新時期醫院編外人員檔案管理探討

文/廣西壯族自治區腫瘤醫院 韋惠杰 張小英（通訊作者）

隨著醫療改革的深入、國家醫療保障制度的建立健全和人民群眾醫療服務需求的不斷提高，大中型醫院原有的用人編制已不能滿足醫療服務的需要，均需自主招聘編外人員來補充人員的不足。以本單位為例，目前編制床位增加到1000張，業務量成倍增長，而編制人數沒變，在近十年的發展過程中，為了滿足日益增多的廣大患者的診療需要，隨著相關學科發展、醫療業務、床位規模以及人力資源的需求不斷擴大等醫療服務工作的需要和醫療機構人員配置的要求，聘用了一大批編外專業技術人員、行政職能管理和后勤服務人員。全院現在崗人員1265人，其中聘用的編外人員789人，占醫院總人數的62.3%，可見編外人員數已超過編制內人員數，已是醫院人力資源的重要部分。近年來，編外人員中具有高級職稱或高學歷者越來越多，這些高層次的編外人員已成為醫院的主要技術骨干，因此，做好編外人員的檔案管理和開發利用已經成為人事部門管理工作的主要內容。現結合工作實際，對新時期如何做好編外人員檔案管理工作進行探討。

一、檔案管理狀況及存在的問題

（一）編外人員人事檔案由人才交流服務機構代管。人事代理（含人事檔案代管），是伴隨著各種人才的互相流動和人事制度改革的不斷深化而發展起來的，醫院對于辭職或被辭退的人員、與醫院解除勞動合同或聘用合同的人員以及與醫院脫管人員的人事檔案均由人才交流服務機構人事代理或人事檔案代管。隨著醫院的發展，職工越來越多，人員流動也隨之增多，人才交流服務機構的建立，解決了流動人員人事檔案管理的難題，有了這樣一個機構代管，將“死”檔案變成了“活”檔案，減輕了醫院人事檔案管理的負擔。十多年來，以本單位為例，醫院60%編外人員的人事檔案由人才交流服務機構代管，大多數由指定的人才交流服務機構代管，有小部分人員由生源地人才交流服務機構代管，極少數人員仍存放在高校或高校畢業生就業指導中心。據了解，大多數醫院在聘用編外新員工時，他們的人事檔案由學校（應屆畢業生）或原用人單位（有工作經歷人員）直接將檔案轉移到所代管的機構，檔案材料是否完整用人單位無法確定，比如，學籍檔案中的大中院校學生登記表、成績表、畢業生登記表、實習鑒定表等；黨團材料中的申請書、志愿書、轉正申請書、考察材料等。由于種種原因，檔案代管機構往往不會主動對材料進行收集和補充，同時人事代管機構對檔案材料的收集存在一定的困難，檔案的歸檔需通過醫院的轉接才能完成檔案歸檔，導致檔案材料無法及時更新，隨著時間的推移，檔案就會失去“活力”。由生源地代管的機構與用人單位脫節更為嚴重，檔案管理狀況更不盡如人意了。

隨著個人實踐、活動的逐步增加，每個人每年都會形成新的檔案材料，材料的歸檔任務非常嚴峻，代管機構和用人單位任何一方一旦出現不盡責行為，都會直接影響檔案的質量和“生命力”，然而，在檔案轉接過程中存在一些問題，一是代管機構和醫院對員工的人事檔案管理沒有一個嚴格的責任劃分，權責不明，導致雙方責任意識和服務意識不足，缺乏做好人事檔案管理工作的積極性，檔案移交不及時或不移交時有發生，導致檔案不能及時更新。二是代管機構對人事檔案收集、補充材料困難重重，在收集檔案材料歸檔時存在內容不全或信息偏差，容易造成檔案的不完整和失真。三是醫院開發利用人事檔案不方便，不能隨時通過查檔了解個人情況，醫院人事部門甚至對檔案內容缺乏全面的了解，這樣的狀況難以適應新時期對檔案管理的要求，沒有發揮檔案的作用。

