如何提高工程設(shè)計(jì)檔案收集的完整性

文/山西省太原市賽鼎工程有限公司 柴瑩

一、工程設(shè)計(jì)檔案收集完整性的必要性

要做好工程設(shè)計(jì)，就要積極利用工程設(shè)計(jì)檔案，使工程設(shè)計(jì)更加全面和完善，這就需要良好的檔案工作進(jìn)行支撐。優(yōu)質(zhì)的檔案工作，首先要保證工程設(shè)計(jì)檔案收集的完整性。在檔案管理工作當(dāng)中，提供、保管以及收集是做好工作的三大重要因素，而最基礎(chǔ)的就是要做好檔案的收集工作。同時(shí)，作為檔案收集部門，需要保證檔案收集的完整性。為了提高工程設(shè)計(jì)檔案的參考價(jià)值，就要確保相關(guān)工程的每一個(gè)環(huán)節(jié)檔案都要完整，因?yàn)樵谡麄€(gè)工程設(shè)計(jì)當(dāng)中，環(huán)節(jié)之間都是相互關(guān)聯(lián)且承上啟下的，任何環(huán)節(jié)資料的缺失都有可能影響對(duì)整個(gè)工程設(shè)計(jì)的判斷，不完整的工程設(shè)計(jì)檔案收集的利用價(jià)值就會(huì)降低。

除了工程環(huán)節(jié)要確保檔案完整外，還要確保工程各種相關(guān)專業(yè)不同性質(zhì)的檔案資料完整。因?yàn)楣こ淘O(shè)計(jì)檔案的整體內(nèi)容一般要涉及多個(gè)專業(yè)，例如：在化工工程的工程設(shè)計(jì)當(dāng)中，同時(shí)包括管道、建筑、儀表以及設(shè)備等多種專業(yè)的技術(shù)，完成一個(gè)總體的化工工程設(shè)計(jì)需要多個(gè)專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行設(shè)計(jì)，想實(shí)現(xiàn)檔案完整要相應(yīng)包含各種細(xì)節(jié)化的專業(yè)檔案，只有把所有專業(yè)檔案都收集完整，才能實(shí)現(xiàn)總體檔案的參考價(jià)值。

二、影響工程設(shè)計(jì)檔案收集完整性的因素

（一）檔案收集工作未受到應(yīng)有的重視，忽略其完整性。從上述我們可以看到，工程設(shè)計(jì)檔案收集工作的完整性具有重要的積極意義，要發(fā)揮其積極的作用，就需要全面切實(shí)進(jìn)行各種檔案資料的收集。但是在實(shí)際的工程檔案收集工作過(guò)程當(dāng)中，相關(guān)部門以及工作人員沒(méi)有切實(shí)認(rèn)識(shí)到工程設(shè)計(jì)檔案完整收集的重要性，往往使收集工作流于形式，難以有效且全面實(shí)現(xiàn)檔案的收集工作，就不能保證工程檔案收集的完整性。另外，在具體的工程設(shè)計(jì)檔案的收集工作當(dāng)中，過(guò)于側(cè)重相關(guān)資料的利用性，比較重視對(duì)檔案收集工作的規(guī)范化與信息化要求，卻沒(méi)有強(qiáng)調(diào)檔案收集的完整性，并且缺乏相關(guān)收集的完整性的硬性規(guī)定，導(dǎo)致資料不歸檔或歸檔不全的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生。

（二）檔案管理制度執(zhí)行力度不足，難以有效收集檔案。在完善的檔案管理制度以及對(duì)于制度的有效執(zhí)行之下，才能有效確保工程設(shè)計(jì)檔案的完整收集。但是在實(shí)際的檔案收集部門當(dāng)中，檔案管理制度尚不夠完善，并且對(duì)于制度的執(zhí)行力也很弱。一方面是由于檔案管理的多種專業(yè)科室各自工作比較繁雜，且工作量比較大，難以將制度化的管理有效落實(shí)，另一方面，則是檔案收集工作常常跟不上工程建設(shè)的步伐，缺乏資料的時(shí)效性，而制度當(dāng)中也沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行有效規(guī)定，不及時(shí)的工作形態(tài)直接導(dǎo)致難以實(shí)現(xiàn)檔案資料的完整性。

