助推“雙一流”戰略發展的高校人事檔案管理工作探討

文/福建醫科大學 陳珍

近年來，我國檔案事業各項建設取得了顯著成績。2016年《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》指出檔案工作要樹立創新、協調、綠色、開放、共享發展理念，加快完善檔案治理體系、提升檔案治理能力，實現檔案管理的多樣化、便捷化、信息化、高效化、專業化。在教育領域，面對高校事業改革與發展新常態，高校人事檔案管理工作也面臨許多新的挑戰。2015年8月18日，《統籌推進世界一流大學和一流學科建設總體方案》的“雙一流”建設規劃啟動。師資力量是“雙一流”高校建設的一個重要指標，具備世界一流大學平均水平的師資隊伍是“雙一流”建設的支點，各個學校人事人才工作紛紛出臺政策，積極謀劃“十三五”建設新舉措，突破體制瓶頸，走出改革深水區。高校人事檔案是評估高校教師教學、科研、學術、工作等能力的綜合表現，能為人事部門對高校教師的職稱評定、選拔人才、人才規劃建設等各方面工作提供重要依據。隨著高等教育的發展加快和規模擴大，高校師資隊伍也不斷壯大，人才流動愈發頻繁，現有的高校人事檔案管理模式已不能很好地滿足新形勢的需要。加強高校人事檔案管理工作的不斷創新以適應當前新形勢的需要顯得迫在眉睫。

一、高校人事檔案管理在“雙一流”建設中的作用

高校人事檔案是體現高校教師個體個性的檔案材料，能夠為歷史地、全面地考察了解及正確使用人才提供重要依據。提高高校人事檔案管理的效率和利用水平，可以為高等院校的教育教學提供穩定、有序的人才工作支持，為實現雙一流建設目標奠定基礎。

（一）高校人事檔案的性質。高校人事檔案是以高校教師為主體的，記載高校教師個人經歷及社會實踐的歷史記錄，是教師個人身份、學歷、資歷等方面的證據。另外，由于檔案的價值具有穩定性和概括性，因此高校人事檔案的價值主要發揮在對高校人力資源的評價、分析上。首先，高校人事檔案具有全面性。其收集了教師的履歷、自傳、考核鑒定、學歷、職稱、科研、培訓、政審、黨團、獎勵、處分、任免、工資等多方面的材料，涉及教師教學能力、學術能力、工作能力、職稱、科研項目等內容，是教師個人信息的儲存庫，能夠比較全面地反映教師的個人全貌。其次，高校人事檔案具有動態性。一個教師的人事檔案立卷后，其內容不是一成不變的。隨著教師個人履歷的不斷增加，會不斷形成新的能反映新履歷的文件材料，這是一個動態變化的過程。第三，高校人事檔案具有流動性。人事檔案與人事關系相統一，教師人事關系所在單位保管其人事檔案。高校人事檔案工作中必須堅持“檔隨人走”，教師調往新的工作單位，應將其人事檔案轉遞至新的單位保管。隨著“雙一流”戰略實施進程的推進，高校的人才流動速度不斷加快，人事檔案的轉遞也越來越頻繁。

（二）高校人事檔案工作對雙一流建設的作用。高校人事檔案能夠為高校人力資源管理積累豐富的檔案素材，具有開發人才資源的作用。通過對人事檔案信息的整合分析，高校可以及時調整人力資源計劃，引進學校所需的人才，并根據現有人才情況制定培養計劃。首先，人事檔案是教師成長歷程的真實寫照，與教學、科研、管理等各項工作相關，創建世界一流大學的重要“支點”之一就是建設一批高水平高質量的教師隊伍，做好人事檔案各項工作，就是服務于雙一流建設中教師隊伍的建設。其次，高校人事檔案是一所高校的人才資源庫，通過對檔案信息的統計，可以反映出師資隊伍的各種結構比例，各學科之間的教師比例等關系。“雙一流”方案建設中以學科為基礎，通過對人事檔案的價值挖掘，分析高校學科的建設中的問題和不足，找出優勢學科，針對性地實現“一流學科”的建設目標。第三，高校人事檔案也是宣傳教育的重要素材，人事檔案具有原始性和記錄性，可以全面地了解一名優秀教師的成長歷程，所體現和反映出的優秀教師的內涵為其他教師樹立良好的模范榜樣。雙一流的師資建設不是單一的優秀教師建設，而是要培養出一批活躍在國際學術前沿的一流專家、學科領軍人物和創新團隊，形成濃厚的教師發展的氛圍，為中青年教師提供良好的成長環境。

