醫(yī)院文書檔案整理中的問題及對策

文/吉林省人民醫(yī)院 張鳳娟

醫(yī)院文書檔案整理水平與醫(yī)院整體檔案整理質(zhì)量具有直接的關(guān)系，它會影響到醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展水平。文書檔案整理工作作為醫(yī)院基礎(chǔ)管理工作中的主要內(nèi)容之一，對現(xiàn)代醫(yī)院管理提供了指導(dǎo)性的作用。然而，由于受傳統(tǒng)檔案整理思想的影響，再加上基礎(chǔ)設(shè)施不完善，使得醫(yī)院文書檔案整理工作還存在諸多的問題。因此，探討醫(yī)院文書檔案整理的問題及對策具有十分重要的意義。

一、醫(yī)院文書檔案整理存在的問題

（一）對文書檔案整理重視程度不夠。很長時間以來，由于受到傳統(tǒng)思想的影響，醫(yī)院通常對文書檔案整理工作都不夠重視，缺乏足夠的文書檔案整理意識，同時還存在“重業(yè)務(wù)、輕檔案”的問題，部分工作人員還會覺得文書檔案整理工作較為簡單，不需要很高的技術(shù)含量，且意義不大。在這種情況下，醫(yī)院許多人員對文書檔案整理工作不夠重視，致使文書檔案資源開發(fā)不夠充分，降低了文書檔案的利用率。

（二）檔案整理人員綜合素質(zhì)不高。現(xiàn)階段，部分醫(yī)院文書檔案由醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)管理。然而，由于院辦的工作人員日常工作較為繁瑣，這就導(dǎo)致其經(jīng)常不留足夠的時間來對文書檔案進(jìn)行整理，長期下去，就會導(dǎo)致檔案積壓。此外，有些從事檔案整理工作的人員自身專業(yè)水平有限，有的學(xué)歷還比較低，有的是非檔案專業(yè)或相近專業(yè)人員從事檔案整理工作，對專業(yè)知識不夠了解，這就會對文書檔案整理工作的效率產(chǎn)生極大的影響。同時，對于醫(yī)院自身來說，其通常不會為文書檔案整理人員提供培訓(xùn)與進(jìn)修的機(jī)會，這就使得文書檔案整理人員專業(yè)素質(zhì)水平較低，且觀念無法跟上社會的發(fā)展，無法滿足現(xiàn)代檔案整理的發(fā)展需求。而且，很多醫(yī)院沒有較為完善的激勵機(jī)制，這就使得文書檔案整理人員工作不積極，沒有熱情，缺乏責(zé)任心，從而引發(fā)一系列的問題，如文書檔案內(nèi)容不完整、裝訂混亂等。

（三）文書檔案整理制度不健全。在醫(yī)院文書檔案整理工作中，還存在著檔案整理制度不健全的問題，很多醫(yī)院并沒有對檔案整理部門與相關(guān)人員的職責(zé)進(jìn)行明確，且缺乏一套完善的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)與流程，沒有形成一套較為完善的醫(yī)院文書檔案整理制度。在實(shí)際的工作過程中，由于醫(yī)院沒有完整的管理制度，這就極易導(dǎo)致文書檔案整理工作陷入無序狀態(tài)，從而對醫(yī)院文書檔案的完整性產(chǎn)生一定程度的影響，使文書檔案的使用價值降低。

二、加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案整理的對策

（一）大力宣傳提高醫(yī)院工作人員對檔案整理的認(rèn)識。檔案整理工作在醫(yī)院管理中占據(jù)著十分重要的地位，要想確保檔案整理工作的有效性，就需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對其引起充分的重視。首先，對于醫(yī)院來說，應(yīng)當(dāng)加大文書檔案整理的宣傳力度，讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到檔案整理工作的重要性，以從中獲得有力的支持。對于文書檔案整理人員來說，應(yīng)當(dāng)定期向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案整理工作的開展情況，并要及時告知領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)檔案整理的最新動態(tài)與相關(guān)政策。除此之外，相關(guān)工作人員還要做好檔案服務(wù)工作，及時對上級機(jī)關(guān)與檔案部門的相關(guān)文件資料進(jìn)行整理，以便為領(lǐng)導(dǎo)提供可用的檔案信息，逐漸提升領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重要性的認(rèn)識。對于醫(yī)院管理人員來說，還要加強(qiáng)院內(nèi)的培訓(xùn)，以讓全體員工都能夠認(rèn)識到檔案整理工作的重要作用，增強(qiáng)其法制觀念，形成自覺參與文書檔案整理的意識。

（二）建立健全的規(guī)章制度。近年來，科學(xué)技術(shù)得到了顯著的進(jìn)步與發(fā)展，同時檔案整理的手段也不斷更新，在這種情況下，醫(yī)院需要構(gòu)建一套完善的檔案整理體系，以適應(yīng)現(xiàn)代檔案整理工作的有效開展。通過構(gòu)建完善的規(guī)章制度，并對文書檔案整理人員的職責(zé)進(jìn)行明確，實(shí)現(xiàn)整個醫(yī)院檔案的統(tǒng)一管理，確保檔案整理與醫(yī)療業(yè)務(wù)能夠同步發(fā)展。對于文書檔案整理工作來說，其實(shí)施的前提就是擁有一套科學(xué)的文書檔案整理體系。所以，對于醫(yī)院來說，應(yīng)當(dāng)按照《檔案法》《醫(yī)院衛(wèi)生檔案整理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，并與醫(yī)院文書檔案整理工作情況相結(jié)合，構(gòu)建完善的文書檔案整理機(jī)制。通過對文書檔案的保密制度、文書檔案的保管制度、文書檔案的查閱制度以及文書檔案的鑒定、借閱、銷毀等規(guī)章制度的制定，就可以保障文書檔案整理工作的順利進(jìn)行，確保其有章可循。

（三）加快推進(jìn)文書檔案整理信息化和現(xiàn)代化建設(shè)。要想實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案整理的信息化，就需要在檔案整理中融入計算機(jī)技術(shù)與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使其貫穿于檔案整理的方方面面，具體措施如下：第一，構(gòu)建紙質(zhì)檔案數(shù)字化與信息數(shù)據(jù)庫，以保證數(shù)字檔案格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，從而為檔案信息資源的開發(fā)與利用奠定良好的基礎(chǔ)。第二，通過采用計算機(jī)技術(shù)，使檔案資料收集、整理與錄入的工作更加便利，促進(jìn)檔案整理自動化水平的有效提升。第三，構(gòu)建醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)平臺，在醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)信息平臺中輸入各類檔案信息，建立醫(yī)院信息中心，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸，促進(jìn)檔案信息化水平的有效提升，以便為醫(yī)院各部門提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

三、結(jié)束語

總的來說，醫(yī)院文書檔案整理工作對醫(yī)院的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。然而，目前醫(yī)院文書檔案整理工作中還存在不少的問題，這就需要相關(guān)人員引起充分的重視，采取合理的解決措施。