三、如何提高工程設(shè)計(jì)檔案收集完整性的建議

（一）加強(qiáng)文字材料的收集工作。文字材料在工程設(shè)計(jì)檔案當(dāng)中占據(jù)重要的位置，在一個(gè)完整的工程設(shè)計(jì)方案當(dāng)中，每個(gè)工程的每一個(gè)階段都需要相關(guān)的文字與圖表進(jìn)行設(shè)計(jì)的表述，文字資料可以有效對(duì)各種設(shè)計(jì)與檔案進(jìn)行詳盡的解說(shuō)與標(biāo)注，并對(duì)各種工程進(jìn)展以及問(wèn)題進(jìn)行有效的記錄，在工程結(jié)束辦理各種交接手續(xù)的時(shí)候，還有處理各種工程糾紛以及審查都要有相應(yīng)的文字材料予以支持，而圖表則能夠?yàn)檎w施工設(shè)計(jì)進(jìn)行形象化的布局，更好地將設(shè)計(jì)方案全面展示出來(lái)。

（二）加強(qiáng)檔案收集力度。要有效加強(qiáng)檔案收集力度，首先加強(qiáng)檔案收集的時(shí)效性，在實(shí)際的工程設(shè)計(jì)過(guò)程進(jìn)行的時(shí)候，檔案收集人員要提前介入，確保在設(shè)計(jì)全程都能有效參與并及時(shí)將相關(guān)設(shè)計(jì)資料全面收集之后第一時(shí)間存檔。除了設(shè)計(jì)過(guò)程中要參與，在工程具體的施工開(kāi)始之前，到施工結(jié)束，竣工驗(yàn)收之后，所有的環(huán)節(jié)都要求檔案收集工作人員的全面參與，實(shí)現(xiàn)全程記錄與控制，同時(shí)，還要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。比如在具體項(xiàng)目建設(shè)開(kāi)始之前，檔案收集與管理部門就派出一名工作人員對(duì)工程的設(shè)計(jì)與施工全面跟蹤，深入實(shí)際的施工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)各種施工資料以及工程動(dòng)態(tài)進(jìn)行及時(shí)的資料收集與記錄，一直參與到工程驗(yàn)收直至評(píng)審活動(dòng)結(jié)束，這對(duì)收集完整的工程設(shè)計(jì)檔案具有重要作用。

（三）加強(qiáng)對(duì)檔案管理的業(yè)務(wù)培養(yǎng)。要有效實(shí)現(xiàn)檔案收集的完整性，就要對(duì)檔案管理的相關(guān)工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力以及工作素養(yǎng)，在強(qiáng)烈的崗位責(zé)任感基礎(chǔ)之上進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案收集與管理工作更加規(guī)范與完整。首先，加強(qiáng)培訓(xùn)崗位人員的數(shù)字化歸檔能力，提高歸檔的效率。其次，加強(qiáng)對(duì)工作人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，使其工作更加認(rèn)真負(fù)責(zé)。最后，建立完善的檔案收集管理制度與監(jiān)督制度，使檔案收集隊(duì)伍建設(shè)更加專業(yè)化，并將各個(gè)崗位進(jìn)行職責(zé)分配，懲罰分明，使相關(guān)工作人員在責(zé)任意識(shí)之下加強(qiáng)檔案收集工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

提高工程設(shè)計(jì)檔案收集的完整性對(duì)整個(gè)工程設(shè)計(jì)工作都有著重要的作用，在具體的工程設(shè)計(jì)當(dāng)中，需要參考各種設(shè)計(jì)資料進(jìn)行科研與創(chuàng)新。而工程設(shè)計(jì)檔案越完整，所涉及的工程設(shè)計(jì)過(guò)程與成果就越詳盡，就更有利于以后的各種工程設(shè)計(jì)對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行有效的參考與借鑒。工程檔案收集部門一定要采取有效措施加強(qiáng)收集工作，提高檔案收集的完整性。