二、“雙一流”建設下高校人事檔案管理水平的提升

高校人事檔案是高校人力資源管理的重要信息依據，但在實際工作中，高校人事檔案管理重收集和保管而輕利用，大部分高質量的人事人才信息無法得到整合和開發利用。筆者認為應根據“雙一流”建設需求，轉變傳統的工作方法和模式，提出創新對策。以下基于高校人事檔案管理模式的現實操作提出一些思考：

（一）人事檔案與其他檔案的合作。高校檔案分門別類，對教職工而言，除了人事檔案之外，還包括了科研、體質健康、教育教學工作方面的檔案，這些都是“高校教師檔案系統”的子系統。根據系統論的理論，整體（系統）的屬性和功能大于各孤立部分（子系統）的總和。因此將人事檔案和其他類型檔案進行整合，構建有效的高校教師檔案是檔案工作的第一步。在遵循檔案集中管理的要求下，將其作為一個整體，進行一體化、信息化管理，充分調動各種資源、集中投入、合理利用。

（二）構建系統有效的人事檔案內容。目前高校人事檔案的最大問題是重復性嚴重，缺乏個性，不能全面、準確地表現出人事信息的亮點，效率較低。重新規劃人事檔案內容，整合成一份信息齊全、完整、有效的檔案是解決途徑之一。檔案的內容應包含以下幾點：第一，基本自然信息，三齡兩歷兩職兩表一協議以及黨團。三齡是指教師的年齡、工齡和黨齡，兩歷指履歷和學歷，兩職指職稱和職務，兩表指登記表和工資表，協議指報到通知書、工作協議、崗位聘任協議、進修協議等。第二，特長類。包括專業特長，教學成果、成就，創造發明，科研項目和成果，著作，主持或參與的課題情況等。第三，評估類。主要記錄歷年的各種評優、考核和獲獎情況，結合教師特點，為制定教師個人職業生涯規劃書。第四，反思類。這部分材料可以充分展現出教師的個性，凸顯出每一份高校教師檔案的獨特性，提升高校教師檔案的現實價值和功能。可以以自我評價、他人評價、上級評價、下級評價等多途徑展開反思，使教師檔案真正彰顯出自身的活力與魅力。

（三）改革高校人事檔案管理模式。高校職能部門眾多，檔案資料和信息來源多樣，在管理模式需要作出革新，應提升檔案工作的準確性、安全性、連續性。首先，從信息安全角度看，以往高校的發展不乏惡性的師資競爭現象，“雙一流”強調各高校的統一發展，這對消除惡性的師資競爭是十分有必要的。因此基于雙一流的教師隊伍建設要求，人事檔案執行“雙套制”管理，實現檔案數據庫管理與紙質檔案管理互補、并存。其次，建立“文件中心”。人事檔案管理體制分散、責任不清是當下高校檔案的一個弊病，高校人事檔案大多存在各自為政的亂象。職工檔案歸口人事處，干部檔案歸口組織部或是副科級以下在人事處，其他在組織部保管，這樣導致了人事檔案管理效率的低下問題。文件中心作為一種單位和檔案館之間的過渡，能夠有效規避多頭管理的問題，理清管理職責。第三，建立過渡性保管機構，具備經濟、高效、服務快捷等鮮明特點。因此對國內的高校人事檔案管理，教師檔案實體與檔案信息集中存放于本校，便于教師檔案信息的收集和整理，信息準確度高。或者存放于學校所在地的人才交流中心，學校則僅建立教師檔案管理數據庫提供網絡服務，這樣不受個人工作單位的牽制，增強教師流動的靈活性、便利性。

（四）大數據背景下的人事檔案信息化建設。高校人事檔案所承載的信息越來越多，如何將大量的人事檔案信息加以整合并提供方便高效的利用成為一個難題。應結合“雙一流”戰略需求，將高校人事檔案信息轉換為人事檔案數據信息，加以整合并建立信息數據庫，實現信息的快捷統計、分析。例如基于人事檔案信息數據庫關于學科建設方面的數據分析，可對學科人才情況展開分析，在學科建設中缺乏哪一方面的專項研究人才，一流學科建設師資的標準和現實的差距，采取針對性的引進措施來實現人才的開發。此外，通過人事檔案數據信息還可以統計分析師資隊伍的學歷、年齡、專業等結構，從而服務于學校的師資隊伍建設，挖掘人才潛力，提升高校發展的核心競爭力。

三、結語

人事檔案是全面、客觀、公正、歷史地了解高校教師的重要依據，為教育管理積累檔案史料，促進學校教育管理的改革，是評價師資隊伍整體素質的重要依據。在當前“雙一流”的建設背景下，探討高校人事檔案的管理工作，對于研究和制定師資隊伍建設的發展規劃和培訓計劃，挖掘人事潛力，為高校“雙一流”建設打基礎，為履行大學的教育、科研和服務職能起到重要保障作用。