大數據時代高校檔案管理理念的轉變探討

文/棗莊科技職業學院 張虹

工作理念的改革，對于各個領域當前的發展，都是至關重要的，對于我國高校檔案管理工作來說亦是同理，在信息化的時代背景下，信息技術的發展促進了大數據平臺的產生，鑒于大數據平臺有著存儲量大、傳輸便捷等優勢，對于各領域的工作改革都有著重要的意義。特別是高校的檔案管理工作，也必須要根據大數據背景去思考理念優化的策略，才能確保工作效率的提升及質量的優化。

一、大數據技術的特點分析

（一）信息存儲量大。大數據一詞的含義表達，是較為簡單易懂的，所謂大數據技術，自然是指對大量數據進行存儲、傳輸與處理的技術，其產生依賴于信息平臺。在大數據的趨勢下，電子郵箱、網盤等平臺應運而生，大數據平臺的優勢也自然更加明確地體現了出來，隨著功能拓展，還會逐漸產生更大的存儲空間，從MB、GB到TB，隨著空間的拓展，容納量也越來越大，這對于信息的存儲與處理來說，是十分有利的，能夠大幅度削減信息管理的壓力，從我國高校檔案管理的角度來分析，在院校規模越來越大、招生量越來越多的趨勢下，各類檔案的數量也會不斷增加，所以為了更好地進行檔案管理，必須要首先意識到如上特點。

（二）信息傳輸快捷。鑒于大數據信息平臺具備能夠批量處理信息的特點，利用大數據平臺進行信息傳輸、分享與交互，效率也自然會更高，甚至能夠達成對大量數據進行實時傳輸的目標，這顯然是十分有利的特點。從高校檔案管理的角度去分析，在以往傳統的管理模式下，檔案以紙質實物的形式存在，所以如果要調用檔案或是檔案傳輸共享的情況下，只能依靠郵寄達成目標，這是十分不利的，但是大數據平臺的這一特點則能夠確保檔案信息的傳輸與共享突破時間與空間限制。

（三）節省空間與資源。大數據平臺當中的信息，并不是以實體形式存在的，而是以虛擬的數據形式存在的，也正是因大數據平臺信息的這一特點，所以信息管理才能脫離實體的紙張，也無需以實體的儲存庫為基礎。相較來說，傳統的信息管理模式下，信息的記錄與存儲則必須要耗費大量的紙張，以及大面積的空間，這是導致資源耗費的主要因素。

二、大數據時代為檔案管理改革帶來的契機與挑戰

（一）大數據時代的管理理念改革契機。當前的教育發展趨勢下，隨著我國各大高校規模的不斷擴大，以及招生數量的持續提升，檔案內容與類別也自然越來越多，這給檔案管理工作帶來了更大的壓力，但是大數據時代的高校，顯然有更好的選擇，即大數據、信息化的檔案管理理念，在這樣的理念之下，信息管理的機制也會隨之產生轉變。引進信息化的管理技術，檔案管理工作效率會有更大幅度提升，簡而言之，大數據時代給高校檔案管理工作所帶來的契機主要包含以下幾個方面，與以上所談及的大數據平臺特點密切關聯。其一是能夠達成批量的檔案信息處理與傳輸，這能夠大幅度節省人力成本。其二是能夠擺脫實體管理模式的限制，避免資源浪費，無論是紙張還是存儲空間，以往都需要耗時耗力去規劃，但是在信息平臺基礎上則無需擔憂空間與資源問題。其三是能夠達成檔案信息的實時交互，甚至是在一秒之內完成檔案信息的傳輸共享，十分便利。這些都是我們所知的，因大數據趨勢而帶來的正面影響，對高效檔案管理工作管理理念的改革有重要的意義。

