醫院人事檔案與文書檔案的聯系與區別

文/哈勵遜國際和平醫院 張衛

人事檔案和文書檔案均為人類進行社會實踐的載體，來自于國家機構、社會組織及個人活動的文件資料。針對醫院的人事檔案與文書檔案來說，二者都是醫院的發展過程中最為重要的信息載體，但是從檔案的內容、工作方法以及作用方面卻存在很大的不同，既有聯系又有區別，明確兩者之間的區別，掌握分辨檔案種類的方法，有助于提升檔案管理工作的效率。

一、醫院人事檔案與文書檔案的聯系

某種情況下，醫院的人事檔案與文書檔案是存在很多相同之處的，它們都是社會實踐的產物，同時也源于社會實踐。此外，它們也都是對歷史的原始記錄，都是對歷史進行記載的過程。除此之外，醫院的人事檔案與文書檔案的業務內容基本相同，流程大致相同。以下將具體闡述二者的聯系：

（一）來源相同。所謂的來源相同，主要指的是醫院人事檔案與文書檔案均是來源于社會實踐活動的，同時它們也是為社會實踐服務的。而且人事檔案與文書檔案是記錄人類社會實踐活動的載體，都來自社會組織、國家機構以及個人的文件資料，它們也擔任著滿足群眾文化需要、宣傳育人的重任。所以從總體上來說，人事檔案與文書檔案的來源相同。

（二）屬性相同。醫院的人事檔案與文書檔案除了來源相同之外，二者的屬性也是相同的。所謂的屬性相同主要指的就是醫院的人事檔案與文書檔案都是對歷史信息的記錄。文書檔案主要記錄的是機關事業單位在進行管理的過程中所形成的文件資料，文件資料是第一手編寫的，并不是事后編寫的。在醫院里進行文書檔案記錄時，主要針對的就是醫院在管理過程中所進行的檔案記錄。那么人事檔案主要指的就是在人事管理過程中形成的人事資料記載，在醫院的人事檔案中主要記錄著醫院工作人員的個人成長經歷、思想品德、專業、愛好等，這種人事檔案是不允許任何人進行篡改的。

（三）業務流程相同。無論是醫院的人事檔案還是文書檔案，二者的業務內容是大致相同的。二者都是經過材料的收集、鑒別、整理、立卷這幾個過程。此外，還要對醫院的人事檔案與文書檔案進行監督培訓，進而做好檔案的保密工作，進一步搞好業務建設，使得檔案管理與現代化技術相結合。

二、醫院人事檔案與文書檔案的區別

（一）從內容來看。這里所說的內容與上文所說的業務內容有所差別的，上文更加關注的是整個檔案的業務流程內容，這個主要關注的是檔案內的記錄內容。醫院的文書檔案記錄的是政治、經濟、軍事、科學、教育等情況，內容是相當廣泛的。它主要是在黨群事務中形成，反映醫院工作的規律與特點。而人事檔案的內容更加關注的是醫院工作人員的個人成長經歷、品德、業績等文件材料，內容是相對單一的。所以從內容上來看，二者還是有很大的差別的。

（二）從真實性來看。醫院的人事檔案與文書檔案，除了在內容上有所不同之外，二者還在真實性上有所不同。雖然說醫院的人事檔案與文書檔案都是具有真實性屬性的，但是從真實性的含義來看二者卻有很大的不同。例如，醫院的人事檔案主要將每一個工作人員的成長經歷、獲獎情況、思想品德真實地記錄在人事檔案中，這種文件資料是不允許有任何偏差與夸大成分的。但是對于文書檔案來說，在進行會議記錄時很容易出現偏差，在“文化大革命”的十年中，很多優秀的干部都遭遇到了誣陷，顛倒了是非。所以說文書檔案在真實性上來看，只能稱作是相對真實。

（三）從整理方法來看。在整理方法上醫院的人事檔案與文書檔案是存在很大不同的。一般來說，醫院的文書檔案是按照管理部門頒布的管理辦法來進行整理的，主要就是以醫院在管理過程中形成的門類與載體進行記錄的。然而人事檔案則是按照人力資源部門的工作規律來進行檔案整理的，主要是以個人為單位進行整理記錄的，而且在排列的過程中是非常有序的。而且無論人事檔案多么的復雜，都是以名字進行檢索，而且個人的簡歷都會隨著每一個人的經歷變化而變化，是一個在不斷調整的過程，可叫作活卷。但是文書檔案則不同，它是固定的，可叫作死卷。

（四）從服務對象來看。簡單來說，從服務對象來看，人事檔案主要是為組織培養人才，更加側重于選人、用人、育人方面，主要是為了醫院所用。但是文書檔案主要就是為機關事業單位提供的參考與借鑒作用的文件資料，主要應用范圍就是一些行政管理活動。文書檔案更是一種行政管理工作時的憑證，也是生產建設的依據。此外，文書檔案在多少年之后是可以向社會公開，為全社會進行服務的。

（五）從保管期限來看。其實，醫院的人事檔案與文書檔案除了在內容、真實性、整理方法、服務對象上有所不同之外，在保管期限方面也存在很大的不同。文書檔案的保管期限主要可以分為長期、短期、永久三種方式。但是人事檔案的保管期限沒有明確規定，主要可以分為長期保管與無限期保管。

三、結論

通過以上內容得知，醫院的人事檔案與文書檔案既存在聯系又存在區別，聯系主要體現在來源、屬性以及業務流程相同。區別主要是在內容、真實性、整理方法、服務對象、保管期限上有很大的區別。系統通過本文的分析可以對醫院的人事檔案與文書檔案有新的認識與理解。