合效能的重大檢查，還是對(duì)醫(yī)院檔案管理的一次全面檢驗(yàn)。通過(guò)等級(jí)醫(yī)院評(píng)審，既令醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與全院人員對(duì)檔案管理的關(guān)鍵性有了更加深刻的了解，同時(shí)還顯露了醫(yī)院在檔案管理中存在的問(wèn)題。如此就需要在今后的發(fā)展中，必須嚴(yán)格根據(jù)等級(jí)評(píng)審要求來(lái)開(kāi)展日常業(yè)務(wù)，而且還需要做好如下幾點(diǎn)工作：

（一）增強(qiáng)全員檔案觀念。檔案管理首先需獲得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，將檔案管理引入醫(yī)院日常的議事日程中，全面持續(xù)地開(kāi)展好《檔案法》的培訓(xùn)與宣傳，貫徹執(zhí)行《檔案法》，令全體醫(yī)護(hù)人員提高檔案觀念，形成人人關(guān)注檔案、支持檔案并主動(dòng)維護(hù)檔案管理。而且，還能充分使用醫(yī)院中多媒體、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等科學(xué)的技術(shù)方式，以迅速把檔案管理資料及時(shí)傳遞出去，拓展宣傳工作的波及范圍與深度。

（二）優(yōu)化檔案管理體制。科學(xué)完善的管理體制是保存與使用檔案的重要保障。創(chuàng)建一套切實(shí)可行的檔案體制，保證歸檔有范圍、立卷有規(guī)范、借閱有標(biāo)準(zhǔn)、保密有政策、庫(kù)房管理有策略，開(kāi)發(fā)使用有目標(biāo)，令檔案工作有法可依，有法必依，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行。

（三）提高檔案管理者的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。重視檔案管理者的專(zhuān)業(yè)水平培養(yǎng)，提升檔案管理者的素養(yǎng)，是加快檔案完善步伐、促進(jìn)檔案行業(yè)進(jìn)步的重點(diǎn)。作為醫(yī)院內(nèi)檔案管理者，既要具有檔案管理專(zhuān)業(yè)理論，同時(shí)還要具備很強(qiáng)的醫(yī)療專(zhuān)業(yè)理論、醫(yī)院人文內(nèi)容、信息系統(tǒng)知識(shí)、晚育知識(shí)等全方位的內(nèi)容。要強(qiáng)化對(duì)檔案管理者的理論教育，積極參與檔案專(zhuān)業(yè)教育，學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)理論內(nèi)容，提升檔案管理工作的理論涵養(yǎng)，充分了解到科研檔案的作用及促進(jìn)技術(shù)進(jìn)步的價(jià)值，提高檔案人員的責(zé)任感與法治思想。

（四）加強(qiáng)檔案信息的采集和管理。檔案采集是貯存資料的關(guān)鍵途徑，還是直接體現(xiàn)醫(yī)院生產(chǎn)績(jī)效的有效證明，檔案管理者要重視第一手初始信息的積累。一方面，要按照醫(yī)院檔案管理的需要，做好上級(jí)單位下發(fā)至醫(yī)院的文件信息的傳閱與歸檔，定時(shí)對(duì)文件信息實(shí)行整理檢查，保證資料完整。另一方面，加強(qiáng)文化管理，做好醫(yī)院經(jīng)營(yíng)所產(chǎn)生的文件信息的采集，對(duì)有請(qǐng)示未批復(fù)和有批復(fù)未請(qǐng)示等相關(guān)文件資料，要立即查詢(xún)，確保這種文件信息的及時(shí)入檔。

（五）加強(qiáng)檔案資料資源的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用。檔案管理的最終目的在于使用，檔案使用是體現(xiàn)檔案價(jià)值的有效途徑，需要從以往的庫(kù)藏為主轉(zhuǎn)變成以開(kāi)發(fā)使用為主，使用科學(xué)的檔案數(shù)字管理方法，完善檔案的搜索工具，采用多媒體支持檔案管理，令管理方式合理化、管理部門(mén)高效化、檔案活動(dòng)規(guī)范化，主動(dòng)開(kāi)發(fā)并提煉出有用的資料資源，并及時(shí)正確地傳播出去，為醫(yī)療的醫(yī)療、培訓(xùn)、科研、行政工作提供幫助。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)要緊緊圍繞醫(yī)院關(guān)鍵任務(wù)，基于等級(jí)醫(yī)院評(píng)審進(jìn)行檔案信息采集、整理工作，并加以使用，為以后醫(yī)院管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)，幫助醫(yī)院滿足等級(jí)醫(yī)院評(píng)價(jià)，體現(xiàn)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)的規(guī)范化、體制化和科學(xué)化的綜合水平。