（二）大數據時代的管理理念改革與挑戰。萬事萬物有利有弊，這是社會發展的規律，大數據時代的到來，自然給我們帶來了更大的改革契機，但同時也必然會有問題存在，需要我們重視，如果忽略了，就很可能使得大數據優勢難以體現。其一是對于檔案管理人員的培訓不到位，會導致在實際運用大數據平臺管理檔案時無法達到技術水平的嫻熟。其二是大數據平臺的安全性尚需提升，要積極革新安全技術，否則必然會導致重要的檔案資料被竊取或篡改。其三是對系統分支的完善不到位，會使得各類檔案集中在一起，很難確保管理的明確性，這對高校檔案管理工作來說是很大的挑戰。

三、大數據時代高校檔案管理工作理念革新措施

（一）積極培訓。大數據技術是時時刻刻都在更新的，高校意識到這一點，引進了新的大數據檔案管理平臺去提升管理工作的效率與質量，是很好的趨勢，但是如果校內檔案管理人員無法嫻熟操作管理系統，那么即便是引進最新的管理系統，也無法確保管理工作的落實，所以為了確保管理人員能夠更嫻熟地應用大數據檔案管理平臺完成檔案管理工作，必須要在引進大數據管理技術后及時針對管理人員展開系統化的技術培訓，針對檔案建檔、分類等技巧進行傳授，并且在培訓完成后，應當及時開展應用考核，確保管理人員的技術應用過關，這樣才能確保大數據管理技術的優勢真正體現出來。而且在階段性的工作總結階段，也應當針對管理人員的實際技術應用情況進行審核，對于技術應用能力不過關的員工，應當視情況去進行再培訓或是采取一定的懲戒措施，簡而言之，管理人員的能力過關，才能夠真正運用大數據技術去做好檔案管理工作。這是十分重要的，鑒于大數據技術革新迅速，更需要在短期內開展培訓，才能避免在引進新的平臺或是功能時管理人員不會用，這會影響到整體的工作效率及質量。

（二）積極革新。以上亦有闡述，大數據時代，信息技術的開發速度是完全不同于以往的，新的技術平臺產生，必然會附帶新的功能，有新的應用優勢，因為新技術、新平臺都是以之前的平臺為基礎進行優化而產生的。隨著技術的不斷發展，管理平臺的自主性、可操作性也越來越強，所以校方為了確保管理效率，就要更積極地引進新技術，并且要懂得運用當前信息化檔案管理系統的自主化優勢，去不斷增加系統分支，將更多的管理內容融入進去。就最為基本的人力檔案來分析，校內教職工的檔案與學生的檔案應當歸屬不同分支，此外每個年級、每個班級甚至是每個班級小組的學生檔案，只要能夠進行分類，都應當盡可能細化下去，這樣一來，在調用檔案時，根據相應的分支也更易查找，這對于檔案管理工作效率的提升十分有利，簡而言之，這是新技術引進與應用的要點，校方首先需要意識到技術革新的重要性，將技術革新落實于實際行動中，并且要確保大數據管理系統隨著不斷的優化更符合校內當前的檔案管理工作需求。

（三）突破管理局限。談及當前時代背景下的信息化大數據管理平臺，其所具備的另外一個巨大應用優勢，便是可以突破時間與空間的局限進行檔案管理，在信息化的基礎上，檔案資料的存在形式是數字化的，即是說只要在有信息設備和網絡的地方，便可以進行檔案信息的管理與處理，所以校方也應當積極運用這一優勢，去突破管理工作的局限。校方引進的檔案管理平臺，應當讓每個管理人員都在自己的電腦上加裝，這樣一來，在急用檔案資料的時候，檔案管理人員無需急急忙忙去校內進行操作。簡而言之，信息技術的產生，其中一項重要目的，便是要讓各個領域的工作擺脫局限，這也是主要的優勢，為了體現出這樣的優勢，高校也必須要具備突破性的工作改革意識，才能確保大數據技術優勢真正體現出來。

四、結語

大數據是當前時代我們無法擺脫或是否認的趨勢，這樣的趨勢會給各個領域的發展帶來新的趨勢，對于高校的檔案管理工作發展也有著重要意義，為了確保技術優勢的體現，校方應當積極革新工作理念，思考優化策略，這樣才能真正確保管理目標得以實現，提升管理效率與質量。