（二）編外人員檔案由醫院管理。編外人員的人事檔案由醫院管理，使醫院能夠及時了解人員情況。因人事檔案是正確評價人才、提拔干部的可靠依托，是進行工齡計算、職稱評審、辦理社保、退休審批等方面的重要憑證，由醫院統一管理檔案，有利于醫院全面掌握各類人才的狀況，如人員分布、人員結構、人才梯隊、學科團隊人員的政治思想、醫德醫風表現，專業技術水平、科研能力、專業和年齡結構等，為醫院制定學科的發展和引育人才的規劃提供了依據。但也存在一些問題：首先，檔案管理人員多是兼職管理檔案，當工作量增加又不能專注做好工作時易造成歸檔材料整理不及時，規范程度下降。其次，檔案管理設備投入不足，特別是檔案庫房設置不合理，房間配備不足，導致檔案室空間少，影響工作的開展，管理工作被動應付，難以提供高質量的服務。

二、改進措施

（一）明確職責，嚴把質量關。編外人員人事檔案由人事代理機構管理的，需明確管理部門和用人單位的職責，定期辦理好檔案轉移手續，在接收檔案時依據目錄清點、核對檔案，認真檢查歸檔文件材料是否齊全完整，如不全，應追根源了解情況，盡最大可能將材料歸檔，使檔案完整。雙方在歸檔材料交接中，規范履行交接手續，雙方需形成交接依據，增強雙方的責任感，嚴把檔案質量關。

（二）提高管理人員的素質，加強檔案管理。人事代理機構和醫院需加大對檔案管理人員的培訓力度，提高檔案管理人員的綜合素質，樹立服務意識，工作積極主動，規范收集材料、提高鑒別真偽的能力，建立健全檔案管理制度，規范檔案傳遞程序，從根本上確保人事檔案材料準確完整、形式規范標準、內容真實可靠和及時歸檔。除上述以外，利用信息系統管理，疏通和拓寬檔案材料的收集渠道，使檔案管理工作更高效。檔案的建立是人力資源管理中重要的環節，檔案建立的好壞、詳細與否都關系到醫院對每個編外人員的綜合素質情況的了解和評價，所以檔案管理具有重要意義。

為了保證醫院編外人員人事檔案管理的規范性和有效性，筆者結合自己從事檔案工作的體會，建議將相對固定的編外人員檔案存放在醫院人事檔案室（具備人事檔案管理權限的單位），醫院克服管理編外人員檔案的負擔和困難，積極穩妥地把這部分人員的檔案建好、管好、用好，充分開發檔案信息資源，達到更好地管理人才、使用人才的目的。

（三）創新人事檔案工作，更好地為人事工作服務。新時期全面推行人事檔案制度化、規范化和科學化，推動人事檔案工作的創新，打破檔案“千篇一律”的狀況，因為在某一時期，每個人的思想、行為、技術和科研能力不同，經歷不同、服務能力不同，個人文化水平存在高低，接受教育和繼續教育的程度不一樣，對同一事件的見解不一樣，因此檔案記載中應有每個人的特點和亮點，個人的知識結構、能力特點、工作實績等應體現個性特點，這樣才能為醫院提供真實的人員狀態，更好地為人事工作服務。

三、結語

綜上所述，編外人員的人事檔案，通過規范管理解決存在的不足，使醫院職工的檔案信息資料得到長時間的留存，從而便于個人信息的查找以及各類數據信息的統計與利用。首先，在實際工作中，編外人員的人事檔案管理需不斷改進工作方式，創新工作模式，提高工作效率，熟悉各類人員的檔案及其內容信息，保證人事檔案全面、完整、真實和時效性。其次，將封閉式管理改變為開放式管理，主動利用檔案信息資源開發人力資源，推動人才資源的合理配置與使用，為醫院選拔人才、培養人才和使用人才提供重要的參考依據，更好地為臨床、教學和科研工作服務。